如何:在 Word 2002 內使用大綱階層建立目錄

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結論

目錄 (TOC) 是專業文件常用的功能,Microsoft Word 2002 可讓您無須使用樣式就建立目錄。

使用 Word 2002 建立目錄時,您一定需要使用標題樣式、自訂樣式或 TC 欄位。現在您可以採用大綱階層來建立目錄,而不會改變文件外觀。內建的標題樣式會套用特定格式,而大綱階層會套用「不顯示」的格式。本文解說如何使用大綱階層建立目錄。


插入目錄欄位



若要使用大綱階層建立目錄,請遵照下列步驟。

若要插入目錄欄位:
  1. 請啟動 Word 然後開啟您的文件。
  2. 在您希望插入目錄的空白段落處按一下。
  3. [插入] 功能表中,指向 [參考],然後按一下 [索引及目錄]
  4. 按一下 [目錄] 索引標籤,然後按一下 [顯示大綱工具列]
  5. [索引及目錄] 對話方塊中,選擇您希望套用至您目錄的選項,然後按一下 [確定]

    您會收到下列訊息:
    若要新增或移除目錄內的項目:

    1. 選擇您文件中的文字。
    2. 按一下工具列中的大綱階層,使文字出現在目錄內。
    注意:若您文件內包含的文字並未標示成包含在目錄內,會在文件中原先想放目錄處收到下列錯誤訊息:
    錯誤!找不到目錄項目。
  6. 按一下 [確定]

建立目錄



請標示您希望以大綱階層納入目錄的文字。您可以使用下列其中一個或多個方法,來標示您希望納入目錄的文字。


使用大綱階層標示文字



  1. 選擇文件中您希望納入目錄的任何文字。
  2. [大綱] 工具列中,選擇您希望在 [大綱階層] 方塊中使用的階層。

    例如,您希望將「遺留字串」標題放進目錄內,請選擇這四個字,然後使用 [大綱] 工具列套用您想採用的層級:
    遺留字串

    現在「遺留末字串」是段落的最末行,且這個段落顯示在此頁最上端。「遺留首字串」是段落的第一行,且這個段落顯示在此頁最末端。
  3. 按一下 [大綱] 工具列中的 [更新目錄] 以更新目錄。
  4. [更新目錄] 對話方塊上,按一下 [更新整個表格],然後按一下 [確定]

使用大綱階層及樣式分隔符號來標示文字



您將大綱階層套用至大段落中選定的文字時,整個段落就會顯示在目錄內。您可以利用樣式分隔符號,將大綱階層套用至段落中的一個字或詞,如此只有一個字或詞或出現在目錄內。如需此項功能的詳細資訊,請參閱本文中〈樣式分隔符號的詳細資訊〉一節。

您必須先將 [樣式分隔符號] 按鈕加至 [格式] 工具列中,才能使用樣式分隔符號的功能。若要這麼做,請遵照下列步驟:
  1. 按一下 [工具] 功能表中的 [自訂]
  2. [指令] 索引標籤上,按一下 [類別] 清單中的 [所有指令]
  3. 選擇 [指令] 清單中的 InsertStyleSeparator,然後將 InsertStyleSeparator 拖曳至 [格式] 工具列。
  4. 按一下 [關閉] 以關閉 [自訂] 對話方塊。


請採下列方法之一使用樣式分隔符號:
  • 將大綱階層套用至導文。若要這麼做,請遵照下列步驟:
    1. 您輸入達想要變更大綱階層的地方時,按一下 [樣式分隔符號] 按鈕。

      您按一下 [樣式分隔符號] 按鈕後,插入點會移至樣式分隔符號右端,這樣您就可以繼續輸入。這樣您就有由樣式分隔符號處理的一段文字。
    2. 請選擇分隔符號左端的文字。在 [大綱] 工具列中,選擇您希望在 [大綱階層] 方塊中使用的階層。
    使用樣式分隔符號,將段落中的一個字或段落加入目錄。若要這樣做,請遵循下列步驟:

    1. 您輸入達段落中想要變更大綱階層的一個字或詞處時,按一下 [樣式分隔符號] 按鈕。

      您按一下 [樣式分隔符號] 按鈕後,插入點會移至樣式分隔符號右端,這樣您就可以繼續輸入。
    2. 輸入您希望納入目錄的文字或段落,接著再次按一下 [樣式分隔符號] 按鈕。
    3. 選擇您希望納入目錄的文字或詞。在 [大綱] 工具列中,選擇您希望在 [大綱階層] 方塊中使用的階層。
    將樣式分隔符號插入至兩個現有段落間。

