Como usar as pastas offline no Outlook 2002

Ao usar o Microsoft Outlook com o Serviço de informações do Microsoft Exchange Server, é possível com pastas "offline", isto é, é possível usar o conteúdo de uma pasta sem uma conexão de rede. Este artigo descreve como é possível criar, usar e sincronizar as pastas offline.

As pastas offline são a maneira mais rápida e fácil de trabalhar offline com o Exchange Server. As pastas offline possibilitam trabalhar com o conteúdo de uma pasta do Exchange Server enquanto você não está conectado à rede (offline) e depois, quando estiver conectado à rede, sincronizar as pastas.

As pastas offline são armazenadas em um arquivo de pasta offline (.ost); o local padrão do arquivo .ost no Microsoft Windows 2000 é a pasta Documents and Settings\nome_do_usuário\Configurações Locais\Dados de Aplicativos\Microsoft\Outlook ou Windows\Configurações Locais\Dados de Aplicativos\Microsoft\Outlook no Microsoft Windows 98. Assim como os arquivos de pastas particulares (.pst), o arquivo .ost pode ser compactado para economizar espaço no computador.

A diferença entre um arquivo de pasta offline e uma série de pastas particulares é que o arquivo de pastas offline inicia como uma imagem espelhada das pastas no computador do Exchange Server e é atualizado pelo servidor durante a sincronização. Por outro lado, um conjunto de pastas particulares, é simplesmente um local de armazenamento no disco rígido ou em um servidor que não é o do computador do Exchange Server.

Ao trabalhar offline, você trabalha com o conteúdo de uma pasta offline exatamente como faz com uma pasta que está em um servidor. É possível, por exemplo, mudar e mover os itens contidos na Caixa de Entrada offline, enviar mensagens colocadas na Caixa de Saída offline e ler as pastas públicas offline. Você continuará a receber novas mensagens na caixa de correio online. No entanto, você não saberá dessas alterações no servidor até se conectar à rede.

Quando for necessário atualizar o conteúdo da pasta offline, você sincronizará a pasta com o servidor e depois continuará a trabalhar offline. O comando Sincronizar conecta ao servidor por meio da Rede Dial-Up, copia as alterações feitas e, em seguida, desconecta. Qualquer item excluído da pasta offline ou da pasta correspondente do servidor é excluído de ambas as pastas após a sincronização.

Como criar um arquivo de pasta offline

Para criar um arquivo de pasta offline, execute as seguintes etapas:

1. No menu Ferramentas, clique em Email, em Exibir ou alterar contas de correio existentes e em Avançar.
2. Na caixa O Outlook processa emails para estas contas na seguinte ordem, clique em Microsoft Exchange Server e em Alterar.
3. Clique em Mais configurações.
4. Clique na guia Avançado e em Configurações de arquivo de pastas offline.
5. Na caixa Arquivo, digite o caminho até o arquivo que você deseja usar como o arquivo .ost e clique em OK. O nome padrão é Outlook.ost. Se este arquivo já existe, uma solicitação para um novo nome será exibida.
   
   Se a mensagem abaixo for exibida, clique em OK:
   
   <caminho><nome_do_arquivo>.ost não pode ser localizado. Gostaria de criar um?
   
   no qual <caminho> representa o caminho até o arquivo .ost e <nome_do_arquivo> representa o nome do arquivo .ost.
6. Clique em OK, em Avançar e em Concluir.

Como definir quais pastas estão disponíveis offline

As pastas Caixa de Entrada, Caixa de Saída, Itens Excluídos, Itens Enviados, Contatos, Tarefas, Diário, Anotações e Rascunhos são automaticamente disponibilizadas offline ao configurar as pastas offline. Para usar qualquer outra pasta offline, é necessário definí-la especificamente para uso offline. Para fazer isto:

1. No menu Ferramentas aponte para Configurações de envio e recebimento e clique em Definir grupos de envio/recebimento.
2. Na lista, clique no grupo Enviar/Receber que contém uma conta do Exchange Server e clique em Editar.
3. Em Contas, clique na sua conta do Exchange Server.
4. Na lista, selecione as pastas que deseja usar offline além das pastas padronizadas.
   
   Se desejar aplicar um filtro a uma pasta específica, clique na pasta, clique em Filtrar pasta selecionada e selecione as opções que deseja.
   
   Se deseja limitar o tamanho das mensagens para baixar ao sincronizar as pastas, clique em Limitar o tamanho das mensagens e nas opções que deseja.
5. Clique em OK.

OBSERVAÇÃO: o arquivo de pastas offline pode não estar disponível. Para obter informações adicionais, clique no número abaixo para ler o artigo na Base de Dados de Conhecimento Microsoft (a página pode estar em inglês): AVISO: o arquivo .ost não é um backup das informações da caixa de correio do Exchange Server. O arquivo .ost é simplesmente uma réplica dos dados. Para obter informações adicionais, clique no número abaixo para ler o artigo na Base de Dados de Conhecimento Microsoft (a página pode estar em inglês):