Speicherplatz auf der Festplatte gewinnen ? Outlook-Postfach aufräumen

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Schritt für Schritt
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Problembeschreibung

Mein Outlook 2010 startet langsamer, zudem nimmt die PST-Datei sehr viel Speicherplatz ein. Wie kann ich mein Outlook-Postfach entschlacken?

Lösung

Outlook-Postfach aufräumen

Zu den speicherhungrigsten und größten Dateien auf Ihrer Festplatte gehört vermutlich Ihre persönliche Outlook-PST-Datei. Sofern Sie Ihr Postfach nicht regelmäßig säubern und pflegen, kann diese Datei schnell 1 GByte oder mehr Daten umfassen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihr Postfach systematisch entschlacken. Das schafft Platz auf der Festplatte und beschleunigt die Arbeit mit Outlook.

Hinweis: Exemplarisch werden die nachfolgenden Tipps mit Outlook 2010 dargestellt. Der letzte der drei Tipps lässt sich auch mit Outlook 2007 und Outlook 2003 nachvollziehen.



Einzelne E-Mail-Postfächer schnell aufräumen

Outlook 2010 bietet eine neue Funktion, die es Ihnen sehr einfach macht, redundante E-Mails in bestimmten Ordnern oder auch im übergeordneten Posteingang zu finden und zu löschen.

Hinweis: Dieser Tipp gilt ausschließlich für Outlook 2010.



1. Starten Sie Outlook 2010, aktivieren Sie im linken Navigationsbereich einen Ordner, der viele E-Mail-Ein- oder Ausgänge enthält, oder bleiben Sie im Hauptordner Posteingang. Klicken Sie im Menübereich auf Aufräumen.

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2. Klicken Sie im Klappmenü auf den Eintrag Ordner- und Unterordner aufräumen.

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3. Outlook blendet eine Sicherheitsabfrage ein. Sie können auf Einstellungen klicken, um dann im folgenden Dialogfeld beispielsweise den Zielordner für die nachfolgend gelöschten E-Mails zu ändern. Das ist in der Regel aber nicht nötig. Klicken Sie stattdessen auf Ordner aufräumen.

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4. Outlook beginnt sofort mit den Aufräumarbeiten.

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5. Kontrollieren Sie im Anschluss den Ordner Gelöschte Objekte, bevor Sie diesen ganz leeren, indem Sie diesen danach mit der rechten Maustaste anklicken und dann auf Ordner leeren klicken.

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Postfach systematisch aufräumen

Zudem bietet Ihnen Outlook 2010 die Möglichkeit, Ihr Postfach systematisch zu säubern, indem Sie zunächst bestimmen, welche Ordner wie viel Speicherplatz belegen und dann sehr genau auswählen, welche E-Mails bei den Aufräumarbeiten gelöscht werden sollen.

Bitte beachten Sie, dass Sie das nachfolgend dargestellte Vorgehen für unterschiedliche Outlook-Datendateien separat ausführen müssen.



1. Starten Sie Outlook und klicken Sie im Menübereich auf den Eintrag Datei.

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2. Klicken Sie im Dialogfeld Kontoinformationen auf die Schaltfläche Tools zum Aufräumen.

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3. Im Klappmenü klicken Sie auf Postfachbereinigung.

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4. Klicken Sie im Dialogfeld Postfach aufräumen zunächst auf die Schaltfläche Postfachgröße anzeigen, um zu ermitteln, welche Ordner am meisten Speicherplatz belegen.

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5. Kontrollieren Sie dann den Speicherplatzbedarf einzelner Ordner, merken Sie sich bitte die Ordner mit dem größten Speicherbedarf, und klicken Sie dann auf Schließen.

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6. Zurück im Dialogfeld Postfach aufräumen können Sie nun über eine Suchfunktion alte E-Mails ermitteln lassen oder E-Mails, die eine bestimmte Größe überschreiten. Sie können auch beide Suchfunktionen nacheinander ausführen. Die ermittelten E-Mails bieten sich meist zum Löschen an. Da beide Suchvorgänge ähnlich funktionieren, wird im Folgenden das Ermitteln älterer E-Mails beschrieben. Klicken Sie dazu mit der Maus in das Kontrollkästchen für Elemente suchen, die älter sind als.

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7. Korrigieren Sie im Anschluss nach Belieben den Wert für Tage oder belassen Sie die Voreinstellung 90.

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8. Klicken Sie dann auf Suchen.

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9. Outlook ermittelt sofort eine Liste möglicher Löschkandidaten. Bei einer sehr umfangreichen Trefferliste können Sie die Suche weiter verfeinern. Sie können dafür beispielsweise auf den Menüeintrag Weitere Optionen klicken, um E-Mails mit bestimmten Eigenschaften ein- oder auszuschließen.

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10. Outlook stellt Ihnen dafür entsprechende Kategorien zur Verfügung. Beispielsweise können Sie bestimmen, dass ausschließlich E-Mails mit oder ohne Anhang in die Suche einbezogen werden.

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11. In vielen Fällen sinnvoller ist die Auswahl der Löschkandidaten nur in bestimmten Ordnern. Klicken Sie dafür im rechten Bereich auf den Ordner Durchsuchen.

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12. Markieren Sie nun die Ordner, die Sie in die Suche einschließen möchten, mit einem Mausklick.

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13. Belassen Sie die Markierung bei Unterordnung durchsuchen im unteren Bereich.

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14. Klicken Sie auf OK.

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15. Klicken Sie dann auf Suche starten.

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16. Im unteren Bereich sehen Sie kurze Zeit später die Trefferliste der E-Mails, die Ihren Auswahlkriterien entsprechen. Um diese einzeln zu löschen, markieren Sie einen E-Mail-Eintrag und betätigen die [Entf]-Taste. Um den Inhalt einer E-Mail vor dem Löschen zu kontrollieren, können Sie diese per Doppelklick öffnen. Um alle E-Mails der Liste auf einmal zu löschen, markieren Sie die komplette Trefferliste über die Tastenkombination [STRG] + [A] und betätigen dann die [Entf]-Taste.

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E-Mails mit großen Dateianhängen schnell finden

Vor allem E-Mails mit großen Dateianhängen blähen die Outlook-Datendatei auf. Wenn Sie solche E-Mails nicht mehr benötigen, sollten Sie die sofort löschen ? übrigens nicht nur im Posteingang, sondern auch im Ordner Gesendete Objekte.

Wie auch frühere Outlook-Versionen bietet Ihnen Outlook 2010 eine komfortable Möglichkeit, E-Mails mit großen Dateianhängen schnell zu finden und bei Bedarf zu löschen.



1. Starten Sie Outlook, und klicken Sie im linken Navigationsbereich auf den kleinen Pfeil vor Suchordner.

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2. Klicken Sie auf den Eintrag Große Nachrichten.

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3. Im mittleren Bereich sehen Sie nun Ihre größten E-Mails aus Posteingang und dem Ordner Gesendete Objekte, wobei die Mails mit den größten Anhängen oben stehen. Wählen Sie hier aus, welche der Objekte Sie löschen möchten, um Speicherplatz einzusparen.

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Informationsquellen

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Eigenschaften

Artikel-ID: 2453019 - Geändert am: Mittwoch, 19. Februar 2014 - Version: 2.0
Die Informationen in diesem Artikel beziehen sich auf:
  • Microsoft Office Outlook 2003
  • Microsoft Office Outlook 2007
  • Microsoft Outlook 2000 Standard Edition
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kbstepbystep KB2453019
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