OL2000: 보관 및 자동 보관의 개요

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요약

본 문서는 Microsoft Outlook 자동 보관의 기능 및 사용 방법에 대한 개요입니다.

추가 정보

책상 위에 서류 파일이 쌓이는 것처럼 Outlook 사서함도 항목을 만들 때마다 커집니다. 컴퓨터가 없었을 때는 중요하지만 자주 사용하지 않는 문서를 가끔씩 함께 모아 저장했습니다. 신문과 잡지 같은 덜 중요한 문서도 발행일에 따라 가끔씩 폐기했습니다.

Outlook에서는 이와 똑같은 작업을 빨리 마칠 수 있습니다. 파일 메뉴에서 보관을 눌러 직접 오래된 항목을 저장소 파일로 전송하거나 자동 보관을 사용하여 자동으로 오래된 항목을 전송 시킬 수 있습니다. 항목이 사용자가 지정한 기간이 되면 오래된 항목으로 간주됩니다. 자동 보관을 사용하면 오래된 항목을 삭제하거나 이동시킬 수 있습니다. Outlook은 모든 유형의 항목을 보관할 수 있지만 전자 메일 폴더에 저장된 파일만 찾을 수 있습니다(예: 전자 메일 메시지에 첨부된 Microsoft Excel 스프레드시트나 Word 문서). 전자 메일 폴더에 저장되지 않은 파일은 보관할 수 없습니다.

자동 보관 작업은 두 단계로 이루어져 있습니다. 우선 자동 보관을 켭니다. 그런 다음, 보관하려는 각 폴더에 대해 자동 보관 등록 정보를 설정합니다.

보관할 항목과 보관 빈도는 폴더 수준에서 결정할 수 있습니다. 개별 폴더, 폴더 그룹 또는 모든 Outlook 폴더를 자동으로 보관할 수 있습니다. 이 과정은 사용자가 Outlook을 시작할 때마다 자동으로 실행됩니다. 각 폴더의 자동 보관 등록 정보는 날짜별로 확인되어 오래된 항목이 있으면 보관 파일로 이동시킵니다. 지운 편지함 폴더에 있는 항목은 삭제됩니다.

몇몇 Outlook 폴더는 자동 보관이 활성화된 상태로 설치됩니다. 이에 해당하는 폴더와 그 기본 기간은 각각 일정(6개월), 작업(6개월), 업무 일지(6개월), 보낸 편지함(2개월), 지운 편지함(2개월)입니다. 받은 편지함, 메모, 연락처, 임시 보관함 폴더는 자동 보관이 자동으로 활성화되지 않습니다.

보관 및 내보내기 비교

보관할 때는 원래 항목이 보관 파일에 복사된 다음 현재 폴더에서 제거됩니다. 새 보관 파일에서도 기존 폴더 구조가 유지됩니다. 보관용으로 선택한 폴더에 상위 폴더가 있을 경우 보관 파일에서 상위 폴더도 만들어지지만 상위 폴더 내의 항목은 보관되지 않습니다. 이렇게 하여 구조 파일과 사서함 사이에 동일 폴더 구조가 존재합니다. 폴더는 보관 후 빈 상태라도 제 위치에 남아 있습니다.

내보낼 때는 원래 항목이 내보내기 파일에 복사되며 현재 폴더에서 제거되지는 않습니다. 그리고 한 개의 파일 형식(개인 폴더 파일)만 보관할 수 있는 반면 여러 파일 형식을 내보낼 수 있습니다.

자동 보관 켜기

  1. 도구 메뉴에서 옵션을 누른 다음 기타 탭을 누릅니다.
  2. 자동 보관을 누릅니다.
  3. 시작할 때 확인란을 선택한 다음 일마다 자동 보관 상자에 숫자를 입력하여 자동 보관 과정을 얼마나 자주 실행할지를 지정합니다.
  4. 항목을 보관하기 전에 물어 보기를 원할 경우 자동 보관 전에 물어 보기 확인란을 선택합니다.
  5. 기본 보관 파일 상자에서 보관 항목을 전송할 파일 이름을 입력하거나 찾아보기를 눌러 목록에서 선택합니다.
  6. 확인을 차례로 두 번 눌러 옵션을 닫습니다.
자동 보관이 설정되었으면 이제 각 폴더에 대해 자동 보관 등록 정보를 설정해야 합니다.

폴더에 대한 자동 보관 등록 정보 설정

  1. 폴더 목록에서 마우스 오른쪽 단추로 자동 보관하려는 폴더를 누른 다음 바로 가기 메뉴에서 등록 정보를 누릅니다.
  2. 자동 보관 탭을 누릅니다.
  3. 이 폴더에 대해 자동 보관을 설정하려면 다음 기간이 지난 항목 지우기를 선택합니다.
  4. 항목이 자동으로 보관 파일로 전송되는 시기를 지정하려면 상자에 숫자를 입력합니다.
  5. 보관 항목을 전송할 파일을 지정하려면 오래된 항목 이동 위치를 누릅니다.
  6. 오래된 항목 이동 위치 상자에서 보관 항목의 파일 이름을 입력하거나 찾아보기를 눌러 목록에서 선택한 다음 확인을 누릅니다.
참고: 먼저 자동 보관을 활성화해야 합니다. 자세한 내용은 "자동 보관 켜기" 절을 참조하십시오.

참조

자동 보관에 대한 자세한 내용을 보려면 도움말 메뉴에서 Microsoft Outlook 도움말을 누르고 Office 길잡이나 도움말 마법사에서 자동 보관 방법을 입력한 다음 찾기를 눌러 항목을 보십시오.

속성

기술 자료: 239652 - 마지막 검토: 2003년 11월 12일 수요일 - 수정: 3.0
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  • Microsoft Outlook 2000 Standard Edition
키워드:?
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