Περιγραφή της δυνατότητας αρχειοθέτησης και αυτόματης αρχειοθέτησης στο Outlook 2000

Μεταφράσεις άρθρων Μεταφράσεις άρθρων
Αναγν. άρθρου: 239652 - Δείτε τα προϊόντα στα οποία αναφέρεται το συγκεκριμένο άρθρο.

Για την έκδοση του Microsoft Outlook 2002 αυτό το άρθρο δείτε 290847.
Για μια έκδοση αυτού του άρθρου, το Microsoft Outlook 98 δείτε 239702.
Για μια έκδοση του Microsoft Outlook 97 του παρόντος άρθρου, δείτε 239704.
Ανάπτυξη όλων | Σύμπτυξη όλων

Σε αυτήν τη σελίδα

Περίληψη

Αυτό το άρθρο παρουσιάζει μια σύνοψη του Microsoft Outlook Η δυνατότητα αυτόματης αρχειοθέτησης και εξηγεί τον τρόπο χρήσης του.

Περισσότερες πληροφορίες

Γραμματοκιβώτιο του Outlook μεγαλώνει καθώς δημιουργούνται στοιχεία, με την ίδιο τρόπο που μαθητών πασσάλων στο γραφείο σας. Στον κόσμο που βασίζεται σε χαρτί, μπορείτε να Περιστασιακά ξεκαθαρίζετε τα έγγραφά σας και να αποθηκεύετε όσα είναι σημαντικά αλλά συχνά δεν χρησιμοποιούνται. Έγγραφα που είναι λιγότερο σημαντικά, όπως εφημερίδες και περιοδικά, μπορείτε να απορρίψετε με βάση την ηλικία τους.

Μπορείτε γρήγορα να ολοκληρώσετε την ίδια διαδικασία στο Outlook. Μπορείτε να μεταφέρετε με μη αυτόματο τρόπο παλιά στοιχεία σε ένα αρχείο αποθήκευσης, κάνοντας κλικ στο Αρχειοθέτηση από το Το αρχείο μενού ή να έχετε αυτόματη μεταφορά των παλιών στοιχείων χρήση της αυτόματης αρχειοθέτησης. Τα στοιχεία θεωρούνται παλιά όταν φθάσουν στην ηλικία που καθορίσετε. Με αυτόματη αρχειοθέτηση, μπορείτε να διαγράψετε ή να μετακινείτε τα παλιά στοιχεία. Το Outlook μπορεί να Αρχειοθέτηση όλους τους τύπους στοιχείων, αλλά εντοπίζει μόνο τα αρχεία που είναι αποθηκευμένα σε ένα φάκελο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως ένα υπολογιστικό φύλλο του Microsoft Excel ή το Microsoft Word το έγγραφο που επισυνάπτεται σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ένα αρχείο που είναι αποθηκευμένο σε ένα δεν είναι δυνατό να αρχειοθετηθούν φάκελο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Αυτόματη Αρχειοθέτηση είναι μια διαδικασία δύο βημάτων. Πρώτα, ενεργοποιήστε την αυτόματη αρχειοθέτηση. Δεύτερον, μπορείτε να ορίσετε ιδιότητες αυτόματης αρχειοθέτησης για κάθε φάκελο που θέλετε να αρχειοθετήσετε.

Σε επίπεδο φακέλου, μπορείτε να καθορίσετε ποια στοιχεία θα αρχειοθετούνται και πόσο συχνά θα γίνεται η αρχειοθέτηση. Μπορείτε να αρχειοθετείτε αυτόματα μεμονωμένους φακέλους ή μπορείτε να ρυθμίσετε μια προεπιλεγμένη Αυτόματη Αρχειοθέτηση ρύθμιση για όλους τους φακέλους και στη συνέχεια να ρυθμίσετε τις παραμέτρους αυτόματης αρχειοθέτησης μεμονωμένους φακέλους που δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε την προεπιλογή αυτόματης αρχειοθέτησης ρυθμίσεις. Η διαδικασία αυτόματης αρχειοθέτησης εκτελείται αυτόματα κάθε φορά που ξεκινάτε Το Outlook. Το Outlook ελέγχει τις ιδιότητες Αυτόματης Αρχειοθέτησης κάθε φακέλου κατά ημερομηνία, και Μετακινεί τα παλιά στοιχεία στο αρχείο αρχειοθέτησης. Στοιχεία στο φάκελο "Διαγραμμένα" Διαγραφή.

