如何在 Word 2002 和 Word 2003 中透過標記文字建立目錄

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結論

目錄 (TOC) 是專業文件常用的功能之一。使用 Microsoft Office Word 2003 和 Microsoft Word 2002 可讓建立目錄更加輕鬆。您可以選擇不使用樣式就建立目錄,也可以將特定本文中的一個字或字組標示起來,再將該資訊加入目錄。

您可以使用「指引強調」(Lead-in Emphasis) 功能,將標題樣式套用至任何指引文字 (段落或句子中的第一個字或數個字),藉此產生目錄。透過使用「指引強調」功能,您可以建立數個段落,使段落的第一個部份格式成標題樣式並顯示在目錄中,而段落的其餘內容則為一般文字且不顯示在目錄內。本文將告訴您,如何使用這項新功能建立目錄。


建立目錄

在 Word 2003 和 Word 2002 中,您可以利用段落中的部份文字建立目錄,而不需包含整個段落。您可以使用「指引強調」功能搭配標題樣式以標示文字,將文字包含在目錄中。

如果要插入目錄:
  1. 啟動 Word,然後開啟您的文件。
  2. 按一下您要插入目錄的空白段落處。
  3. [插入] 功能表上,指向 [參照],然後按一下 [索引及目錄]
  4. 按一下 [目錄] 索引標籤,然後按一下 [顯示大綱工具列]
  5. [索引及目錄] 對話方塊中,選取要套用至目錄的選項,然後按一下 [確定]
  6. 在下列訊息中按一下 [確定]
    若要新增或移除目錄中的項目:

    1. 在文件中選取文字。
    2. 按一下工具列上的大綱階層,使文字出現於目錄中。
    注意:如果文件中包含的文字沒有標示成要包含在目錄中,原本該出現目錄的地方就會顯示下列錯誤訊息:
    錯誤!找不到目錄項目。

標示要包含在目錄中的文字

下一步是使用「指引強調」搭配標題樣式,標示您要包含在目錄中的文字。您可以使用下列一或多個方法,標示要包含在目錄中的文字。


使用指引強調搭配標題樣式

  1. 在文件中選取您要包含在目錄中的任何指引文字。例如,您的段落可以包含指引文字,帶出段落的其餘文字。處理下一個段落時,如果您想要將導引文字「遺留字串」包含在目錄中,請選取這四個字,再繼續執行步驟。
    遺留字串:「遺留末字串」是段落的最末行,單獨顯示在頁面最上端。「遺留首字串」是段落的第一行,單獨顯示在頁面最末端。
  2. 按一下 [格式] 工具列中 [樣式] 方塊的下拉式箭頭,然後選取您要使用的標題。
  3. 按一下 [大綱] 工具列上的 [更新目錄] 以更新目錄。
  4. [更新目錄] 對話方塊中,按一下 [更新整個目錄],然後按一下 [確定]
如果按一下標準工具列上的 [顯示/隱藏],您會發現段落中並沒有特殊字元可以表示文字已套用指引強調。不過,格式為標題階層的文字會出現在文件的目錄中。由於您沒有使用隱藏段落標記或其他項目,整個作業幾乎是在不知不覺中完成,這是因為 Word 採用一項重要的新功能 - 連結字元樣式。

套用至文件指引部份的標題樣式雖然顯示為標題樣式,但實際上它是連結字元樣式。在 Word 2003 和 Word 2002 中,當您將段落樣式套用至子段落時,會出現下列情形:
  • 會建立隱藏字元樣式,其字元屬性與所要套用的段落樣式相同。

    - 及 -
  • 字元樣式會套用至選取範圍。
注意:如果以舊版 Word 開啟並檢視文件,使用連結字元樣式建立的隱藏字元樣式會顯示在 [樣式] 下拉式清單中。如果您以舊版 Word 儲存文件,樣式分隔符號的功能就會喪失。

如果要檢視隱藏字元樣式,請依照下列步驟執行:
  1. [格式] 功能表上,按一下 [顯示格式]

    [顯示格式] 工作窗格隨即出現。
  2. 在文件中選取文字,並請注意,[顯示格式] 工作窗格會顯示確切的格式細節。
  3. 選取已套用字元樣式的文字,並請注意,文字會以字元樣式顯示在 [顯示格式] 工作窗格中,而連結樣式在 [顯示格式] 工作窗格中會顯示為 [Heading Char]。實際的字元樣式仍然隱藏在 [樣式及格式] 工作窗格中,或 [格式] 工具列的 [樣式] 下拉式清單中。
任何段落樣式都可以用於連結字元樣式。您可以建立看似與本文段落樣式完全相同的段落樣式,然後套用至段落部份。如此一來,即使目錄選項已修改為包含指引文字的樣式,用來建立目錄的文字仍然完全符合段落中的文字。


