如何在 Office 365想使用【訴訟暫止】功能保留郵件紀錄？（一點通系列 - MVP 撰寫）

最近公司同事要離職，想要讓該名同事信箱刪除的項目，例如電子郵件訊息、行事曆項目、工作和其他信箱，保留在 Microsoft Exchange 資料中心的伺服器上，該如何做設定？

我們可以透過【訴訟暫止】功能，當信箱處於訴訟暫止狀態時，如果使用者變更某個信箱項目的屬性，Microsoft Exchange 就會保留該項目的未更改副本。請注意 Office 365 方案 E 才具備此功能。

啟用或停用【訴訟暫止】功能

1. 以管理員身分登入 Office 365，選擇 Exchange 分類下的【選項】。





2. 在 Exchange 控制台中，選取【管理我的組織】，網頁左邊選擇【使用者與群組】，點選【信箱】。

3. 選取要啟用【訴訟暫止】狀態的信箱，按【詳細資料】。





4. 此時出現【信箱】頁面，在【信箱功能】中，選擇【訴訟暫止】，按【啟動】。





5. 此時出現【訴訟暫止】網頁，您可以設定以下欄位資料，這些資料會出現在使用者信箱，需使用 Outlook 2010 才能看到：

(1) 附註：告知使用者信箱已設定訴訟暫止。

(2) URL：提供網站網址，以便提供有關信箱訴訟暫止的相關資訊或指引。

(3) 輸入完成後按【確定】。





6. 此時【訴訟暫止】狀態是【啟用 - 擱置】，請按【儲存】生效設定。





7. 出現警告視窗，說明可能需要 60 分鐘才會生效，按【關閉】。





8. 如果您要停用【訴訟暫止】狀態，一樣在【信箱功能】下，選擇【訴訟暫止】按【停用】，設定完成後按【儲存】。




查詢訴訟暫止的信箱

1. 管理員身分登入 Office 365，切換到 Exchange 控制台。

2. 在 Exchange 控制台中，選取【管理我的組織】，網頁左邊選擇【使用者與群組】，點選【信箱】。

3. 在【選取檢視】選取 【訴訟暫止的信箱】，會搜尋出訴訟暫止狀態的信箱結果。





查詢訴訟暫止的信箱暫止狀態時間

1. 在 Exchange 控制台中，選取【管理我的組織】，網頁左邊選擇【使用者與群組】，點選【信箱】。

2. 選擇您要查看的信箱，按【詳細資料】。

3. 在【信箱功能】下，選擇【訴訟暫止】按【編輯】。





4. 在【訴訟暫止】網頁上會顯示【保留時間】以及【設定保留者】。