Πολλοί φάκελοι του Outlook ρυθμίζονται με ενεργοποιημένη την αυτόματη αρχειοθέτηση στο. Αυτοί οι φάκελοι και τους προεπιλεγμένες περίοδοι παλαιότητας είναι ημερολόγιο (6 μήνες) Εργασίες (6 μήνες), εγγραφών (6 μήνες), Απεσταλμένα (2 μήνες) και Διαγραμμένα (2 μήνες). Δεν έχετε φακέλους "Εισερχόμενα", σημειώσεις, επαφές και "Πρόχειρα" Αυτόματη Αρχειοθέτηση ενεργοποιημένη αυτόματα. Δεν μπορεί να οριστεί στο φάκελο επαφών Αυτόματη αρχειοθέτηση και δεν διαθέτει ιδιότητα αρχειοθέτησης.

Αρχειοθέτηση και εξαγωγή

Όταν αρχειοθετείτε, τα αρχικά στοιχεία αντιγράφονται στο αρχείο αρχειοθέτησης το αρχείο και στη συνέχεια καταργούνται από τον τρέχοντα φάκελο. Η υπάρχουσα δομή φακέλου διατηρείται στο νέο σας αρχείο αρχειοθέτησης. Εάν υπάρχει γονικός φάκελος από πάνω του το φάκελο που επιλέξατε να αρχειοθετήσετε, ο γονικός φάκελος δημιουργείται στο αρχείο αρχειοθέτησης, αλλά τα στοιχεία εντός του γονικού φακέλου δεν αρχειοθετούνται. Με αυτόν τον τρόπο, ένα πανομοιότυπο δομή φακέλου που υπάρχει μεταξύ του αρχείου αρχειοθέτησης και του γραμματοκιβωτίου σας. Οι φάκελοι αριστερά στη θέση αφού αρχειοθετηθούν, ακόμη και αν είναι κενοί.

Όταν κάνετε εξαγωγή, τα αρχικά στοιχεία αντιγράφονται στο αρχείο εξαγωγής αλλά δεν καταργούνται από τον τρέχοντα φάκελο. Επιπλέον, μπορείτε να αρχειοθετήσετε μόνο έναν τύπο αρχείου, ένα αρχείο προσωπικών φακέλων, αλλά μπορείτε να εξαγάγετε πολλούς τύπους αρχείων.

Όταν κάνετε εξαγωγή, αλλάζει τις ημερομηνίες στις εγγραφές. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό σε περίπτωση όπου είχαν στοιχεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ημερομηνία αποστολής επαναφέρει την ημερομηνία εξαγωγής.

Για να ενεργοποιήσετε την αυτόματη αρχειοθέτηση

  1. Από το Εργαλεία μενού, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές, και στη συνέχεια επιλέξτε το Άλλα στην καρτέλα.
  2. Κάντε κλικ στο κουμπί Αυτόματη Αρχειοθέτηση.
  3. Κάντε κλικ για να επιλέξετε το Αυτόματη Αρχειοθέτηση κάθε το πλαίσιο ελέγχου και στη συνέχεια καθορίστε πόσο συχνά η επεξεργασία της αυτόματης αρχειοθέτησης θα εκτελεστεί, πληκτρολογώντας έναν αριθμό στο του ημέρες πλαίσιο.
  4. Κάντε κλικ για να επιλέξετε το Ερώτηση πριν την αυτόματη αρχειοθέτηση το πλαίσιο ελέγχου, εάν θέλετε να ειδοποιείστε πριν τα στοιχεία Αρχειοθέτηση.
  5. Με το Προεπιλεγμένο αρχείο αρχειοθέτησης Πληκτρολογήστε ένα όνομα αρχείου για τα αρχειοθετημένα στοιχεία να μεταφερθούν ή κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση Για να επιλέξετε από μια λίστα.
  6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK δύο φορές για να κλείσετε Επιλογές.
Τώρα που έχετε ενεργοποιήσει την αυτόματη αρχειοθέτηση, πρέπει να ορίσετε Ιδιότητες αυτόματης αρχειοθέτησης για κάθε φάκελο.

