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INTRODUCCIÓN

Offboarding es la capacidad para mover datos desde Microsoft Office 365 a los archivos compartidos o a un equipo local. Esto es un proceso manual. Este documento describe los pasos para guardar un contenido de lista o biblioteca de documentos de Microsoft SharePoint desde un entorno de Microsoft SharePoint Online a los archivos compartidos o a un equipo local.

Este documento trata los siguientes escenarios de archiving de SharePoint Online:
  • El contenido de una biblioteca de documentos de SharePoint Online de los archivos de administrador o propietario del sitio. Se trata de un proceso manual, cuando se utiliza SharePoint Online.
  • Administrador o propietario de la lista de los archivos el contenido de una lista de SharePoint. Se trata de un proceso manual, cuando se utiliza SharePoint Online.
  • Administrador o propietario de la lista archivos de la siguiente información de una lista de SharePoint para Microsoft Office Outlook:
    • Elementos del calendario
    • Elementos de contacto
    • Bibliotecas de documentos
    • Listas de discusión
    • Tareas
Este documento no cubre los siguientes escenarios:
  • Migración de contenido de SharePoint desde SharePoint Online a una instalación de SharePoint local: transferir contenido entre SharePoint Online y de las instalaciones locales de SharePoint no es compatible con esta versión de SharePoint Online.
  • Conservación de las propiedades de contenido de la lista, la funcionalidad y las relaciones: contenido de la lista de SharePoint se puede archivar en formato de tabla de hoja de cálculo o base de datos. Estas hojas de cálculo o tablas contienen el contenido de la lista de SharePoint. Sin embargo, no se conservan las propiedades, permisos, funcionalidad y las relaciones entre las distintas tablas y contenido de la tabla.

PROCEDIMIENTO

Archivar el contenido de la biblioteca de documentos SharePoint Online

Para archivar el contenido de la biblioteca de documentos SharePoint Online, debe ser capaz de conectarse a sitios de SharePoint Online de su organización. Puede descargar el contenido de la biblioteca de documentos y guardarlos como lo haría con cualquier otro archivo. Los administradores de SharePoint en línea puede ver, descargar y guardar el contenido de la biblioteca de documentos en sitios de SharePoint Online de su organización. Los propietarios de sitios pueden ver, descargar y guardar todos los contenido de la biblioteca de documentos de sitios para los que tengan permisos de administrador.

Para archivar el contenido de la biblioteca de documentos, siga estos pasos:
  1. Cree una carpeta local para guardar el contenido de la biblioteca de documentos a.
  2. Vaya a la biblioteca de documentos de SharePoint.
  3. En la cinta de Office, seleccione Bibliotecay, a continuación, haga clic en Abrir con el Explorador de Windows.
  4. En el Explorador de Windows, busque la carpeta Documentos compartidos que contiene los archivos que desea guardar.
  5. Seleccione los archivos para guardar, haga clic en los archivos seleccionados y, a continuación, haga clic en Copia.
  6. Haga clic en la carpeta en la que desea guardar los archivos y, a continuación, haga clic en Pegar.
  7. Repita este proceso para cada biblioteca de documentos de SharePoint.

    Nota Si la configuración del explorador de Windows muestra los archivos y carpetas ocultos, verá las carpetas ocultas en la estructura de archivos de biblioteca de documentos. Estas carpetas contienen páginas ASPX y pueden pasar por alto.
Bibliotecas de documentos de SharePoint pueden contener muchos tipos de archivos, y SharePoint Team Services mantiene información acerca de cada archivo que almacena de SharePoint. La mayor parte de esta otra información no conservan cuando se descargan los archivos. Por ejemplo, no conserva la información siguiente cuando se descarga un archivo:
  • Propiedades del documento
  • Permisos de acceso de archivo
  • Enlaces relativos entre archivos
  • Información de flujo de trabajo
  • Información de control de versiones
  • Plantillas

Archivo de lista de SharePoint

Para archivar el contenido de la biblioteca de documentos SharePoint Online, debe ser capaz de conectarse a sitios de SharePoint Online de su organización. La persona que archivar el contenido de la lista de SharePoint debe tener Microsoft Office Excel 2010 o Microsoft Office Access 2010 instalado.

