Información sobre la migración manual del contenido de SharePoint Online

Introducción

La eliminación es la capacidad de mover datos de Microsoft 365 a recursos compartidos de archivos o a un equipo local. Este es un proceso manual. En este documento se describen los pasos para guardar una biblioteca de documentos de SharePoint o mostrar contenido de un entorno de SharePoint Online en recursos compartidos de archivos o en un equipo local.

En este documento se describen los siguientes escenarios de archivo de SharePoint Online:

• El administrador o el propietario del sitio archiva el contenido de una biblioteca de documentos de SharePoint Online. Este es un proceso manual cuando se usa SharePoint Online.
• El administrador o el propietario de la lista archiva el contenido de una lista de SharePoint. Este es un proceso manual cuando se usa SharePoint Online.
• El administrador o el propietario de la lista archiva la siguiente información de una lista de SharePoint en Outlook: elementos de calendario, elementos de contacto, bibliotecas de documentos, listas de discusión y tareas.

En este documento no se tratan los siguientes escenarios:

• Migración de contenido de SharePoint desde SharePoint Online a una instalación local de SharePoint: la transferencia de contenido entre SharePoint Online y las instalaciones locales de SharePoint no se admite en esta versión de SharePoint Online.
• Conservación de propiedades, funciones y relaciones de contenido de lista: el contenido de la lista de SharePoint se puede archivar en formato de hoja de cálculo o tabla de base de datos. Estas hojas de cálculo o tablas contienen el contenido de la lista de SharePoint. Sin embargo, no se conservan las propiedades, los permisos, la funcionalidad y las relaciones entre las distintas tablas y el contenido de la tabla.

Procedure

Archivar contenido de la biblioteca de documentos de SharePoint Online

Si desea migrar una gran cantidad de archivos de SharePoint Online, se recomienda sincronizar las bibliotecas o carpetas. A continuación, puede usar Explorador de archivos en el equipo (o Finder en un Equipo Mac) para mover los archivos a la nueva ubicación. Para obtener más información sobre cómo sincronizar archivos de SharePoint, vea Sincronizar archivos de SharePoint con el nuevo cliente de Sincronización de OneDrive.

Si desea migrar solo algunos archivos a otra biblioteca de documentos de SharePoint Online, puede hacerlo en el explorador. Para obtener más información, vea Mover o copiar archivos en SharePoint.

También puede usar Abrir con el Explorador para migrar archivos a una nueva ubicación. Para obtener más información, vea Copiar o mover archivos de biblioteca mediante Abrir con el Explorador.

Las bibliotecas de documentos de SharePoint pueden contener muchos tipos de archivos y SharePoint mantiene información sobre cada archivo que SharePoint almacena. La mayoría de esta otra información no se conserva cuando se descargan los archivos. Por ejemplo, la siguiente información no se incluye cuando se descarga un archivo:

• Propiedades del documento
• Permisos de acceso a archivos
• Vínculos relativos entre archivos
• Información del flujo de trabajo
• Información de control de versiones
• Plantillas

Archivar lista de SharePoint

Para archivar el contenido de la biblioteca de documentos de SharePoint Online, debe poder conectarse a los sitios de SharePoint Online de su organización. La persona que archiva el contenido de la lista de SharePoint debe tener instalado Excel 2010 o Excel 2013.

Los siguientes tipos de listas de SharePoint se pueden vincular a Outlook:

• Calendario
• Contactos
• Tareas
• Bibliotecas de documentos
• Discusión
• Listas

Para archivar datos de lista de SharePoint en Excel, siga estos pasos:

1. Vaya a la lista de SharePoint.

2. En la pestaña LISTA o BIBLIOTECA , haga clic en Exportar a Excel.

3. Seleccione Abrir.

4. En Importar datos, seleccione dónde desea colocar los datos (si es aplicable). La lista se exporta a Excel.

5. Puede guardar el archivo en el directorio local.

6. Repita este proceso para cada lista de SharePoint.

   Nota:

   Este proceso guardará las entradas de una lista. El contenido real, como archivos y datos adjuntos, no se guardará cuando use este método.

