Como utilizar pastas offline no Outlook 2002

Quando utiliza o Microsoft Outlook com o serviço de informações do Microsoft Exchange Server, pode trabalhar com pastas "offline"; que é, pode utilizar o conteúdo de uma pasta sem uma ligação de rede. Este artigo descreve como pode criar, utilizar e sincronizar pastas offline.

As pastas offline são a forma mais fácil e rápida de trabalhar offline com o Exchange Server. Pastas offline permitem trabalhar com o conteúdo de uma pasta do Exchange Server enquanto não estiver ligado à rede (offline) e, em seguida, quando está ligado à rede, sincronizar as pastas.

Pastas offline são armazenadas num ficheiro de pasta offline (.ost); a localização predefinida para o ficheiro .ost no Microsoft Windows 2000 é o actuais Documents and Settings/utilizador\Definições locais\Application Data\Microsoft\Outlook pasta ou Windows\Local locais\Application Data\Microsoft\Outlook no Microsoft Windows 98. Como os ficheiros de pastas pessoais (.pst), o ficheiro .ost pode ser compactado para poupar espaço no computador.

A diferença entre um ficheiro de pasta offline e um conjunto de pastas pessoais é que o ficheiro de pasta offline é iniciado como uma imagem simétrica das pastas no computador do Exchange Server e actualizado pelo servidor durante a sincronização. Um conjunto de pastas pessoais, por outro lado, é simplesmente uma localização de armazenamento no disco rígido ou num servidor diferente do computador do Exchange Server.

Quando estiver a trabalhar offline, tem de trabalhar com o conteúdo de uma pasta offline exactamente como faria com uma pasta num servidor. Por exemplo, pode alterar e mover itens na pasta a receber offline, enviar mensagens que são colocadas na pasta a enviar offline e ler as pastas públicas offline. Continuará a receber novas mensagens na caixa de correio online. No entanto, não será atento estas alterações no servidor até ligar à rede.

Quando necessitar de actualizar o conteúdo da pasta offline, sincroniza a pasta com o servidor e, em seguida, continuar a trabalhar offline. O comando sincronizar liga ao servidor através do acesso à rede Dial-up, copia as alterações e, em seguida, desliga. Qualquer item que eliminar da pasta offline ou a pasta do servidor correspondente é eliminado do ambas as pastas após a sincronização.

Como criar um ficheiro de pasta offline

Para criar um ficheiro de pasta offline, siga estes passos:

1. No menu Ferramentas , clique em Contas de correio electrónico , clique em Ver ou alterar as contas de correio existentes e, em seguida, clique em seguinte .
2. Na caixa Outlook processa o correio electrónico para estas contas pela seguinte ordem , clique em Microsoft Exchange Server e, em seguida, clique em alterar .
3. Clique em mais definições .
4. Clique no separador Avançadas e, em seguida, clique em Definições de ficheiro de pasta offline .
5. Na caixa ficheiro , escreva o caminho para o ficheiro que pretende utilizar como o ficheiro .ost e, em seguida, clique em OK . O nome predefinido é Outlook.ost. Se este ficheiro já existir, receberá um pedido de um novo nome.
   
   Se receber a mensagem abaixo, clique em OK :
   
   <path><filename>Não foi possível encontrar ost. Deseja criá-la?
   
   onde <path> representa o caminho para o ficheiro ost e <filename> representa o nome do ficheiro ost.
6. Clique em OK , seguinte e, em seguida, clique em Concluir .

Como definir pastas de que estão disponíveis offline

As pastas a receber, a enviar, itens eliminados, itens enviados, calendário, contactos, tarefas, diário, notas e Rascunhos estão automaticamente disponíveis offline quando configura pastas offline. Para utilizar qualquer outra pasta offline, tem da especificamente definir para utilização offline. Para o fazer:

1. No menu Ferramentas , aponte para Definições de envio/recepção e, em seguida, clique em Definir grupos de envio/recepção .
2. Na lista, faça clique sobre um grupo de envio/recepção que contenha uma conta do Exchange Server e, em seguida, clique em Editar .
3. Em contas , clique na conta do Exchange Server.
4. Na lista, seleccione as pastas que pretende utilizar offline juntamente com as pastas predefinidas.
   
   Se pretender aplicar um filtro para uma pasta específica, clique na pasta, clique em Filtrar pasta seleccionada e, em seguida, seleccione as opções que pretende.
   
   Se pretender limitar o tamanho das mensagens a transferir quando sincronizar pastas, clique em Limitar tamanho da mensagem e, em seguida, clique nas opções que pretende.
5. Clique em OK .

Nota : as definições do ficheiro de pasta offline poderão não estar disponíveis. Para obter informações adicionais, clique no número de artigo que se segue para visualizar o artigo na Microsoft Knowledge Base: aviso : O ficheiro .ost não é uma cópia de segurança de informações sobre o Exchange Server caixa de correio. O ficheiro .ost é simplesmente uma réplica dos dados. Para obter informações adicionais, clique no número de artigo existente abaixo para visualizar o artigo na base de dados de conhecimento da Microsoft: