OL97: Descrição geral de arquivar e arquivar automaticamente

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Sumário

Este artigo apresenta um resumo da funcionalidade Arquivar automaticamente do Microsoft Outlook 97 e como utilizá-la.

Mais Informação

Caixa de correio da Outlook aumenta à medida que itens são criadas da mesma forma que papéis pile na sua secretária. No mundo baseado no papel, pode ocasionalmente dispor os seus documentos e arquivar os que são importantes mas não frequentemente utilizados. Documentos que são menos importantes, tais como jornais e revistas, pode rejeitar com base na sua idade.

Pode concluir rapidamente o mesmo processo no Outlook. Pode transferir manualmente os itens antigos para um ficheiro de armazenamento, clicando em Arquivar no menu ficheiro , ou pode tiver itens antigos sejam automaticamente transferidos utilizando Arquivar automaticamente. Os itens são considerados antigos quando atingem a antiguidade que especificar. Com o arquivo automático, pode eliminar ou mover itens antigos. O Outlook pode arquivar todos os tipos de itens, mas apenas pode localizar ficheiros que estão armazenados numa pasta de correio electrónico, como, por exemplo, uma folha de cálculo do Microsoft Excel ou um documento Word anexado a uma mensagem de correio electrónico. Um ficheiro que não esteja armazenado numa pasta de correio electrónico não pode ser arquivado.

O arquivo automático é um processo composto por dois passos. Em primeiro lugar, activar o arquivo automático. Em segundo lugar, defina as propriedades de arquivo automático para cada pasta que pretende arquivada.

Ao nível da pasta, pode determinar quais os itens são arquivados e frequência são arquivados. Pode arquivar automaticamente pastas individuais, grupos de pastas ou todas as pastas do Outlook. O processo é executado automaticamente sempre que inicia o Outlook. As propriedades de arquivo automático de cada pasta são verificadas pela data e itens antigos são movidos para o ficheiro de arquivo. Itens na pasta Itens eliminados são eliminados.

Várias pastas do Outlook são configuradas com o arquivo automático activado. Estas pastas e os respectivos tempos de antiguidade predefinidos são calendário (6 meses), tarefas (6 meses), diário (6 meses), itens enviados (2 meses) e itens eliminados (2 meses). As pastas a receber, notas, contactos e Rascunhos não são necessário arquivar automaticamente activada automaticamente.

Arquivo vs. exportar

Quando arquiva, os itens originais são copiados para o ficheiro de arquivo e, em seguida, removidos da pasta actual. A estrutura de pastas existente é mantida no novo ficheiro de arquivo. Se existir uma pasta principal acima da pasta que pretende arquivar, a pasta principal é criada no ficheiro de arquivo, mas os itens da pasta principal não são arquivados. Desta forma, existe uma estrutura de pastas idêntica entre o ficheiro de arquivo e a caixa de correio. Pastas permanecem no local após a ser arquivada, mesmo se estiverem vazios.

Quando exporta, os itens originais são copiados para o ficheiro de exportação, mas não são removidos da pasta actual. Além disso, só é possível arquivar um tipo de ficheiro, um ficheiro de pastas pessoais, mas pode exportar muitos tipos de ficheiros.

Para activar o arquivo automático

  1. No menu Ferramentas , clique em Opções e, em seguida, clique no separador Arquivar automaticamente .
  2. Clique para seleccionar o o arquivo automático a cada caixa de verificação. Se pretende eliminar itens expirados, clique para seleccionar o Eliminar itens expirados ao arquivar automaticamente (apenas para pastas de correio electrónico) caixa de verificação.
  3. Escreva um número na caixa dias, para especificar o número de vezes que o processo de arquivo automático será executado.
  4. Clique para seleccionar a caixa de verificação Arquivar automaticamente de antes da linha de comandos para ser notificado antes dos itens são arquivados.
  5. Na caixa ficheiro de arquivo predefinido , escreva um nome de ficheiro para os itens arquivados ser transferido para ou clique em Procurar para seleccionar uma lista.
  6. Clique em OK para fechar as Opções .
Agora que tiver activado o arquivo automático, tem de definir propriedades de arquivo automático para cada pasta para activar o arquivo automático.

Para definir propriedades de arquivo automático para uma pasta

  1. Na Lista de pastas , clique com o botão direito do rato a pasta que pretende arquivar automaticamente e, em seguida, clique em Propriedades no menu de atalho.
  2. Clique no separador Arquivar automaticamente.
  3. Clique para seleccionar Eliminar itens anteriores para activar o arquivo automático desta pasta e escreva um número na caixa meses .
  4. Clique em Mover itens antigos para especificar um ficheiro para os itens arquivados serão transferidos.
  5. Na caixa Mover itens antigos para , escreva um nome de ficheiro para os itens arquivados, ou clique em Procurar para seleccionar uma lista e, em seguida, clique em OK .
Nota : É tem de activar primeiro o arquivo automático. Para mais informações consulte a secção "Para activar o arquivo automático."

Referências

Para obter mais informações sobre o arquivo automático, clique em Ajuda do Microsoft Outlook no menu de Ajuda escreva como Consigo arquivar no Assistente do Office ou no Assistente de respostas e, em seguida, clique em Procurar para visualizar os tópicos.

Propriedades

Artigo: 239704 - Última revisão: 24 de janeiro de 2014 - Revisão: 1.1
A informação contida neste artigo aplica-se a:
  • Microsoft Outlook 97 Standard Edition
Palavras-chave: 
kbnosurvey kbarchive kbmt kbhowto KB239704 KbMtpt
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Clique aqui para ver a versão em Inglês deste artigo: 239704

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