[OL98 整理と古いアイテムの整理の概要

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文書番号: 239702 - 対象製品
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目次

概要

この資料では、Microsoft Outlook の自動処理機能とその使用方法の概要を示しします。

詳細

Outlook のメールボックスはペーパーが自分の席に蓄積する同じ方法で、アイテムが作成されると増加します。 紙ベースの世界でときどきドキュメントを通じてシャッフルし、保存できますは、重要であっても頻繁には使用しないもの。 破棄できます新聞や雑誌より重要なとなるドキュメント、その期間に基づき。

Outlook で同じプロセスをすばやく完了したことができます。 手動で転送できます [古いアイテム ストレージ ファイルに 保存 ファイル ] メニューの [クリックしてか、古いアイテムが自動的に古いアイテムの整理機能を使用して転送ができます。 アイテムと指定した時代に到達すると、古い見なされます。 古いアイテムの整理] には削除するか古いアイテムを移動することができます。 Outlook アイテム] のすべての種類をアーカイブできますが、だけ、Microsoft Excel のスプレッドシートや電子メール メッセージに添付された Word 文書など、電子メール フォルダーに格納されているファイルを検索、ことができます。 電子メール フォルダーに保存されていないファイルをアーカイブすることはできません。

古いアイテムの整理機能を使用するには、2 段階の手順を実行します。 最初に、古いアイテムの整理機能を有効にします。 次に、整理するフォルダごとに古いアイテムの整理機能のプロパティを設定します。

フォルダー レベルでは、アイテムはアーカイブし、は、アーカイブ頻度決定できます。 個々 のフォルダー、フォルダーのグループまたはすべての Outlook フォルダーを自動的にアーカイブすることができます。 プロセスは、Outlook を起動するたびに自動的にで実行されます。 各フォルダーの古いアイテムの整理のプロパティは、日付によってチェックされ、古いアイテムがアーカイブ ファイルに移動します。 削除済みアイテム フォルダに移動されたアイテムは削除されます。

セットアップの際に古いアイテムの整理機能が有効になる Outlook フォルダと、古いアイテムの整理が実行されるデフォルトの頻度は次のとおりです。 予定表 (6 か月)、仕事 (6 か月)、履歴 (6 か月)、送信済みアイテム (2 か月)、削除済みアイテム (2 か月)。 受信トレイ、メモ、連絡先、下書きフォルダでは、古いアイテムの整理機能は自動では実行されません。

古いアイテムの整理機能とエクスポート機能

整理するは、元のアイテムは、アーカイブ ファイルにコピーされ、現在のフォルダーから削除し。 既存のフォルダ構造は新しいアーカイブ ファイルでも維持されます。 整理するフォルダに親フォルダがある場合、親フォルダはアーカイブ ファイルでも作成されますが、親フォルダ内のアイテムは整理されません。 このように、アーカイブ ファイルとメールボックスで同じフォルダ構造が存在します。 古いアイテムの整理機能が実行された後、たとえ空であっても、各フォルダが該当する場所に作成されます。

エクスポート機能を実行すると、元のアイテムはエクスポート先のファイルにコピーされ、現在のフォルダからは削除されません。 また、のみ 1 ファイルの種類]、個人用フォルダー ファイルをアーカイブすることができますが多くファイルの種類をエクスポートできます。

古いアイテムの整理機能を有効にする

  1. [ ツール ] メニューの [ オプション ] をクリックし、 その他 のタブ。
  2. 古いアイテムの整理 をクリックします。
  3. [印刷] をクリック、 古いアイテムの整理すべて チェック ボックスをオンして、[ 日ごと ] ボックスに数字を入力して、古いアイテムの整理の処理が実行する頻度を指定します。
  4. アイテムはアーカイブする前に通知されるようにする場合は ダイアログを表示する前に整理 、チェック ボックスをオン] をクリックします。
  5. アーカイブ ファイルの既定 ] ボックスに、ファイル名を古いアイテムを転送するを入力するか、一覧から選択する 参照 ををクリックします。
  6. 2 回を オプション を閉じるには、 [OK] をクリックします。
これで古いアイテムの整理を有効にすると、古いアイテムの整理プロパティを各フォルダーを設定する必要があります。

フォルダーごとに古いアイテムの整理のプロパティを設定するには

  1. [ フォルダー一覧 ] で、フォルダーを右クリックし、 プロパティ ショートカット メニューの [。
  2. [ 古いアイテムの整理 ] タブをクリックします。
  3. このフォルダーの古いアイテムの整理を設定、クリックして より古いアイテムをクリーニングする を選択します。
  4. ときアイテム自動的に転送アーカイブ ファイルを指定するには数 か月間] ボックスで入力します。
  5. ファイルへの転送を古いアイテムを指定するには、 古いアイテムを移動 をクリックします。
  6. ボックスで、 古いアイテムを移動 アーカイブされたアイテムのファイル名前を入力、一覧から選択を 参照 をクリックして [OK] をクリックします。
: ライセンス認証する必要があること古いアイテムの整理先。 詳細については「、する"を有効にする古いアイテムの整理:"

関連情報

古いアイテムの整理の詳細については、[ ヘルプ ] メニューの [ Microsoft Outlook ヘルプ 方法実行するアーカイブ Office アシスタントまたは入力、アンサー ウィザード] クリックして表示されるトピックの 検索 します。

プロパティ

文書番号: 239702 - 最終更新日: 2014年2月2日 - リビジョン: 1.0
この資料は以下の製品について記述したものです。
  • Microsoft Outlook 98 Standard Edition
キーワード:?
kbnosurvey kbarchive kbhowto kbmt KB239702 KbMtja
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英語版 KB:239702
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