Los siguientes tipos de listas de SharePoint se pueden vincular a Outlook:
  • Calendario
  • Contactos
  • Tareas
  • Bibliotecas de documentos
  • Discusión
  • Listas
Para archivar los datos de la lista de SharePoint a Excel de Office, siga estos pasos:
  1. Vaya a la lista de SharePoint.
  2. En la cinta de Office, seleccione Lista o Bibliotecay, a continuación, haga clic en Exportar a Excel.
  3. Seleccione Abierto.
  4. Bajo Importar datos, seleccione dónde desea colocar los datos (si es aplicable). La lista se exporta a Excel.
  5. Puede guardar el archivo en su directorio local.
  6. Repita este proceso para cada lista de SharePoint.

    NotaEste proceso guardará la información en una lista. El contenido real como archivos y datos adjuntos no se guardarán cuando se utiliza este método.
Para archivar los datos de la lista de SharePoint a Office Access, siga estos pasos:
  1. Vaya a la lista de SharePoint.
  2. Seleccione Lista o Biblioteca, y, a continuación, haga clic en Vista Hoja de datos.
  3. En la cinta de Office, haga clic en Mostrar panel de tareas.
  4. Seleccione Exportar a Access, seleccione una base de datos nueva o existente y, a continuación, haga clic en ACEPTAR. Se exporta la lista a Access.
  5. Puede guardar el archivo en su directorio local.
  6. Repita este proceso para cada lista de SharePoint.

    NotaEste proceso guardará la información en una lista. El contenido real como archivos y datos adjuntos no se guardarán cuando se utiliza este método.
Para archivar una lista de calendario de SharePoint para Office Outlook 2010, siga estos pasos:
  1. Desplácese hasta el calendario de SharePoint que se archivarán.
  2. En la cinta de Office, seleccione Calendarioy, a continuación, seleccione Conectar con Outlook.
  3. En el Acciones menú, haga clic en Conectar con Outlooky en el cuadro de diálogo de Microsoft Office Outlook, haga clic en . El calendario se guarda en Outlook.
  4. Para quitar el calendario de SharePoint desde Outlook, haga clic en la etiqueta que está asociado con el calendario de SharePoint en la vista de calendario de Outlook y, a continuación, haga clic enEliminar <name of="" calendar=""></name>.
Para archivar una lista de contactos de SharePoint para Office Outlook 2010, siga estos pasos:
  1. Vaya a la lista de contactos de SharePoint.
  2. En la cinta de Office, seleccione Listay, a continuación, seleccione Conectar con Outlook.
  3. En el Acciones menú, haga clic en Conectar con Outlooky en el cuadro de diálogo de Microsoft Office Outlook, haga clic en . La lista de contactos se guarda en Outlook.
  4. Para quitar la lista de contactos de Outlook, haga clic en la carpeta de contactos que está conectada al sitio de SharePoint y, a continuación, haga clic enEliminar <name of="" contacts="" folder=""></name>.
Para archivar una lista de tareas de SharePoint Office Outlook 2010, siga estos pasos:
  1. Vaya a la lista de tareas de SharePoint.
  2. En la cinta de Office, seleccione Listay, a continuación, seleccione Conectar con Outlook.
  3. En el Acciones menú, haga clic en Conectar con Outlooky en el cuadro de diálogo de Microsoft Office Outlook, haga clic en . La lista de tareas se guarda en Outlook.
  4. Para quitar la lista de tareas conectadas de Outlook, haga clic en la carpeta de tareas que está conectada al sitio de SharePoint y, a continuación, haga clic enEliminar <name of="" tasks="" folder=""></name>.
Para archivar las bibliotecas de documentos de SharePoint y Office Outlook 2010, siga estos pasos:
  1. Vaya a la biblioteca de documentos de SharePoint.
  2. En la cinta de Office, seleccione Bibliotecay, a continuación, seleccione Conectar con Outlook.
  3. En el Acciones menú, haga clic en Conectar con Outlooky en el cuadro de diálogo de Microsoft Office Outlook, haga clic en . La biblioteca se guarda en Outlook.
  4. Para quitar la carpeta Documentos compartidos de Outlook, haga clic en la carpeta Documentos compartidos que está conectada al sitio de SharePoint y, a continuación, haga clic enEliminar <name of="" shared="" documents="" folder=""></name>.
Para archivar una lista del panel de discusión de SharePoint para Office Outlook 2010, siga estos pasos:
  1. Vaya a la lista de discusión de SharePoint.
  2. En la cinta de Office, seleccione Bibliotecay, a continuación, seleccione Conectar con Outlook.
  3. En el Acciones menú, haga clic en Conectar con Outlooky en el cuadro de diálogo de Microsoft Office Outlook, haga clic en . La biblioteca se guarda en Outlook.
  4. Para quitar la lista de discusión de Outlook, haga clic en la carpeta Documentos compartidos que está conectada al sitio de SharePoint y, a continuación, haga clic enEliminar <name of="" discussion="" list="" folder=""></name>.
SharePoint Workspace es otra opción que permite tomar elementos de SharePoint sin conexión y guardarlos en el equipo local. Para obtener más información acerca de cómo usar SharePoint Workspace 2010, consulte el siguiente sitio Web de Microsoft:
Introducción a SharePoint Workspace 2010

