Descrição da funcionalidade Arquivar e arquivar automaticamente no Outlook 2000

Este artigo apresenta um resumo do Microsoft Outlook funcionalidade Arquivar automaticamente e explica como utilizá-la.

Caixa de correio da Outlook aumenta à medida que itens são criadas da mesma forma que papéis pile na sua secretária. No mundo baseado no papel, pode ocasionalmente dispor os seus documentos e arquivar os que são importantes mas não frequentemente utilizados. Documentos que são menos importantes, tais como jornais e revistas, pode rejeitar com base na sua idade.

Pode concluir rapidamente o mesmo processo no Outlook. Pode transferir manualmente os itens antigos para um ficheiro de armazenamento, clicando em Arquivar no menu ficheiro , ou pode tiver itens antigos sejam automaticamente transferidos utilizando Arquivar automaticamente. Os itens são considerados antigos quando atingem a antiguidade que especificar. Com o arquivo automático, pode eliminar ou mover itens antigos. O Outlook pode arquivar todos os tipos de itens, mas apenas pode localizar ficheiros armazenados na pasta de correio electrónico, como uma folha de cálculo do Microsoft Excel ou um Microsoft Word documento que está anexado a uma mensagem de correio electrónico. Um ficheiro que não esteja armazenado numa pasta de correio electrónico não pode ser arquivado.

O arquivo automático é um processo composto por dois passos. Em primeiro lugar, activar o arquivo automático. Em segundo lugar, defina as propriedades de arquivo automático para cada pasta que pretende arquivada.

Ao nível da pasta, pode determinar quais os itens são arquivados e frequência são arquivados. Pode arquivar automaticamente pastas individuais ou pode configurar uma predefinição de Arquivar automaticamente para todas as pastas e, em seguida, configurar definições de arquivo automático para pastas individuais não pretende utilizar a predefinição de Arquivar automaticamente as definições. O processo de arquivo automático é executado automaticamente sempre que iniciar o Outlook. O Outlook verifica as propriedades de arquivo automático de cada pasta por data e move itens antigos para o ficheiro de arquivo. Itens na pasta Itens eliminados são eliminados.

Várias pastas do Outlook são configuradas com o arquivo automático activado. Estas pastas e os respectivos tempos de antiguidade predefinidos são calendário (6 meses), tarefas (6 meses), diário (6 meses), itens enviados (2 meses) e itens eliminados (2 meses). As pastas a receber, notas, contactos e Rascunhos não são necessário arquivar automaticamente activada automaticamente. A pasta Contactos não é possível definir a opção Arquivar automaticamente e não tem uma propriedade de arquivo.

Arquivo vs. exportar

Quando arquiva, os itens originais são copiados para o ficheiro de arquivo e, em seguida, removidos da pasta actual. A estrutura de pastas existente é mantida no novo ficheiro de arquivo. Se existir uma pasta principal acima da pasta que pretende arquivar, a pasta principal é criada no ficheiro de arquivo, mas os itens da pasta principal não são arquivados. Desta forma, existe uma estrutura de pastas idêntica entre o ficheiro de arquivo e a caixa de correio. Pastas permanecem no local após a ser arquivada, mesmo se estiverem vazios.

Quando exporta, os itens originais são copiados para o ficheiro de exportação, mas não são removidos da pasta actual. Além disso, só é possível arquivar um tipo de ficheiro, um ficheiro de pastas pessoais, mas pode exportar muitos tipos de ficheiros.

Quando exporta, altera as datas dos registos. Isto é especialmente importante no caso em que itens de correio electrónico tem tido a data enviados repor a data de exportação.

Para activar o arquivo automático

1. No menu Ferramentas , clique em Opções e, em seguida, clique no separador outras .
2. Clique em Arquivar automaticamente .
3. Clique para seleccionar o o arquivo automático a cada caixa de verificação e especifique o número de vezes que o processo de arquivo automático será executado, escrevendo um número na caixa dias .
4. Clique para seleccionar a caixa de verificação Arquivar automaticamente de antes da linha de comandos , se pretender ser notificado antes dos itens são arquivados.
5. Na caixa ficheiro de arquivo predefinido , escreva um nome de ficheiro para os itens arquivados ser transferido para ou clique em Procurar para seleccionar uma lista.
6. Clique em OK duas vezes para fechar Opções .

Agora que tiver activado o arquivo automático, tem de definir propriedades de arquivo automático para cada pasta.

Para definir propriedades de arquivo automático para uma pasta

1. Na Lista de pastas , clique com o botão direito do rato a pasta que pretende arquivar automaticamente e, em seguida, clique em Propriedades no menu de atalho.
2. Clique no separador Arquivar automaticamente .
3. Para definir o arquivo automático para esta pasta, clique para seleccionar Eliminar itens anteriores .
4. Para especificar quando itens devem ser automaticamente transferidos para o ficheiro de arquivo, escreva um número na caixa de meses .
5. Para especificar um ficheiro para os itens arquivados serão transferidos, faça clique sobre Mover itens antigos para .
6. Na caixa Mover itens antigos para , escreva um nome de ficheiro para os itens arquivados, ou clique em Procurar para seleccionar uma lista e, em seguida, clique em OK .

Nota : É tem de activar primeiro o arquivo automático. Para obter mais informações consulte a secção de "arquivo para activar no automático".

Para obter mais informações sobre o arquivo automático, clique Ajuda do Microsoft Outlook no menu Ajuda , escreva como Consigo arquivar o Office Assistente ou o Assistente de respostas e, em seguida, clique em Procurar para visualizar os tópicos.