Descrizione della funzionalitÓ archiviazione e l'archiviazione automatica in Outlook 2000

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Sommario

Questo articolo viene presentato un riepilogo di Microsoft Outlook funzionalitÓ Archiviazione automatica e viene spiegato come utilizzarlo.

Informazioni

Cassetta postale di Outlook cresce quando voci vengono create, nello stesso modo in cui pila di documenti sulla scrivania. Nel mondo basati su carta, Ŕ talvolta possibile con sequenza casuale di documenti e memorizzare quelli importante ma non utilizzati di frequente. I documenti meno importanti, quali giornali e riviste, Ŕ possibile eliminare in base alle loro etÓ.

╚ possibile completare rapidamente lo stesso processo in Outlook. ╚ possibile trasferire manualmente vecchi elementi in un file di archiviazione, scegliere Archivia dal menu file , oppure Ŕ possibile impostare i vecchi elementi trasferiti automaticamente utilizzando l'archiviazione automatica. Gli elementi sono considerati vecchi quando raggiungono l'etÓ specificata. Con archiviazione automatica, Ŕ possibile eliminare o spostare i vecchi elementi. Outlook Ŕ possibile archiviare tutti i tipi di elementi, ma si possono individuare solo i file archiviati in una cartella di posta elettronica, ad esempio un foglio di calcolo di Microsoft Excel o un Microsoft Word del documento che Ŕ allegato a un messaggio di posta elettronica. Impossibile archiviare un file che non Ŕ memorizzato in una cartella di posta elettronica.

Archiviazione automatica avviene in due fasi. Innanzitutto attivare l'archiviazione automatica. In secondo luogo, Ŕ possibile impostare il proprietÓ per ogni cartella che si desidera archiviare.

A livello di cartella, Ŕ possibile determinare quali elementi vengono archiviati e frequenza archiviati. ╚ possibile archiviare automaticamente singole cartelle oppure Ŕ possibile configurare un'impostazione di archiviazione automatica predefinito per tutte le cartelle e quindi configurare impostazioni di archiviazione automatica per le singole cartelle non si desidera utilizzare l'archiviazione automatica per impostazione predefinita le impostazioni. Il processo di archiviazione automatica viene eseguito automaticamente ogni volta che si avvia Outlook. Outlook controlla le proprietÓ di archiviazione automatica di ogni cartella per data e sposta i vecchi elementi nel file archivio. Gli elementi nella cartella Posta eliminata vengono eliminati.

Pi¨ cartelle di Outlook vengono impostate con archiviazione automatica attivata. Queste cartelle e i periodi di durata predefinito sono calendario (6 mesi), attivitÓ (6 mesi), diario (6 mesi), posta inviata (2 mesi) e posta eliminata (2 mesi). Le cartelle posta in arrivo, note, contatti e Bozze sono privi di archiviazione automatica attivata automaticamente. La cartella Contatti non pu˛ essere impostata per l'archiviazione automatica e non dispone di una proprietÓ di archivio.

Archiviazione e l'esportazione

Quando si archivia, gli elementi originali vengono copiati nel file di archivio e quindi rimossi dalla cartella corrente. Nel nuovo file archivio viene mantenuta la struttura di cartelle esistente. Se Ŕ una cartella principale di sopra della cartella che si Ŕ scelto di archiviare, la creazione della cartella padre nel file di archivio, ma non verranno archiviati gli elementi all'interno della cartella padre. In questo modo, una struttura di cartelle identica esiste tra il file di archivio e della cassetta postale. Le cartelle rimangono posto dopo l'archiviazione, anche se sono vuote.

Quando si esporta, gli elementi originali vengono copiati al file di esportazione, ma non vengono rimossi dalla cartella corrente. Inoltre, Ŕ possibile archiviarli solo un tipo di file, un file delle cartelle personali, ma Ŕ possibile esportare molti tipi di file.

Quando si esporta, viene modificato le date nel record. Questo Ŕ particolarmente importante nel caso in cui gli elementi di posta elettronica hanno avuto la data di inviati reimpostata la data di esportazione.

Per attivare l'archiviazione automatica

  1. Dal menu Strumenti , fare clic su Opzioni , quindi sulla scheda altro .
  2. Fare clic su archiviazione automatica .
  3. Fare clic per selezionare il archiviazione automatica ogni casella di controllo e specificare la frequenza di esecuzione il processo di archiviazione automatica digitando un numero nella casella giorni .
  4. Fare clic su selezionare la casella di controllo Chiedi conferma prima di archiviazione automatica se si desidera ricevere una notifica prima che vengono archiviati gli elementi.
  5. Nella casella file archivio predefinito , digitare un nome file per gli elementi archiviati da trasferire o fare clic su Sfoglia per selezionare da un elenco.
  6. Scegliere OK due volte per chiudere Opzioni .
Ora che Ŕ stata attivata l'archiviazione automatica, Ŕ necessario impostare le proprietÓ per ogni cartella.

Per impostare proprietÓ di archiviazione automatica per una cartella

  1. Nell' Elenco cartelle , fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella che si desidera archiviare e quindi scegliere ProprietÓ dal menu di scelta rapida.
  2. Fare clic sulla scheda archiviazione automatica .
  3. Per impostare l'archiviazione automatica per questa cartella, fare clic per selezionare Elimina gli elementi pi¨ vecchi .
  4. Per specificare quando articoli devono essere automaticamente trasferiti nel file archivio, digitare un numero nella casella dei mesi .
  5. Per specificare un file per gli elementi archiviati da trasferire, scegliere la Sposta i vecchi elementi per .
  6. Nella casella Sposta i vecchi elementi per digitare un nome di file per gli elementi archiviati, o fare clic su Sfoglia per selezionare da un elenco e scegliere OK .
Nota : ╚ necessario attivare prima dell'archiviazione automatica. Per ulteriori informazioni vedere la sezione di "archiviazione per attivare in automatica".

Riferimenti

Per informazioni sull'archiviazione automatica, scegliere Guida in linea di Outlook dal menu ? , digitare come archiviare in Office Assistant o la ricerca libera, quindi scegliere Cerca per visualizzare gli argomenti.

ProprietÓ

Identificativo articolo: 239652 - Ultima modifica: mercoledý 11 agosto 2004 - Revisione: 3.2
Le informazioni in questo articolo si applicano a:
  • Microsoft Outlook 2000 Standard Edition
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Clicca qui per visualizzare la versione originale in inglese dell?articolo: 239652
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