Limitaciones conocidas

Contenido de la lista de SharePoint debe exportarse a Excel de Office o a una base de datos de Access. Listas sencillas pueden exportarse a Excel. Sin embargo, si el contenido de una sola celda supera el límite de tamaño de celda máximo de Excel de 32.767 caracteres, se pierde la información que se supera ese máxima. Si las listas contienen celdas de gran tamaño, debe exportar a Access.

Listas de SharePoint se utilizan para alojar datos complejos, como wikis y blogs. Estos formularios de datos complejos constan de varias tablas. Por ejemplo, son las siguientes tablas de blog: categorías, entradas, comentarios, vínculos y otros Blogs. Para obtener resultados óptimos, exportar wikis y blogs a Access. Cuando se exportan los wikis y blogs a Access, cada una de estas tablas se exportará correctamente. Sin embargo, todas las propiedades, permisos y las relaciones entre tablas y el contenido se pierden.

Al exportar datos de la lista a Access o Excel, se guardarán los datos de la lista. Sin embargo, no se archiven los datos adjuntos y documentos dentro de la lista. Para archivar los datos adjuntos y documentos, siga las instrucciones en la sección "Contenido de biblioteca de SharePoint de archivo documento en línea".

Recursos adicionales

Para obtener más información acerca de cómo utilizar y solucionar problemas de "Abrir con Explorer", haga clic en el número de artículo siguiente para verlo en Microsoft Knowledge Base:
2629108 Cómo utilizar el comando "Abrir con Explorer" y cómo solucionar problemas con esta opción en SharePoint Online para Office 365
Para obtener más información acerca de la portabilidad de datos en SharePoint Online, visite el siguiente sitio Web de Microsoft:
Portabilidad de datos
Para obtener más información acerca de cómo sincronizar una lista de SharePoint 2010 con Access 2010, visite el siguiente sitio Web de Microsoft:
Sincronizar una lista de SharePoint 2010 con Access 2010


¿Aún necesita ayuda? Vaya a la Comunidad de Office 365 .

Propiedades

Id. de artículo: 2783484 - Última revisión: martes, 05 de marzo de 2013 - Versión: 6.0
La información de este artículo se refiere a:
  • Microsoft Office 365 for enterprises (pre-upgrade)
  • Microsoft Office 365 for small businesses  (pre-upgrade)
  • Microsoft Office 365 for education  (pre-upgrade)
  • Microsoft Office SharePoint Online
Palabras clave: 
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