Για να ορίσετε ιδιότητες αυτόματης αρχειοθέτησης για ένα φάκελο

  1. Με το Λίστα φακέλων, κάντε δεξιό κλικ στο φάκελο που θέλετε να αρχειοθετηθεί αυτόματα, και στη συνέχεια Κάντε κλικ στο κουμπί Ιδιότητες στο μενού συντόμευσης.
  2. Κάντε κλικ στην επιλογή του Αυτόματη Αρχειοθέτηση στην καρτέλα.
  3. Για να ορίσετε την αυτόματη αρχειοθέτηση για αυτόν το φάκελο, κάντε κλικ για να επιλέξετεΕκκαθάριση στοιχείων παλιότερων από.
  4. Για να καθορίσετε πότε στοιχεία πρέπει να μεταφέρονται αυτόματα το αρχείο αρχειοθέτησης, πληκτρολογήστε έναν αριθμό στο του Μήνες πλαίσιο.
  5. Για να καθορίσετε ένα αρχείο για να μεταφερθούν τα αρχειοθετημένα στοιχεία Κάντε κλικ στο κουμπί Μετακίνηση παλαιών στοιχείων σε.
  6. Με το Μετακίνηση παλαιών στοιχείων σε Πληκτρολογήστε ένα αρχείο όνομα για τα αρχειοθετημένα στοιχεία ή κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση Για να επιλέξετε από μια λίστα και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK.
ΣΗΜΕΊΩΣΗ: Θα πρέπει να ενεργοποιήσετε την αυτόματη αρχειοθέτηση πρώτα. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα "Για να ενεργοποιήσετε στην αρχειοθέτηση".

Αναφορές

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την αυτόματη αρχειοθέτηση, κάντε κλικ στο κουμπί Βοήθεια για το Microsoft Outlook από το Βοήθεια μενού, πληκτρολογήστε Πώς μπορώ να αρχειοθετήσω το γραφείο Βοηθός ή τον "Οδηγό απαντήσεων" και στη συνέχεια κάντε κλικ Αναζήτηση Για να προβάλετε τα θέματα.

Ιδιότητες

Αναγν. άρθρου: 239652 - Τελευταία αναθεώρηση: Τετάρτη, 21 Σεπτεμβρίου 2011 - Αναθεώρηση: 5.0
Οι πληροφορίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για:
  • Microsoft Outlook 2000 Standard Edition
Λέξεις-κλειδιά: 
kbinfo kbautomation kbhowto kbmt KB239652 KbMtel
Μηχανικά μεταφρασμένο
ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο είναι προϊόν λογισμικού μηχανικής μετάφρασης της Microsoft και όχι ανθρώπινης μετάφρασης. Η Microsoft σάς προσφέρει άρθρα που είναι προϊόντα ανθρώπινης αλλά και μηχανικής μετάφρασης έτσι ώστε να έχετε πρόσβαση σε όλα τα άρθρα της Γνωσιακής Βάσης μας στη δική σας γλώσσα. Ωστόσο, ένα άρθρο που έχει προκύψει από μηχανική μετάφραση δεν είναι πάντα άριστης ποιότητας. Ενδέχεται να περιέχει λεξιλογικά, συντακτικά ή γραμματικά λάθη, όπως ακριβώς τα λάθη που θα έκανε ένας μη φυσικός ομιλητής επιχειρώντας να μιλήσει τη γλώσσα σας. Η Microsoft δεν φέρει καμία ευθύνη για τυχόν ανακρίβειες, σφάλματα ή ζημίες που προκύψουν λόγω τυχόν παρερμηνειών στη μετάφραση του περιεχομένου ή χρήσης του από τους πελάτες της. Επίσης, η Microsoft πραγματοποιεί συχνά ενημερώσεις στο λογισμικό μηχανικής μετάφρασης.
Η αγγλική έκδοση αυτού του άρθρου είναι η ακόλουθη:239652

Αποστολή σχολίων

 

Contact us for more help

Contact us for more help
Connect with Answer Desk for expert help.
Get more support from smallbusiness.support.microsoft.com