Cómo crear un documento Word para Mac combinación utilizando datos de Excel

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Resumen

En este artículo explica cómo crear una combinación de datos simple (combinar correspondencia) utilizando los datos que se almacenan en un libro de Microsoft Excel. Siguiendo estas instrucciones, puede crear una carta (documento principal), seleccione el documento de datos de Excel y la información de los dos documentos en un tercer documento de combinación.

Más información

El siguiente es información general sobre el formato apropiado para una hoja de cálculo Microsoft Excel que puede utilizar como un documento de datos en una combinación de datos de Microsoft Word simple.

Insertar los datos en la primera hoja del libro de Excel. Los datos pueden estar en un rango con nombre; sin embargo, para esta combinación simple, es mejor si la hoja de cálculo contiene sólo los datos para la combinación.

Iniciar los datos en la primera fila de la primera columna. En la primera fila de datos (la fila de encabezado), insertar los nombres de campo que se utilizará para hacer referencia a las distintas columnas de datos. Los nombres de campo deben ser libres de puntuación y deben constar de una sola palabra por campo. Cada columna que contiene datos debe tener un nombre de campo en la parte superior de esa columna.

Ejemplo:
   A1:FName B1:LName C1:Address1   D1:Address2
   A2:Jeff  B2:Smith C2:1401 A St. D2:Apt. 5
				
TIP : recuerde que es fácil combinar información de campos independientes en un documento de combinación. Sin embargo, es difícil separar la información de un campo. Por tanto, cuando se crea un documento de datos, crear tantos campos como resulta práctico crear. Por ejemplo, desea que el nombre primero en un campo independiente del apellido, para que sea fácil ordenar los registros en el documento de datos por apellido. Mantener el nombre y apellido separados también facilita fáciles de usar sólo el nombre en un saludo.

Después de crear y guardar el documento de datos en Microsoft Excel, siga estos pasos para crear una carta y realizar una combinación de datos.

Crear el documento principal

Para crear el documento principal, siga estos pasos:
  1. Inicie Microsoft Word 2001 haciendo doble clic en el icono de Microsoft Word.
  2. En la Galería de proyectos , haga clic en Documento de Word .

    El punto de inserción ahora está intermitente en Document1. Ello indica que Documento1 es el documento activo.
  3. En el menú Herramientas , haga clic en Administrador de combinación de datos .

    El Administrador de combinación de datos aparece en la pantalla.
  4. En el Administrador de datos principal , haga clic en crear y, a continuación, haga clic en cartas .

Seleccione el origen de datos

Para seleccionar el origen de datos, siga estos pasos:
  1. En el Administrador de combinación de datos , haga clic en Obtener datos y, a continuación, haga clic en Abrir origen de datos .
  2. Buscar y seleccionar el archivo de Excel que contiene los datos y, a continuación, haga clic en Abrir . Puede aparecer el cuadro de diálogo Abrir libro . Si el libro de datos tiene datos sólo en la hoja 1, haga clic en Aceptar . Si los datos no están en la hoja 1, seleccione la hoja que contiene los datos y, a continuación, haga clic en Aceptar . También puede especificar un rango de celdas, pero se recomienda que tenga los datos de combinación en una hoja independiente que no tiene ningún otro dato.

Modificar el documento principal

El punto de inserción se encuentra ahora en Document1 (es decir, Documento1 es el documento activo), y se muestra el Administrador de combinación de datos.

Para modificar el documento principal (Documento1, en este caso), siga estos pasos:
  1. Escriba algún texto en el documento.
  2. Haga clic donde desee insertar el primer campo. En el Administrador de combinación de datos , en Campos , arrastre el nombre de campo que desea utilizar en el documento principal.

    Repita los pasos 1 y 2 tantas veces como sea necesario para crear el texto correspondiente y para insertar los campos de combinación que desee en el documento principal.

    Nota : al combinar datos, puede utilizar tan pocos campos de datos o tantos campos de datos que necesita y se pueden utilizar en cualquier orden. Además, cada campo puede utilizarse más de una vez.
  3. Para guardar el documento principal, haga clic en Guardar o Guardar como en el menú archivo .

    TIP : al guardar el documento principal, use un nombre que identifique este documento como documento principal (por ejemplo, nombre al archivo "My principal Document"). Guarde el documento en la misma ubicación (carpeta) que el documento de datos.

Combinar el documento principal y el documento de datos

Para combinar el documento principal y el documento de datos, haga clic en A nuevo documento en el Administrador de combinación de datos . Así se crea un documento nuevo que contiene los resultados de la combinación. Este nuevo documento se puede imprimir, guardar o eliminado sin que afecte al documento principal o el documento de datos.

TIP : después de crear una combinación sencilla que funciona correctamente, puede cambiar elementos en el documento principal, uno en uno, para aumentar la complejidad de la combinación. Para probar la combinación de errores, combinar los datos después de cada cambio que realice.

Referencias

Para obtener más información acerca de la combinación de datos, haga clic en el Ayudante , escriba datos combinación datos , haga clic en Buscar y, a continuación, haga clic en un tema para.

Nota Si el Ayudante está oculto, haga clic en el Ayudante de Office en la barra de herramientas estándar.

Propiedades

Id. de artículo: 275015 - Última revisión: lunes, 29 de enero de 2007 - Versión: 5.3
La información de este artículo se refiere a:
  • Microsoft Word 2004 for Mac
  • Microsoft Word X para Macintosh
  • Microsoft Word 2001 para Macintosh
  • Microsoft Excel 2004 for Mac
  • Microsoft Excel X para Macintosh
  • Microsoft Excel 2001 para Macintosh
Palabras clave: 
kbmt kbfaq kbinfo kbmerge KB275015 KbMtes
Traducción automática
IMPORTANTE: Este artículo ha sido traducido por un software de traducción automática de Microsoft (http://support.microsoft.com/gp/mtdetails) en lugar de un traductor humano. Microsoft le ofrece artículos traducidos por un traductor humano y artículos traducidos automáticamente para que tenga acceso en su propio idioma a todos los artículos de nuestra base de conocimientos (Knowledge Base). Sin embargo, los artículos traducidos automáticamente pueden contener errores en el vocabulario, la sintaxis o la gramática, como los que un extranjero podría cometer al hablar el idioma. Microsoft no se hace responsable de cualquier imprecisión, error o daño ocasionado por una mala traducción del contenido o como consecuencia de su utilización por nuestros clientes. Microsoft suele actualizar el software de traducción frecuentemente.
Haga clic aquí para ver el artículo original (en inglés): 275015

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