Como gerenciar arquivos .pst no Outlook 2007, no Outlook 2003 e no Outlook 2002

Este artigo descreve como fazer backup de dados criados no Microsoft Office Outlook 2007, no Microsoft Office Outlook 2003 e no Microsoft Outlook 2002. Os dados descritos neste artigo incluem entradas de mensagens, contatos, compromissos, tarefas, anotações e diário.

INTRODUÇÃO

O Microsoft Outlook armazena entradas de mensagens, contatos, compromissos, tarefas, anotações e diário nas pastas MAPI (Messaging Application Programming Interface). É possível armazenar pastas MAPI em um dos seguintes locais

• Em um arquivo de pastas particulares (.pst) no disco rígido.
• Em uma caixa de correio localizada no servidor, se estiver usando o Outlook com o Microsoft Exchange Server.

Se fizer backup de dados criados no Outlook, será possível fazer o seguinte, dependendo da situação:

• Restaurar os dados perdidos ou danificados devido a uma falha de hardware.
• Restaurar dados perdidos devido a eventos inesperados.
• Mover ou transferir dados para um disco rígido diferente localizado no mesmo computador ou em um computador diferente.
• Mover ou transferir dados de um disco rígido original para um disco rígido localizado em um computador diferente.

Como criar uma cópia de backup de um arquivo .pst

Caso você não esteja usando o Outlook com o Microsoft Exchange Server, o Outlook armazenará todos os dados em um arquivo .pst. Caso você queira fazer backup ou exportar uma pasta particular como, por exemplo, a pasta Contatos ou Calendário, vá até a seção "Como exportar dados de arquivo .pst".

Execute as seguintes etapas para fazer backup de todo o arquivo .pst:

1. Feche todos os programas relacionados a email como o Outlook, o Microsoft Exchange ou o Microsoft Windows Messaging.
2. Clique em Iniciar, aponte para Configurações e clique em Painel de controle.
3. Clique duas vezes no ícone Correio.
4. Clique no botão Exibir perfis.
5. Clique no perfil apropriado e clique em Propriedades.
6. Clique no botão Arquivos de dados.
7. Clique no Serviço de pastas particulares no qual você deseja fazer backup. Por padrão, o serviço é chamado Pastas particulares. Contudo, este serviço pode ter qualquer outro nome.
   
   Observação Pode haver mais de um serviço Pastas particulares no seu perfil. Se isso acontecer, será necessário fazer backup de cada conjunto de arquivos .pst separadamente.
   
   Caso não haja nenhum serviço de Pastas particulares no perfil e seja possível armazenar as informações como, por exemplo, mensagens, contatos ou compromissos no Outlook, provavelmente as informações estarão armazenadas em uma caixa de correio no Microsoft Exchange Server. Se isso for verdadeiro, consulte a seção "Dados no Microsoft Exchange Server".
8. Clique em Configurações e anote o caminho e nome do arquivo listado.
   
   Observação O arquivo .pst contém todos os dados armazenados nas pastas MAPI usadas pelo Outlook no arquivo. Se o arquivo for muito pesado para um disquete. Se isso acontecer, use um CD-ROM ou outro dispositivo de unidade portátil. É possível reduzir o tamanho de um arquivo .pst ao clicar em Compactar agora.
9. Feche todas as janelas Propriedades.
10. Faça uma cópia do arquivo que você anotou na etapa 5, usando o Windows Explorer ou Meu Computador.

Pode ser necessário restaurar um arquivo .pst de uma mídia removível, como um disquete, um dispositivo de unidade portátil, um CD-ROM, uma unidade de fita magnética ou qualquer outra mídia de armazenamento. Para fazer isto, copie a cópia de backup do arquivo criado recentemente da mídia de armazenamento de volta para o disco rígido do computador.

