OL97: Introducción de archivar y Autoarchivar

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Resumen

En este artículo presenta un resumen de la característica Autoarchivar de Microsoft Outlook 97 y cómo utilizarlo.

Más información

El buzón de Outlook aumenta de tamaño conforme se crean los elementos, del mismo modo que papeles se apilan en su escritorio. En el mundo basado en papel, en ocasiones puede mezclar por los documentos y almacenarlos que son importantes pero que no suele utilizar. Los documentos menos importantes, como periódicos y revistas, puede descartar según su antigüedad.

Puede completar rápidamente el mismo proceso en Outlook. Puede transferir manualmente elementos antiguos a un archivo de almacenamiento haciendo clic en archivo en el menú archivo , o puede hacer los elementos antiguos automáticamente transferidos mediante Autoarchivar. Los elementos se consideran antiguos cuando alcanzan la antigüedad que especifique. Con Autoarchivar, puede eliminar o mover elementos antiguos. Outlook puede archivar todos los tipos de elementos, pero sólo pueden encontrar archivos que están almacenados en una carpeta de correo electrónico, como una hoja de cálculo de Microsoft Excel o un documento de Word adjuntado a un mensaje de correo electrónico. Un archivo que no se almacena en una carpeta de correo electrónico no puede archivarse.

Autoarchivar es un proceso en dos pasos. En primer lugar, activar Autoarchivar. En segundo lugar, se establece las propiedades de Autoarchivar para cada carpeta que desee archivar.

En el nivel de carpeta, puede determinar qué elementos se archivan y con qué frecuencia se archivan. Puede archivar automáticamente carpetas individuales, grupos de carpetas o todas las carpetas de Outlook. El proceso se ejecuta automáticamente cada vez que inicie Outlook. Las propiedades de Autoarchivar de cada carpeta se comprueban por fecha y los elementos antiguos se mueven al archivo de almacenamiento. Los elementos de la carpeta Elementos eliminados se eliminan.

Varias carpetas de Outlook se configuran con Autoarchivar activado. Estas carpetas y sus períodos de antigüedad predeterminados son calendario (6 meses), tareas (6 meses), diario (6 meses), elementos enviados (2 meses) y elementos eliminados (2 meses). Las carpetas Bandeja de entrada, notas, contactos y borrador no tienen Autoarchivar activa automáticamente.

Archivar y exportar

Cuando se archiva, los elementos originales se copian al archivo de almacenamiento y, a continuación, se quitan de la carpeta actual. La estructura de carpetas existente se mantiene en el nuevo archivo de almacenamiento. Si hay una carpeta principal encima de la carpeta que eligió almacenar, la carpeta principal se crea en el archivo de almacenamiento, pero no se archivan elementos dentro de la carpeta principal. De esta forma, existe una estructura de carpetas idéntica entre el archivo de almacenamiento y el buzón. Carpetas se mantienen en lugar de después de archivarlas, incluso si están vacíos.

Cuando exporta, los elementos originales se copian al archivo de exportación, pero no se quitan de la carpeta actual. Además, sólo puede archivar un tipo de archivo, un archivo de carpetas personales, pero se pueden exportar muchos tipos de archivo.

Para activar Autoarchivar

  1. En el menú Herramientas , haga clic en Opciones y, a continuación, haga clic en la ficha Autoarchivar .
  2. Haga clic para seleccionar el Autoarchivar cada casilla de verificación. Si desea eliminar los elementos caducados, haga clic en para seleccionar el Borrar elementos caducados al Autoarchivar (sólo carpetas de correo electrónico) casilla de verificación.
  3. Escriba un número en el cuadro días, para especificar con qué frecuencia se ejecutará el proceso Autoarchivar.
  4. Haga clic para seleccionar la casilla de Preguntar antes de Autoarchivar para notificará antes de que se archiven los elementos.
  5. En el cuadro predeterminado de archivo , escriba un nombre de archivo para los elementos archivados se transfieran a o haga clic en Examinar para seleccionar de una lista.
  6. Haga clic en Aceptar para cerrar Opciones .
Ahora que ha activado Autoarchivar, debe establecer las propiedades de Autoarchivar para cada carpeta Habilitar Autoarchivar.

Establecer propiedades de Autoarchivar para una carpeta

  1. En la Lista de carpetas , haga clic con el botón secundario en la carpeta que desea Autoarchivar y, a continuación, haga clic en Propiedades en el menú contextual.
  2. Haga clic en la ficha Autoarchivar.
  3. Haga clic para seleccionar eliminar elementos anteriores para habilitar el archivado automático de esta carpeta y escriba un número en el cuadro de meses .
  4. Haga clic en mover elementos antiguos a para especificar un archivo para los elementos archivados se transfieran a.
  5. En el cuadro mover elementos antiguos a , escriba un nombre de archivo para los elementos archivados o haga clic en Examinar para seleccionar de una lista y, a continuación, haga clic en Aceptar .
Nota : primero se debe activar Autoarchivar. Para obtener más información, vea la sección, "Para activar Autoarchivar."

Referencias

Para obtener más información acerca de Autoarchivar, haga clic en Ayuda de Microsoft Outlook en el menú Ayuda , escriba Cómo puedo archivar en el Ayudante de Office o el Asistente para Ayuda y, a continuación, haga clic en Buscar para ver los temas.

Propiedades

Id. de artículo: 239704 - Última revisión: viernes, 31 de enero de 2014 - Versión: 1.1
La información de este artículo se refiere a:
  • Microsoft Outlook 97 Standard
Palabras clave: 
kbnosurvey kbarchive kbmt kbhowto KB239704 KbMtes
Traducción automática
IMPORTANTE: Este artículo ha sido traducido por un software de traducción automática de Microsoft (http://support.microsoft.com/gp/mtdetails) en lugar de un traductor humano. Microsoft le ofrece artículos traducidos por un traductor humano y artículos traducidos automáticamente para que tenga acceso en su propio idioma a todos los artículos de nuestra base de conocimientos (Knowledge Base). Sin embargo, los artículos traducidos automáticamente pueden contener errores en el vocabulario, la sintaxis o la gramática, como los que un extranjero podría cometer al hablar el idioma. Microsoft no se hace responsable de cualquier imprecisión, error o daño ocasionado por una mala traducción del contenido o como consecuencia de su utilización por nuestros clientes. Microsoft suele actualizar el software de traducción frecuentemente.
Haga clic aquí para ver el artículo original (en inglés): 239704

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