使用樣式分隔符號搭配標題樣式

樣式分隔符號是 Word 2003 和 Word 2002 的新功能,樣式分隔符號標記可讓您執行下列工作:
  • 將標題樣式套用至段落中的一個單字或片語,使目錄中只顯示一個單字或片語。
  • 將兩個樣式包含在單一段落,使目錄顯示指引段落。
  • 將大綱階層套用至指引文字,使目錄中只顯示指引文字。
  • 將大綱階層套用至段落中的一個單字或片語,使目錄中只顯示一個單字或片語。
樣式分隔符號是隱藏的段落標記,可用來區分文件中不同的樣式。如果要顯示樣式分隔符號,請依照下列步驟執行:
  1. [工具] 功能表上,按一下 [選項]
  2. [檢視] 索引標籤上,按一下 [格式化標記] 下的 [全部]
您必須先將 [樣式分隔符號] 按鈕加入工具列,才能使用「樣式分隔符號」功能:
  1. 按一下 [工具] 功能表上的 [自訂]
  2. 按一下 [指令] 索引標籤,然後按一下 [類別] 清單中的 [所有指令]
  3. [指令] 清單中找出 [InsertStyleSeparator],然後將它拖曳至 [格式] 工具列。按一下 [關閉]
將標題樣式套用至文字之前,請先插入樣式分隔符號。如果要執行這項操作,請使用下列其中一個方法。


方法 A:使用樣式分隔符號,將段落中的一個單字或片語加入目錄:
  1. 您輸入段落中要加入目錄的一個單字或片語時,按一下 [樣式分隔符號] 按鈕。當您按一下 [樣式分隔符號] 按鈕時,插入點會移至樣式分隔符號右方,讓您可以繼續輸入。
  2. 輸入您要包含在目錄中的單字或片語,然後再按一下 [樣式分隔符號] 按鈕。
  3. 選取您要包含在目錄中的單字或片語,按一下 [格式] 工具列中 [樣式] 方塊的下拉式箭頭,然後選取您要使用的標題。
兩個樣式分隔符號間的單字或片語隨即顯示在目錄中。


方法 B:在兩個現有段落之間插入樣式分隔符號:

您可以在兩個現有段落之間使用樣式分隔符號,讓第一個段落成為指引文字且顯示在目錄內,使第二個段落成為剩餘文字且不會出現在目錄內。如果要執行這項操作,請依照下列步驟執行:
  1. 建立兩個文字段落,將您希望出現在目錄的文字放在第一個段落,剩餘文字則放在第二個段落。
  2. 將插入點放在第一個段落,然後按一下 [樣式分隔符號] 按鈕。

    將第一個段落尾端的段落標記轉換成樣式分隔符號,就會使兩個段落看起來像是一個段落。您現在有一個複合段落,在 [大綱模式] 下會顯示為兩個分開的段落,但是印出後則為一個段落。
  3. 選取分隔符號左方的文字,按一下 [格式] 工具列中 [樣式] 方塊的下拉式箭頭,然後選取您要使用的標題。
目錄只會顯示格式成標題樣式的指引部份 (第一個段落)。

注意:樣式分隔符號是一種隱藏段落標記的特殊格式,所以採用 Word 2003 和 Word 2002 樣式分隔符號建立文件,文件會以相同格式顯示在 Word 2000 和 Microsoft Word 97 中,除非您按一下 [格式化標記] 下的 [全部]。如果您按一下舊版 Word [格式化標記] 下的 [全部],樣式分隔符號隱藏段落標記會顯示為一般的段落標記,文件也會重新編頁。

當您使用舊版 Windows 檢視以 Word 2003 和 Word 2002 樣式分隔符號建立的文件時,請勿按下 [格式化標記] 下的 [全部]


從目錄中移除標題

如果您要從目錄中移除標題,可以將新的段落樣式套用至標示的文字:
  1. 選取標示的文字,按一下 [格式] 工具列中 [樣式] 方塊的下拉式箭頭,然後選取您要使用的標題(按一下 [標準] 即可移除標題樣式)。
  2. 按一下 [大綱] 工具列上的 [更新目錄] 以更新目錄。
  3. [更新目錄] 對話方塊中,按一下 [更新整個目錄],然後按一下 [確定]
注意:將要使用的段落樣式套用至整個段落,並不會移除樣式。您必須選取與目錄中顯示完全相同的文字,然後套用新樣式。


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如需有關建立目錄的詳細資訊,請按一下 [說明] 功能表的 [Microsoft Word 2002 說明],在 [Office 小幫手] 或 [解答精靈] 中輸入:建立目錄,然後按一下 [搜尋] 以檢視主題。
如需有關如何建立目錄而不變更文字格式的詳細資訊,請按一下下面的文件編號,檢視「Microsoft 知識庫」中的文件:
285050 如何:在 Word 2002 內使用大綱階層建立目錄
如需如何建立不含頁碼之目錄項目的詳細資訊,請按一下下面的文件編號,檢視「Microsoft 知識庫」中的文件:
319821 How to create table of contents entries without a page number in Word 2003 and in Word 2002




屬性

文章編號: 285059 - 上次校閱: 2006年12月21日 - 版次: 3.0
這篇文章中的資訊適用於:
  • Microsoft Word 2002 Standard Edition
  • Microsoft Office Word 2003
關鍵字:?
kbtable kbhowtomaster KB285059
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