Para archivar una lista de calendarios de SharePoint en Outlook, siga estos pasos:

1. Vaya al calendario de SharePoint que se va a archivar.
2. Haga clic en la pestaña CALENDARIO y, a continuación, haga clic en Conectarse a Outlook.
3. En el menú Acciones , haga clic en Conectarse a Outlook y, en el cuadro de diálogo Outlook, haga clic en Sí. El calendario se guarda en Outlook.

Para archivar una lista de contactos de SharePoint en Outlook, siga estos pasos:

1. Vaya a la lista Contacto de SharePoint.
2. Haga clic en LISTAy, a continuación, haga clic en Conectarse a Outlook.
3. En el cuadro de diálogo Outlook, haga clic en Sí. La lista Contacto se guarda en Outlook.

Para archivar una lista de tareas de SharePoint, siga estos pasos:

1. Vaya a la lista Tareas de SharePoint.
2. Haga clic en LISTAy, a continuación, haga clic en Conectarse a Outlook.
3. En el cuadro de diálogo Outlook, haga clic en Sí. La lista Tareas se guarda en Outlook.

Para archivar bibliotecas de documentos de SharePoint en Outlook, siga estos pasos:

1. Vaya a la biblioteca de documentos de SharePoint.
2. En la cinta de opciones, haga clic en BIBLIOTECAy, a continuación, haga clic en Conectarse a Outlook.
3. En el cuadro de diálogo Outlook, haga clic en Sí. La biblioteca se guarda en Outlook.

Para archivar una lista del Panel de discusión de SharePoint en Outlook, siga estos pasos:

1. Vaya a la lista De discusión de SharePoint.
2. En la pestaña BIBLIOTECA , haga clic en Conectarse a Outlook.
3. En el cuadro de diálogo Outlook, haga clic en Sí. La biblioteca se guarda en Outlook.

El cliente de sincronización de OneDrive para la Empresa es una opción adicional que proporciona la funcionalidad para desconectar los elementos de SharePoint y guardarlos en el equipo local. Para obtener más información sobre cómo usar el cliente de sincronización de OneDrive para la Empresa, vaya al siguiente sitio web de Microsoft:

Sincronizar archivos con el cliente de sincronización de OneDrive en Windows

Limitaciones conocidas

El contenido de la lista de SharePoint debe exportarse a Excel o a una base de datos de Access. Las listas simples se pueden exportar a Excel. Sin embargo, si el contenido de una sola celda supera el límite máximo de tamaño de celda de Excel de 32 767 caracteres, se pierde la información que supera ese máximo. Si las listas contienen celdas grandes, debe exportar a Access.

Las listas de SharePoint se usan para hospedar datos complejos, como wikis y blogs. Estos formularios de datos complejos constan de varias tablas. Por ejemplo, las tablas de blog son las siguientes: categorías, publicaciones, comentarios, vínculos y otros blogs. Para obtener los mejores resultados, exporte wikis y blogs a Access. Cuando se exportan wikis y blogs a Access, cada una de estas tablas se exporta correctamente. Sin embargo, se pierden todas las propiedades, permisos y relaciones entre tablas y contenido.

Al exportar datos de lista a Access o Excel, se guardarán los datos de lista. Sin embargo, los datos adjuntos y los documentos de la lista no se archivarán. Para archivar datos adjuntos y documentos, siga las instrucciones de la sección "Archivo de contenido de la biblioteca de documentos de SharePoint Online".

Recursos adicionales

Para obtener más información sobre cómo usar y solucionar problemas de "Abrir con el Explorador", vea Cómo usar el comando "Abrir con el Explorador" para solucionar problemas en SharePoint Online.

Para obtener más información sobre cómo sincronizar una lista de SharePoint 2010 mediante Access 2010, vea Sincronizar una lista de SharePoint 2010 con Access 2010.

Más información

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