WD2000:合并或插入数据库时字段文本被截断

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本文内容

症状

当您使用(或插入)包含 NOTES 或 MEMO 字段的数据库执行邮件合并时,只有 NOTES 或 MEMO 字段的前 255 个字符会被合并(或插入)。

备注:您的 NOTES 或 MEMO 字段的名称可能会有所不同;但是如果字段包含的字符多于 255 个,字段文本就会被截断。

原因

此问题是使用"开放式数据库连接"(ODBC) 附加或插入数据库文件时 Word 2000 的一个限制。

替代方法

若要临时解决这个问题,请使用"动态数据交换"(DDE) 连接或插入数据库。要实现这一点,请执行下面适合您情况的步骤。

进行邮件合并

  1. 在您的邮件合并主文档中,请单击工具菜单上的邮件合并
  2. 邮件合并帮助器中,请单击创建,然后单击要进行的邮件合并类型。例如,单击套用信函
  3. 单击活动窗口
  4. 邮件合并帮助器中,单击获取数据,然后单击打开数据源
  5. 打开数据源对话框中,执行下列步骤:
    1. 文件类型框更改为您的数据库类型。例如,如果数据库是 Access 数据库,则将文件类型框更改为"MS Access 数据库 (*.mdb, *.mde)"。
    2. 选中选择方法复选框。
    3. 查找范围框更改为数据库文件所在的文件夹。例如,将查找范围框更改为"C:\Program Files\Microsoft Office\Office\Samples?±文件夹。
    4. 单击数据库文件。例如,单击 Northwind.mdb 数据库。
    5. 单击打开
  6. 确认数据源对话框中,单击"通过 DDE 的 MS Access 数据库 (*.mdb, *.mde) ",然后单击确定
按照正常情况继续进行邮件合并。

插入数据库

  1. 在 Word 文档中,指向视图菜单上的工具栏,然后单击数据库
  2. 数据库工具栏上,单击插入数据库
  3. 单击获取数据
  4. 打开数据源对话框中,执行下列步骤:
    1. 文件类型更改为您的数据库类型。例如,如果数据库是 Access 数据库,则将文件类型框更改为"MS Access 数据库 (*.mdb, *.mde)"。
    2. 选中选择方法复选框。
    3. 查找范围框更改为数据库文件所在的文件夹。例如,将查找范围框更改为"C:\Program Files\Microsoft Office\Office\Samples"文件夹。
    4. 单击数据库文件。例如,单击 Northwind.mdb 数据库。
    5. 单击打开
  5. 确认数据源对话框中,单击"通过 DDE 的 MS Access 数据库 (*.mdb, *.mde)",然后单击确定

    备注:可能还需要在选择表对话框中选择表。
  6. 数据库对话框中,单击插入数据
  7. 插入数据对话框中,选择需要的记录范围;例如,单击全部,然后单击确定

解决方案

若要在插入数据库或在 Word 邮件合并中使用数据库时增加字段的 ODBC 字符限制,请使用下列任一修补程序:

修补程序 1:将 ODBC 字段字符限制增加到 50,000

现在 Microsoft 提供了一个支持的修补程序,但是该程序只会修正在本文中说明的问题。只能将它应用于出现这一特定问题的系统。对此修补程序可能还有其他一些测试。因此,如果此问题对您的影响不大,Microsoft 建议您等待一段时间,下一个 Office 2000 Service Pack 将包含此修补程序。

若要立即解决这一问题,请与 Microsoft 产品支持服务联系以获取该修补程序。有关 Microsoft 产品支持服务电话号码和支持费用信息的完整列表,请访问下面的 Microsoft Web 站点:
http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=fh;EN-US;CNTACTMS
备注:特殊情况下,如果 Microsoft 支持专业人员确定只有专门更新才能解决您的问题,可免收支持电话的费用。对于不需要进行专门更新的问题以及其他支持查询,将正常收取费用。

该修补程序的英文版应具有如下文件属性或更新的属性:
日期       时间   版本        大小     文件名
   ---------------------------------------------------------
11-JUN-2002  03:35  n/a      4,001,944  Winword.msp
11-JUN-2002  05:09  n/a      4,681,888  Winword_admin.msp
安装该修补程序之后,此修补程序的英文版本将具有下表所列的文件属性(或更新的属性)。这些文件的日期和时间按协调通用时间 (UTC) 列出。查看文件信息时,它将转换为本地时间。要查找 UTC 与本地时间之间的时差,请使用"控制面板"的"日期和时间"工具中的时区选项卡
日期       时间   版本        大小     文件名
   -------------------------------------------------------
07-JUN-2002  14:37  9.0.0.6604  8,818,740   Winword.exe 

重要说明:通过使用开放式数据库连接 (ODBC) 来连接或插入数据库文件时的限制已对 Microsoft Office 2000 Service Release 1 (SR-1) 增加到每字段 50,000 个字符。不过,如果字段中的字符数据超过 50,000 个,该字段的文本仍将被截断。

修补程序 2:将 ODBC 字段字符限制增加到 2,550

若要解决此问题,请获取 Microsoft Office 2000 Service Release 1/1a (SR-1/SR-1a)。

若要获取 SR-1/SR-1a,请单击 下列文章编号,查看 Microsoft 知识库文章:
245025 OFF2000:如何获得和安装 Microsoft Office 2000 SR-1/SR-1a 更新程序
重要说明:通过使用开放式数据库连接 (ODBC) 来连接或插入数据库文件时的限制已对 Microsoft Office 2000 Service Release 1 (SR-1) 增加到每字段 2,550 个字符。不过,如果字段中的字符数据超过 2,550 个,该字段的文本仍将被截断。

状态

Microsoft 已经确认这是在本文开头列出的 Microsoft 产品中存在的问题。插入数据库或在 Word 邮件合并中使用数据库时 NOTES 和 MEMO 字段的 ODBC 限制已经根据本文的"解决方案"一节中说明的修补程序进行了增加。

更多信息

有关邮件合并的附加信息,请单击下列文章编号,查看相应的 Microsoft 知识库文章:
211190 HOW TO:如何在 Word 2000 中使用 Microsoft Access 2000 数据
212322 WD2000:How to Design and Set Up Mail Merge Data(WD2000:如何设计和设置邮件合并数据)
212034 WD2000:How to Create Mailing Labels Using Mail Merge(WD2000:如何使用邮件合并创建邮件标签)
212017 WD2000:How to Create Envelopes Using Mail Merge(WD2000:如何使用邮件合并创建信封)

属性

文章编号: 242072 - 最后修改: 2006年4月17日 - 修订: 2.0
这篇文章中的信息适用于:
  • Microsoft Word 2000 标准版
关键字:?
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