OL97: Panoramica di archiviazione e l'archiviazione automatica

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Sommario

In questo articolo viene fornito un riepilogo della funzionalitÓ di archiviazione automatica di Microsoft Outlook 97 e indicato come utilizzarla.

Informazioni

Cassetta postale di Outlook cresce quando voci vengono create, nello stesso modo in cui pila di documenti sulla scrivania. Nel mondo basati su carta, Ŕ talvolta possibile con sequenza casuale di documenti e memorizzare quelli importante ma non utilizzati di frequente. I documenti meno importanti, quali giornali e riviste, Ŕ possibile eliminare in base alle loro etÓ.

╚ possibile completare rapidamente lo stesso processo in Outlook. ╚ possibile trasferire manualmente vecchi elementi in un file di archiviazione, scegliere Archivia dal menu file , oppure Ŕ possibile impostare i vecchi elementi trasferiti automaticamente utilizzando l'archiviazione automatica. Gli elementi sono considerati vecchi quando raggiungono l'etÓ specificata. Con archiviazione automatica, Ŕ possibile eliminare o spostare i vecchi elementi. Outlook Ŕ possibile archiviare tutti i tipi di elementi, ma Ŕ possibile individuare solo i file archiviati in una cartella di posta elettronica, ad esempio un foglio di calcolo di Microsoft Excel o di un documento allegato a un messaggio di posta elettronica. Impossibile archiviare un file che non Ŕ memorizzato in una cartella di posta elettronica.

Archiviazione automatica avviene in due fasi. Innanzitutto attivare l'archiviazione automatica. In secondo luogo, Ŕ possibile impostare il proprietÓ per ogni cartella che si desidera archiviare.

A livello di cartella, Ŕ possibile determinare quali elementi vengono archiviati e con quale frequenza archiviati. ╚ possibile archiviare automaticamente singole cartelle, i gruppi di cartelle o tutte le cartelle di Outlook. Il processo viene eseguito automaticamente ogni volta che si avvia Outlook. Le proprietÓ di archiviazione automatica di ogni cartella vengono controllate per data, e i vecchi elementi vengono spostati nel file archivio. Gli elementi nella cartella Posta eliminata vengono eliminati.

Pi¨ cartelle di Outlook vengono impostate con archiviazione automatica attivata. Queste cartelle e i periodi di durata predefinito sono calendario (6 mesi), attivitÓ (6 mesi), diario (6 mesi), posta inviata (2 mesi) e posta eliminata (2 mesi). Le cartelle posta in arrivo, note, contatti e Bozze sono privi di archiviazione automatica attivata automaticamente.

Archiviazione e l'esportazione

Quando si archivia, gli elementi originali vengono copiati nel file di archivio e quindi rimossi dalla cartella corrente. Nel nuovo file archivio viene mantenuta la struttura di cartelle esistente. Se Ŕ una cartella principale di sopra della cartella che si Ŕ scelto di archiviare, la creazione della cartella padre nel file di archivio, ma non verranno archiviati gli elementi all'interno della cartella padre. In questo modo, una struttura di cartelle identica esiste tra il file di archivio e della cassetta postale. Le cartelle rimangono posto dopo l'archiviazione, anche se sono vuote.

Quando si esporta, gli elementi originali vengono copiati al file di esportazione, ma non vengono rimossi dalla cartella corrente. Inoltre, Ŕ possibile archiviarli solo un tipo di file, un file delle cartelle personali, ma Ŕ possibile esportare molti tipi di file.

Per attivare l'archiviazione automatica

  1. Dal menu Strumenti , fare clic su Opzioni , quindi la scheda archiviazione automatica .
  2. Fare clic per selezionare il archiviazione automatica ogni casella di controllo. Se si desidera eliminare gli elementi scaduti, fare clic per selezionare il Elimina elementi scaduti quando archiviazione automatica (solo cartelle di posta elettronica) casella di controllo.
  3. Digitare un numero nella casella giorni, per specificare la frequenza di esecuzione il processo di archiviazione automatica.
  4. Fare clic per selezionare la casella Richiedi prima dell'archiviazione automatica per essere avvertiti prima gli elementi verranno archiviati.
  5. Nella casella file archivio predefinito , digitare un nome file per gli elementi archiviati da trasferire o fare clic su Sfoglia per selezionare da un elenco.
  6. Fare clic su OK per chiudere Opzioni .
Ora che Ŕ stata attivata l'archiviazione automatica, Ŕ necessario impostare le proprietÓ per ogni cartella attivare l'archiviazione automatica.

Per impostare proprietÓ di archiviazione automatica per una cartella

  1. Nell' Elenco cartelle , clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella che si desidera archiviare e quindi scegliere ProprietÓ dal menu di scelta rapida.
  2. Fare clic sulla scheda Archiviazione automatica.
  3. Fare clic per selezionare Elimina gli elementi pi¨ vecchi per abilitare l'archiviazione automatica di questa cartella e digitare un numero nella casella dei mesi .
  4. Fare clic su Sposta i vecchi elementi per specificare un file per gli elementi archiviati da trasferire.
  5. Nella casella Sposta i vecchi elementi per digitare un nome di file per gli elementi archiviati, o fare clic su Sfoglia per selezionare da un elenco e scegliere OK .
Nota : ╚ necessario attivare prima dell'archiviazione automatica. Per ulteriori informazioni vedere la sezione, "Per attivare l'archiviazione automatica."

Riferimenti

Per ulteriori informazioni sull'archiviazione automatica, scegliere Guida in linea di Outlook dal menu Guida , digitare come archiviare nell'Assistente di Office o nella ricerca libera e scegliere il pulsante Cerca per visualizzare gli argomenti.

ProprietÓ

Identificativo articolo: 239704 - Ultima modifica: giovedý 6 febbraio 2014 - Revisione: 1.1
Le informazioni in questo articolo si applicano a:
  • Microsoft Outlook 97 Standard Edition
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