    您可以在兩個現有段落間使用樣式分隔符號,這樣第一個段落會成為導文並出現在目錄內。第二個段落是剩餘的文字,並不會出現在目錄內。若要這樣做,請遵循下列步驟:
    1. 建立兩個文字段落,將您希望出現在目錄的文字放在第一段,剩餘文字則放在第二段。
    2. 將插入點放在第一段,然後按一下 [樣式分隔符號] 按鈕。

      兩個段落看起來成為一段,第一段末標示的段落成為樣式分隔符號。您現在有一個複合段落,在 [大綱模式] 下顯示為兩個分開的段落,但是印出後成為單一段落。
    3. 請選擇分隔符號左端的文字。在 [大綱] 工具列中,選擇您希望在 [大綱階層] 方塊中使用的階層。

變更或移除目錄內的標題



若要檢視套用的大綱階層,請遵照下列步驟之一:
  • [格式] 功能表中,按一下 [顯示格式][顯示格式] 工作窗格就會顯示。在文件中選擇套用大綱階層的文字。

    請注意,實際的格式化細節會顯示在 [顯示格式] 工作窗格中。(大綱階層顯示在 [段落] 下。)

    -或-
  • 選擇已套用大綱階層的文字。在 [大綱] 工具列中,檢視 [大綱階層] 方塊中套用的大綱階層。

    注意:若 [大綱] 工具列未顯示,請指向 [檢視] 功能表中的 [工具列],然後按一下以選擇 [大綱]
若要變更或移除目錄內的標題,請將新的大綱階層套用至標示的文字。 若要這樣做,請遵循下列步驟:

  1. 選擇標示文字。在 [大綱] 工具列中,選擇您希望在 [大綱階層] 方塊中使用的階層。(按一下 [本文] 以移除大綱階層格式。)
  2. 按一下 [大綱] 工具列中的 [更新目錄] 以更新目錄。
  3. [更新目錄] 對話方塊上,按一下 [更新整個表格],然後按一下 [確定]
注意:若您按一下標準工具列中的 [顯示/隱藏],會看見段落中並沒有特殊的字元指出文字已套用大綱階層,但是標示為大綱階層的文字會出現在文件的目錄內。


樣式分隔符號的詳細資訊



樣式分隔符號是 Microsoft Word 的新功能,樣式分隔符號標記可讓您執行以下工作:

  • 將大綱階層套用至導文,使導文出現在目錄內。
  • 將大綱階層套用至段落中的一個字或句子,如此只有一個字或句子或出現在目錄內。
  • 將標題樣式套用至段落中的一個字或句子,如此只有一個字或句子或出現在目錄內。
  • 將兩個樣式納入單一段落,使導文段落出現在目錄內。
樣式分隔符號是隱藏的段落標記,可用來區分文件中不同的樣式。您檢視非列印字元時,才看得見樣式分隔符號標記。若要檢視樣式分隔符號,請按一下 [工具] 功能表中的 [選項]。在 [檢視] 索引標籤中,按一下以選擇 [格式化標記] 下的 [所有] 核取方塊,然後按一下 [確定]

重要:樣式分隔符號是一種特殊的隱藏段落標記格式。文件若採用 Word 2002 建立,除非您按一下並選擇 [全部顯示] 核取方塊,樣式分隔符號會以相同格式顯示在 Word 2000 和 Microsoft Word 97 中, 若您在舊版 Word 中選擇 [全部顯示] 核取方塊,樣式分隔符號隱藏段落標記會以一般的段落標記顯示,文件也會重新分頁。您可以將可見或不可見的樣式分隔符號視為一般字元來刪除。若您選擇這麼做,分隔符號後的文字應該會採用分隔符號前的文字格式。此外,您使用舊版 Windows 檢視以 Word 2002 建立且有樣式分隔符號的文件時,請勿按下選擇 [全部顯示]

注意:若您以 Windows 2002 版前的舊版 Word 儲存文件,會取消大綱階層功能。


參考

如需建立目錄的詳細資訊,請在 [說明] 功能表上按一下 [Microsoft Word 2002 說明],在 [Office 小幫手] 或 [解答精靈] 中輸入 從大綱建立目錄,然後按一下 [搜尋] 以檢視主題。


如需使用導文強調斜體功能以建立目錄的詳細資訊,請按一下下列文件編號,檢視「Microsoft 台灣知識庫」中的文件:
285059 如何:在 Word 2002 內使用標示文字建立目錄









本文件是根據 Microsoft Knowledgebase 文件編號 Q285050 翻譯的。若要參考原始英文文件內容,請至以下網址:

http://support.microsoft.com/support/kb/articles/Q285/0/50.asp

屬性

文章編號: 285050 - 上次校閱: 2001年11月2日 - 版次: 1.0
這篇文章中的資訊適用於:
  • Microsoft Word 2002 Standard Edition
關鍵字:?
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