OL98: Überblick archivieren und AutoArchivierung

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Zusammenfassung

Dieser Artikel bietet einen Überblick über die AutoArchivierung in Microsoft Outlook und seine Verwendung.

Weitere Informationen

Elemente, auf die gleiche Weise erstellt werden, die Dokumente auf Ihrem Schreibtisch, bis pile Größe Ihres Outlook-Postfachs steigt. In der Welt Papier basierende können Sie gelegentlich mischen über Ihre Dokumente und speichern die wichtige, aber nicht häufig verwendet. Dokumente, die weniger wichtig sind, wie Zeitungen und Zeitschriften, Sie können verwerfen, basierend auf deren Alter.

Der gleiche Vorgang in Outlook können schnell abgeschlossen werden. Können Sie alte Elemente manuell in einer Speicherdatei übertragen, im Menü Datei auf Archivieren , oder Sie können alte Elemente automatisch mithilfe von AutoArchivierung übertragen haben. Elemente werden alte, wenn Sie das Alter erreichen, das Sie angeben, berücksichtigt. Mit AutoArchivierung können Sie entweder löschen oder verschieben Alter Elemente. Alle Typen von Elementen können archiviert, aber es kann nur Dateien, die in einem e-Mail-Ordner, wie Microsoft Excel-Arbeitsblatt oder Dokument an eine e-Mail-Nachricht angefügt gespeichert sind suchen. Eine Datei, die nicht in einem e-Mail-Ordner gespeichert ist, kann nicht archiviert werden.

AutoArchivierung ist ein zweistufiger Prozess. Zunächst aktivieren Sie auf AutoArchivierung. Zweitens legen Sie die AutoArchivierungs-Eigenschaften für jeden gewünschten Ordner archiviert.

Auf der Ebene des Ordners können Sie ermitteln welche Elemente archiviert werden und wie häufig die Archivierung erfolgen. Sie können einzelne Ordner, Gruppen von Ordnern oder alle Outlook-Ordner automatisch archivieren. Der Prozess wird bei jedem start von Outlook automatisch ausgeführt. AutoArchivierungs-Eigenschaften für jeden Ordner nach Datum geprüft werden, und alte Elemente werden in die Archivdatei verschoben. Elemente im Ordner "Gelöschte Objekte" werden gelöscht.

Einige Outlook-Ordner werden mit AutoArchivierung eingerichtet. Dabei handelt es sich um die folgenden Ordner mit den entsprechenden Archivierungsintervallen: Kalender (6 Monate), Aufgaben (6 Monate), Journal (6 Monate), Gesendete Objekte (2 Monate) und Gelöschte Objekte (2 Monate). Die Ordner Posteingang, Notizen, Kontakte und Entwürfe haben keine AutoArchivierung automatisch aktiviert.

Archivieren im Vergleich zu exportieren

Beim Archivieren werden die ursprünglichen Elemente in die Archivdatei kopiert und dann aus dem aktuellen Ordner entfernt. Ihre vorhandene Ordnerstruktur wird in die neue Archivdatei verwaltet. Wenn der Ordner zum Archivieren von ein übergeordneten Ordner vorhanden ist, der übergeordneten Ordner ist in der Archivdatei erstellt, aber Elemente innerhalb des übergeordneten Ordners werden nicht archiviert. Auf diese Weise es besteht eine identische Ordnerstruktur zwischen der Archivdatei und Ihrem Postfach. Ordner werden beibehalten nach archiviert, selbst wenn Sie leer sind.

Beim Exportieren, wird die ursprünglichen Elemente werden in die Exportdatei kopiert, aber nicht aus dem aktuellen Ordner entfernt werden. Darüber hinaus können Sie nur einen Dateityp, eine Persönliche Ordner-Datei archivieren, aber Sie können viele Dateitypen exportieren.

Aktivieren der AutoArchivierung

  1. Klicken Sie auf Optionen im Menü Extras und klicken Sie dann auf die Registerkarte Weitere .
  2. Klicken Sie auf AutoArchivierung .
  3. Klicken Sie auf der AutoArchivierung alle Kontrollkästchen, und geben Sie dann wie oft die AutoArchivierung ausgeführt wird, indem Sie eine Zahl in das Feld Tage eingeben.
  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen AutoArchivierung nach Bestätigung beginnen , wenn Sie benachrichtigt werden, bevor die Elemente archiviert werden.
  5. Geben Sie im Standardarchivdatei einen Dateinamen für die archivierten Elemente übertragen werden, oder klicken Sie auf Durchsuchen , um aus einer Liste auszuwählen.
  6. Klicken Sie auf OK , zweimal, um Optionen zu schließen.
Nachdem Sie die AutoArchivierung aktiviert haben, müssen Sie AutoArchivierungs-Eigenschaften für jeden Ordner festlegen.

Festlegen der AutoArchivierungs-Eigenschaften für einen Ordner

  1. Klicken Sie in der Ordnerliste Maustaste auf den Ordner für die AutoArchivierung, und klicken Sie im Kontextmenü auf Eigenschaften .
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte AutoArchivierung .
  3. AutoArchivierung für diesen Ordner festlegen möchten, aktivieren Sie nicht genügend Elemente, die älter sind als leeren .
  4. Um anzugeben, wann Elemente automatisch in die Archivdatei übertragen werden soll, geben Sie eine Zahl im Feld Monate .
  5. Klicken Sie auf alte Elemente verschieben nach , um eine Datei für die archivierten Elemente übertragen werden anzugeben.
  6. Geben Sie im Feld alte Elemente verschieben nach einen Dateinamen für die archivierten Elemente bzw. Klicken Sie auf Durchsuchen , um aus einer Liste auszuwählen klicken Sie dann auf OK .
Hinweis : Sie müssen zuerst AutoArchivierung aktivieren. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt "So"aktivieren AutoArchivierung.

Informationsquellen

Weitere Informationen zu AutoArchivierung klicken Sie auf Microsoft Outlook-Hilfe im Menü Hilfe , geben Sie den Office- oder Antwort-Assistenten wie archiviere ich und anschließend auf Suchen klicken, um die entsprechenden Themen anzuzeigen.

Eigenschaften

Artikel-ID: 239702 - Geändert am: Mittwoch, 12. Februar 2014 - Version: 1.0
Die Informationen in diesem Artikel beziehen sich auf:
  • Microsoft Outlook 98 Standard Edition
Keywords: 
kbnosurvey kbarchive kbmt kbhowto KB239702 KbMtde
Maschinell übersetzter Artikel
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Den englischen Originalartikel können Sie über folgenden Link abrufen: 239702
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