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本文内容

概要

目录 (TOC) 是专业文档一个最常见的功能。Microsoft Word 使目录的创建过程更加简单易行:您无需使用样式就可以创建目录,还可以在文本的特定正文中标记某个词或词组,并将该信息添加到目录中。

使用“起始文本标记”功能将标题样式应用于任何起始文本(某个段落或句子中的第一个词或词组),可以生成目录。通过使用“起始文本标记”功能,您可以创建这样的段落:该段的第一部分设置为标题样式并显示在目录中,其余部分是普通文本,不显示在目录中。本文介绍如何使用这一新功能来创建目录。


创建目录

在 Word 中,可以基于段落中的部分文本创建目录,而不必将整个段落包括在内。可以使用“起始文本标记”功能将文本标记为标题样式,使该文本包括在目录中。

要插入目录,请按照下列步骤操作:
  1. 启动 Word,然后打开您的文档。
  2. 单击一个要在其中插入目录的空段落。
  3. 在“插入”菜单上,指向“引用”,然后单击“索引和目录”。

    注意:在 Microsoft Office Word 2007 中,单击“引用”选项卡上“目录”组中的“目录”。然后单击“插入目录”。
  4. 单击“目录”选项卡,然后单击“显示大纲工具栏”。

    注意:在 Word 2007 中,请跳过此步骤。
  5. 在“索引和目录”对话框中,选择要应用于目录的选项,然后单击“确定”。

    注意:在 Word 2007 中,请在“目录”对话框中选择要应用于目录的选项,然后单击“确定”。
注意:如果文档中包含的文本没有标记为要包含在目录中,那么您将在文档中收到以下错误消息,而看不到目录:
错误!未找到目录项。

标记要包括在目录中的文本

下一步是使用起始文本标记将要包括在目录中的文本标记为标题样式。使用以下一种或多种方法标记要包括在目录中的文本。


使用起始文本标记设置标题样式

  1. 在文档中选择要包括在目录中的任何起始文本。例如,可以有这样一个段落:它包括的起始文本用于介绍该段落文本的其余部分。在下面的段落中,如果要在目录中包括介绍性词语“孤行”,请选择该词语,然后继续执行后面的步骤。
    孤行:孤行指一个段落的最后一行单独出现在一页的页首,或一个段落的第一行单独出现在一页的末尾。
  2. 在“格式”工具栏上,单击“样式”框中的下拉箭头,然后选择所需的标题。

    注意:在 Word 2007 中,请在“开始”选项卡上的“样式”组中单击所需的标题样式。
  3. 单击“大纲”工具栏上的“更新目录”以更新目录。

    注意:在 Word 2007 中,请在“引用”选项卡上的“目录”组中单击“更新目录”。
  4. 在“更新目录”对话框中,单击“更新整个目录”,然后单击“确定”。

    注意:在 Word 2007 中,单击“更新目录”对话框中的“更新整个目录”。
如果单击常用工具栏上的“显示/隐藏”,您将会发现段落中没有特殊字符可指示应用于文本的起始文本标记。然而,设置了标题级别的文本将显示在文档的目录中。因为没有使用隐藏的段落标记或其他项目,因此整个过程是紧密相连的。Word 使用一种名为“链接的字符样式”的新基础功能来实现此目的。

应用于文档起始部分的标题样式显示为标题样式,但它实际上是一个链接的字符样式。在 Word 2002 及更高版本中,在将段落样式应用于段落的子集时,将出现以下情况:
  • 将创建隐藏的字符样式,该样式的字符属性和要应用的段落样式的字符属性相同。
  • 将字符样式应用于所选内容。
注意:如果在早期版本的 Word 中打开并查看该文档,则使用链接的字符样式创建的隐藏字符样式将显示在“样式”下拉列表中。如果在早期版本的 Word 中保存该文档,则样式分隔符功能将会丢失。

要查看隐藏的字符样式,请按照下列步骤操作:
  1. 在“格式”菜单上,单击“显示格式”。

    将出现“显示格式”任务窗格。

    注意:要在 Word 2007 中打开“显示格式”任务窗格,请按照下列步骤操作:
    1. 单击“开始”选项卡上“样式”组中的“样式对话框启动器”。
    2. 在“样式”窗口中,单击“样式检查器”。
    3. 单击“显示格式”。
  2. 在文档中选择文本后,准确的格式详细信息即会显示在“显示格式”任务窗格中。
  3. 选择应用了字符样式的文本后,您会注意到,该文本在“显示格式”任务窗格中显示为字符样式。链接的样式在“显示格式”任务窗格中显示为“标题字符”。实际的字符样式在“样式和格式”任务窗格或“格式”工具栏上的“样式”下拉列表中保持隐藏。
任何段落样式都可用作链接的字符样式。可创建一种与正文段落样式十分相似的段落样式,然后将它应用于段落的某一部分。这样,假设目录选项被修改为包括起始文本的样式,那么用于创建目录的文本将和段落中的文本完全相同。


