Descripción de función de archivar y Autoarchivar de Outlook 2000

En este artículo presenta un resumen de Microsoft Outlook Característica Autoarchivar y explica cómo utilizarlo.

El buzón de Outlook crece a medida que se crean los artículos, en el misma manera que papeles se apilan en su escritorio. En el mundo basado en papel, puede en ocasiones, moverse por los documentos y almacenar aquéllos que son importantes pero no frecuente. Documentos que son menos importantes, tales como periódicos y revistas, puede descartar según su antigüedad.

Usted puede de forma rápida Complete el mismo proceso en Outlook. Es posible transferir manualmente elementos antiguos a un archivo de almacenamiento de información haciendo clic en el archivo en el menú archivo , o bien puede tener los elementos antiguos que se transfiere automáticamente por mediante Autoarchivar. Los elementos se consideran antiguos cuando transcurre el tiempo especificar. Con Autoarchivar, puede eliminar o mover elementos antiguos. Outlook puede Archivar todos los tipos de elementos, pero sólo puede localizar los archivos que se almacenan en un carpeta de correo electrónico, como una hoja de cálculo de Microsoft Excel o Microsoft Word documento que está vinculado a un mensaje de correo electrónico. Un archivo que no se almacena en un no se pueden archivar la carpeta de correo electrónico.

Autoarchivar es un proceso de dos pasos. En primer lugar, debe activarse Autoarchivar. En segundo lugar, establece las propiedades de Autoarchivar para cada carpeta que desea archivar.

En el nivel de carpeta, es posible determinar qué elementos se archivarán y la frecuencia con que estén archivados. Usted puede archivar automáticamente carpetas individuales o puede configurar un valor predeterminado Autoarchivar para todas las carpetas y, a continuación, configurar las opciones de Autoarchivar para carpetas individuales que no desea utilizar el valor predeterminado de Autoarchivar configuración. El proceso de Autoarchivar se ejecuta automáticamente cada vez que inicie Outlook. Outlook comprueba las propiedades de Autoarchivar de cada carpeta por fecha, y mueve elementos antiguos al archivo de almacenamiento. Son elementos de la carpeta Elementos eliminados eliminado.

Se establecen varias carpetas de Outlook con Autoarchivar activado en. Estas carpetas y sus períodos de antigüedad predeterminados son calendario (6 meses) Tareas (6 meses), diario (6 meses), elementos enviados (2 meses) y elementos eliminados (2 meses). No tienen las carpetas Bandeja de entrada, notas, contactos y borrador Autoarchivar habilitado automáticamente. No se puede establecer la carpeta de contactos Autoarchivar y no tiene una propiedad de archivo.

Archivar frente a exportar

Cuando se archiva, los elementos originales se copian en el archivo de archivo y, a continuación, se quitan de la carpeta actual. La estructura de carpetas existentes se mantiene en el nuevo archivo de almacenamiento. Si no hay una carpeta principal anterior el carpeta que desee archivar, se crea la carpeta principal en el archivo de almacenamiento, pero no se archivan elementos dentro de la carpeta principal. De esta manera, una idéntica existe en la estructura de carpetas entre el archivo de almacenamiento y el buzón. Las carpetas son a la izquierda en lugar de después de archivarlas, incluso aunque estén vacías.

Cuando se exportación, los elementos originales se copian al archivo de exportación, pero no se quitan desde la carpeta actual. Además, sólo se puede archivar un tipo de archivo, un archivo de carpetas personales, pero se pueden exportar muchos tipos de archivos.

Cuando se exportación, cambia las fechas en los registros. Esto es especialmente importante en el caso donde los elementos de correo electrónico han tenido la fecha de envío que se restablecerá la fecha de exportación.

Para activar Autoarchivar

1. En el menú Herramientas , haga clic en Opcionesy, a continuación, haga clic en la ficha otros .
2. Haga clic en Autoarchivar.
3. Haga clic para seleccionar la Autoarchivar cada y, a continuación, especifique la frecuencia con la Autoarchivar de proceso se ejecutará escribiendo un número en el cuadro días .
4. Haga clic para activar la casilla de verificación Preguntar antes de Autoarchivar , si desea recibir una notificación antes de que los elementos son archivado.
5. En el cuadro archivo de archivo predeterminado , escriba un nombre de archivo para los elementos archivados que desea transferir a, o haga clic en Examinar para seleccionarlo de una lista.
6. Haga clic en Aceptar dos veces para cerrar la ventana Opciones.

Ahora que ha activado Autoarchivar, debe establecer Propiedades de Autoarchivar para cada carpeta.

Para establecer las propiedades de Autoarchivar para una carpeta

1. En la Lista de carpetas, haga clic en la carpeta que desee Autoarchivar y, a continuación en el menú contextual, haga clic en Propiedades .
2. Haga clic en la ficha Autoarchivar .
3. Para configurar Autoarchivar para esta carpeta, haga clic para seleccionarEliminar elementos anteriores a.
4. Para especificar cuándo se deben transferir productos automáticamente al archivo de almacenamiento, escriba un número en el cuadro de meses .
5. Para especificar un archivo para los elementos archivados que desea transferir Haga clic en Mover elementos antiguos a.
6. En el Mover elementos antiguos a cuadro, escriba un archivo el nombre de los elementos archivados, o haga clic en Examinar para seleccionar de una lista y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Nota: debe habilitar Autoarchivar en primer lugar. Para obtener más información, vea la sección "Para activar en Autoarchivar".

Para obtener más información acerca de Autoarchivar, haga clic en Ayuda de Microsoft Outlook en el menú Ayuda , escriba Cómo archivar en la oficina Asistente o el Asistente para Ayuda y, a continuación, haga clic en Buscar para ver los temas.