OL98: 封存及概觀 [自動封存]

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結論

本文介紹 Microsoft Outlook 自動封存功能,以及如何使用它的摘要。

其他相關資訊

建立項目,論文 pile 您桌上相同的方式,就會隨著您的 Outlook 信箱。在紙式] 世界可以偶爾會隨機播放透過您的文件並儲存那些是很重要,但不是經常使用。您可以捨棄較不重要,例如報紙和雜誌的文件根據其時間。

就可以迅速完成相同的程序,在 Outlook 中。您可以以手動方式轉送舊項目至儲存體檔案按一下 [檔案] 功能表上的 [封存,或是讓自動轉移藉由使用 [自動封存] 的舊項目。項目會被視為舊當他們到達您所指定的年齡。與 [自動封存],您可以刪除或移動舊項目。Outlook 可以封存所有類型的項目,但是它可以只找出如 Microsoft Excel 試算表或 Word 文件附加到電子郵件訊息的電子郵件資料夾中儲存的檔案。無法封存並不會儲存在電子郵件資料夾的檔案。

自動封存是兩個步驟的程序。第一次,您開啟 [自動封存]。第二個,您會針對每個您想要封存的資料夾設定自動封存屬性。

在資料夾] 層級中,您可以決定封存的項目,是或封存頻率。您可以自動封存個別資料夾、 資料夾,群組或所有的 Outlook 資料夾。每當您啟動 Outlook 時,會自動執行處理程序。依日期,每個資料夾的 [自動封存] 屬性會核取,舊的項目移至封存檔案中。[刪除的郵件] 資料夾中的項目會被刪除。

數個 Outlook 資料夾設定與 [自動封存] 已開啟。這些資料夾和其預設的過時期間是行事曆 (6 個月)、 (6 個月) 的工作、 日誌 (6 個月)、 已傳送的郵件 (2 個月) 及刪除的郵件 (2 個月)。收件匣]、 [備忘稿]、 [連絡人],] 和 [草稿] 資料夾並沒有自動啟動 [自動封存]。

封存與匯出的比較

當您封存原始項目都將複製到封存的檔案,然後從目前的資料夾中移除。您現有的資料夾結構是在建立新的封存檔案中進行維護。如果您選擇要封存的資料夾上方的上層資料夾上層資料夾建立在封存] 檔案,但是不會封存在父資料夾中的項目。以此方式封存檔案和您的信箱之間有相同的資料夾結構。資料夾是就地之後剩餘無法封存即使是空白。

當您匯出原始的項目會複製到匯出的檔案,但不是會從目前的資料夾中移除。在另外您可以僅封存個人資料夾檔案一種檔案類型,但您可以匯出許多檔案類型。

如果要開啟 [自動封存]

  1. 在 [工具] 功能表上按一下 [選項],然後按一下 [其他] 索引標籤。
  2. 按一下 [自動封存]。
  3. 按一下以選取 [[自動封存] 每次 核取方塊,然後再指定 [自動封存程序執行 [] 方塊中輸入數字的頻率。
  4. 如果您想要前會封存項目,會收到通知,請按一下以選取 [提示的前自動封存] 核取方塊。
  5. 在 [預設封存檔案] 方塊鍵入封存的項目,轉移到的檔案名稱,或按一下 [從清單中選取 [瀏覽]。
  6. 按一下 [確定] 兩次以關閉 [選項]
既然您已開啟 [自動封存],您必須為每個資料夾設定自動封存屬性。

若要設定資料夾的自動封存屬性

  1. 資料夾清單] 中 以滑鼠右鍵按一下您想要自動封存],的資料夾],然後按一下 [快顯功能表上的 [內容]。
  2. 按一下 [自動封存] 索引標籤。
  3. 若要設定自動封存此資料夾,按一下以選取 項目早於清除
  4. 若要指定當項目應該會自動轉移到封存檔案,在 所含月份數] 方塊中鍵入數字。
  5. 若要指定檔案以進行封存的項目,轉移到,請按一下 [將舊項目移到]。
  6. 在 [將舊項目移到] 方塊鍵入的封存的項目檔案名稱或按一下 [從一個清單中選取 [瀏覽],然後再按一下 [確定]
注意: 您必須先啟動 [自動封存]。如需詳細資訊請參閱下一節 < 若要開啟 [自動封存] 上]。

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如需有關 [自動封存] 的詳細資訊,按一下 [說明] 功能表上的 [Microsoft Outlook 說明],並在 「 Office 小幫手 」 或 「 解答精靈 」 中輸入 [我要如何封存 再按一下 [搜尋] 以檢視主題。

屬性

文章編號: 239702 - 上次校閱: 2013年10月21日 - 版次: 1.0
這篇文章中的資訊適用於:
  • Microsoft Outlook 98 Standard Edition
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