使用样式分隔符设置标题样式

样式分隔符是 Word 2003 和 Word 2002 的一项新功能。您可以使用样式分隔符标记完成下列操作:
  • 将标题样式应用于段落中的单个词或短语,从而仅使该词或短语显示在目录中。
  • 在一个段落中包括两种样式,以使起始段落显示在目录中。
  • 将大纲级别应用于起始文本,从而仅使起始文本显示在目录中。
  • 将大纲级别应用于段落中的单个词或短语,从而仅使该词或短语显示在目录中。
样式分隔符是隐藏的段落标记,它充当应用于文档的分隔样式之间的描述符。要使样式分隔符标记可见,请按照下列步骤操作:
  1. 在“工具”菜单上,单击“选项”。
  2. 在“视图”选项卡上,单击“格式标记”下的“全部”。
在使用样式分隔符功能之前,必须将“样式分隔符”按钮添加到工具栏上:
  1. 单击“工具”菜单上的“自定义”。
  2. 单击“命令”选项卡,然后单击“类别”列表中的“所有命令”。
  3. 在“命令”列表中找到“InsertStyleSeparator”,然后将它拖到“格式”工具栏上。单击“关闭”。
注意:要在 Office Word 2007 中将“样式分隔符”按钮添加到工具栏中,请按照下列步骤操作:
  1. 单击“Office 按钮”,然后单击“Word 选项”。
  2. 单击“自定义”。
  3. 在“从下列位置选择命令”列表中,单击“所有命令”。
  4. 在命令列表中,依次单击“样式分隔符”、“添加”,然后单击“确定”。

在将标题样式应用于文本之前,先插入样式分隔符。为此,请使用以下方法之一。

方法 A:使用样式分隔符将段落中的单个词或短语添加到目录中:
  1. 在键入内容时,当碰到段落中某个要包括在目录中的词或短语后,请单击“样式分隔符”按钮。单击“样式分隔符”按钮后,插入点将移动到该分隔符的右侧,以便可以继续键入。
  2. 键入要包括在目录中的词或短语,然后再次单击“样式分隔符”按钮。
  3. 选择要包括在目录中的词或短语,在“格式”工具栏上单击“样式”框中的下拉箭头,然后选择所需的标题。
两个样式分隔符之间的词或短语将显示在目录中。

方法 B:将样式分隔符插入到两个现有段落之间:

可以在两个现有段落之间使用样式分隔符,以使第一个段落成为起始文本并显示在目录中;第二个段落是文本的其余部分,不显示在目录中。为此,请按照下列步骤操作:
  1. 创建两个文本段落,将要显示在目录中的文本放在第一个段落中,将文本的其余部分放在第二个段落中。
  2. 将插入点定位到第一个段落中,然后单击“样式分隔符”按钮。

    通过将第一个段落末尾的段落标记转换为样式分隔符使两个段落看上去变成一个段落。现在,有了一个复合段落,它在“大纲”视图中显示为两个单独的段落,但在打印时是一个段落。
  3. 选择分隔符左侧的文本,在“格式”工具栏上单击“样式”框中的下拉箭头,然后选择所需的标题。
目录仅显示使用标题样式设置了格式的起始部分(第一个段落)。

注意:样式分隔符是一种特殊格式的隐藏段落标记。因此,除非单击“格式标记”下的“全部”,否则在 Word 2002 及更高版本 Word 中创建的带样式分隔符的文档与在 Word 2000 和 Microsoft Word 97 中看起来相同。如果在早期版本的 Word 中单击“格式标记”下的“全部”,样式分隔符隐藏段落标记将显示为普通的段落标记,并且文档将重新分页。

在使用早期版本的 Word 查看 Word 2002 创建的带有样式分隔符的文档时,请不要单击“格式标记”下的“全部”。


从目录中删除标题

如果要从目录中删除标题,可将新的段落样式应用于标记的文本:
  1. 选择带标记的文本,在“格式”工具栏上单击“样式”框中的下拉箭头,然后选择所需的标题。(单击“正文”可删除标题样式)。
  2. 单击“大纲”工具栏上的“更新目录”以更新目录。

    注意:在 Word 2007 中,单击“引用”选项卡上“目录”组中的“更新目录”。
  3. 在“更新目录”对话框中,单击“更新整个目录”,然后单击“确定”。

    注意:在 Word 2007 中,单击“更新目录”对话框中的“更新整个目录”。
注意:将所需的段落样式应用于整个段落时,不会删除该样式。您必须选择目录中显示的实际文本,然后再应用新样式。

参考

有关如何创建目录而不更改文本格式的更多信息,请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
285050 如何在 Word 2003 和 Word 2002 中使用大纲级别创建目录 (TOC)
有关如何创建不带页码的目录项的更多信息,请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
319821 如何在 Microsoft Office Word 中创建不带页码的目录项

属性

文章编号: 285059 - 最后修改: 2007年2月13日 - 修订: 4.0
这篇文章中的信息适用于:
  • Microsoft Office Word 2007
  • Microsoft Office Word 2003
  • Microsoft Word 2002 标准版
关键字:?
kbhowtomaster kbtable kbexpertisebeginner KB285059
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