Ao fazer isso, verifique se o atributo Somente Leitura está desmarcado. Se esse atributo estiver selecionado, a seguinte mensagem de erro poderá ser exibida:

Como exportar dados de arquivos .pst

Execute as seguintes etapas para exportar uma pasta particular:

1. No menu Arquivo, clique em Importar e exportar. Se o item do menu não estiver disponível, aponte o cursor para as divisas na parte inferior do menu e clique em Importar e exportar.
2. Clique em Exportar para arquivo e em Avançar.
3. Clique em Arquivo da pasta particular (.pst) e em Avançar.
4. Clique na pasta para a qual deseja exportar o arquivo .pst e clique em Avançar.
5. Clique no botão Procurar e selecione o local para salvar o arquivo .pst.
6. Na caixa Nome do arquivo, digite um nome descritivo de arquivo para o arquivo .pst e clique em OK.
7. Clique em Concluir.

Como importar dados de arquivos .pst para o Outlook

Execute as seguintes etapas para importar um arquivo .pst no Outlook:

1. No menu Arquivo, clique em Importar e exportar. Se o item do menu não estiver disponível, aponte o cursor para as divisas na parte inferior do menu e clique em Importar e exportar.
2. Clique em Importar de outro programa ou arquivo e em Avançar.
3. Clique em Arquivo da pasta particular (.pst) e em Avançar.
4. Digite o caminho e o nome do arquivo .pst que você deseja importar e clique em Avançar.
5. Selecione a pasta que deseja importar ou selecione o topo da hierarquia para importar tudo e clique em Concluir.

Como transferir dados do Outlook de um computador para outro

Não é possível compartilhar ou sincronizar os arquivos .pst. Entretanto, é possível usar as etapas na seção "Como importar dados de arquivos .pst para o Outlook" para copiar dados do Outlook para um arquivo .pst. É possível usar um CD ou DVD-ROM, mídia portátil ou copiar arquivos para outro sistema em um link de rede LAN/WAN para uso em outro computador. Lembre-se dos seguintes requisitos ao trabalhar com arquivos .pst:

• Ao copiar os arquivos .pst de um CD ou DVD-ROM, verifique se o atributo Somente leitura não está definido para o arquivo .pst. Para verificar a configuração, clique com o botão direito do mouse no arquivo copiado do CD ou do DVD-ROM e clique em Propriedades. Verifique se a caixa de seleção Somente leitura não está marcada.
• A conexão de arquivos .pst em links LAN/WAN não é compatível e podem ocorrer problemas na conexão de arquivos .pst nesses links. Para obter mais informações, consulte :
  297019  (http://support.microsoft.com/kb/297019/BR/ ) Arquivos de pastas particulares não são suportados em um link LAN ou em um link WAN

Caso seja necessário criar um arquivo .pst secundário para armazenar dados para transferência entre dois computadores diferentes ou para fins de backup, use as seguintes etapas:

1. No menu Arquivo, aponte para Novo e clique em Arquivo de dados do Outlook.
2. Digite um nome exclusivo para o novo arquivo .pst; por exemplo, digite Transfer.pst e clique em OK.
3. Digite um nome de exibição para o arquivo de pastas particulares e clique em OK.
4. Encerre o Outlook.

Se desejar somente copiar um arquivo .pst que está no Outlook, execute as seguintes etapas:

1. No Outlook, clique com o botão direito do mouse na pasta que deseja copiar e clique em Copiar ?nome da pasta". Por exemplo, para copiar a pasta Calendário, clique com o botão direito do mouse na pasta e clique em Copiar "Calendário".
2. Na caixa de diálogo Copiar pasta, clique em Pastas de transferência e em OK.
3. É possível repetir as etapas acima para outras pastas, conforme necessário.

Como fazer backup de dados de arquivos .pst localizados no Microsoft Exchange Server

Ao usar o Outlook com o Microsoft Exchange Server, o local de entrega padrão das mensagens é a caixa de entrada do Exchange Server. Geralmente, esses dados sofrem backup no lado do servidor. Para obter mais informações sobre como os backups são identificados no Exchange Server, contate o administrador do Exchange Server.

Caso o Outlook seja usado com o Exchange Server, é possível optar por ter as informações de armazenamento do Outlook no computador com o Exchange Server ou em um conjunto de arquivos .pst no disco rígido. Use as etapas a seguir para determinar onde o Outlook armazena os dados atualmente.

1. No menu Ferramentas, clique em Contas de email.
2. Clique em Exibir ou alterar contas de email existentes e em Avançar.
3. Verifique a opção Entregar novos emails no seguinte local. Se a opção contiver a palavra "Caixa de Correio" seguida de um nome de email, o Outlook armazenará os dados nas pastas do Exchange Server. Se o campo contiver as palavras Pastas particulares ou outro nome de uma série de arquivos de pastas particulares (.pst), o Outlook armazenará novas mensagens, contatos, compromissos, e similares no arquivo de pastas particulares (.pst) no disco rígido.

Se os dados estiverem sendo armazenados em um conjunto de arquivos de pastas particulares (.pst) no disco rígido local e você deseja fazer backup dos dados, consulte a seção "Como fazer backup de uma cópia de um arquivo .pst".

Como fazer backup de Catálogos de endereços pessoais

Apesar de informações de contatos serem armazenadas na caixa de correio do Exchange Server ou em um arquivo .pst e serem acessadas pelo Catálogo de endereços do Outlook, o Catálogo de endereços pessoais cria um arquivo armazenado no disco rígido local. Verifica se o backup desse catálogo de endereço está sendo feito, você deve incluir todos os arquivos com a extensão .para no processo de backup.

Use as etapas a seguir para localizar o arquivo de Catálogo particular de endereços:

1. Se você estiver executando o Microsoft Windows 95 ou o Microsoft Windows 98: Clique em Iniciar, aponte para Pesquisar e clique em Arquivos ou pastas.
   
   Se estiver executando o Microsoft Windows 2000 ou o Microsoft Windows Millennium Edition (Me): Clique em Iniciar, aponte para Pesquisar e clique em Todos os arquivos e pastas.
2. Digite *.pab, clique em Meu computador na caixa Examinar, e em Localizar agora.

Anote a localização do arquivo .pab e o inclua no backup.

Se for necessário restaurar esse catálogo de endereços no mesmo computador ou em um computador diferente, use as seguintes etapas:

1. Feche qualquer programa relacionados a mensagens como o Outlook, o Microsoft Exchange, ou o Windows Messaging.
2. Clique em Iniciar, aponte para Configurações e clique em Painel de controle.
3. Clique duas vezes no ícone Correio.
4. Clique no botão Exibir perfis.
5. Clique no perfil apropriado e em Propriedades.
6. Clique no botão Contas de email.
7. Clique em Adicionar um novo catálogo de endereços ou diretório , e em Avançar
8. Clique em Catálogos de endereços adicionais e em Avançar.
9. Clique em Catálogos de endereços pessoais, Avançar.
10. Digite o caminho e nome do arquivos de Catálogo de endereços pessoais que deseja restaurar, clique em Aplicar e em OK.
11. Clique em Fechar e em OK.

Para obter mais informações sobre como configurar perfis e serviços, clique no número abaixo para ler o artigo na Base de Dados de Conhecimento Microsoft :
O Catálogo de endereços do Outlook é um serviço usado pelo perfil para facilitar o uso da pasta Contatos em uma caixa de correio, arquivo de pastas particulares ou pastas públicas como um catálogo de endereços de email. O Catálogo de endereços do Outlook, por si só, não tem dados que precisam ser salvos.

Como automatizar o backup de arquivos .pst com o utilitário Backup de pastas particulares

A Microsoft lançou um utilitário que automatiza o backup de arquivos de pastas particulares (pst). O utilitário pode ser baixado no seguinte site da Microsoft: Para obter mais informações sobre o utilitário Backup das pastas particulares, clique no número abaixo para ler o artigo na Base de Dados de Conhecimento Microsoft :

Como fazer backup dos arquivos de configuração do Outlook

Se você personalizou as configurações que deseja replicar em outro computador usando o Outlook, é aconselhável incluir os seguintes arquivos no backup, assim como os arquivos de pastas particulares (.pst):

• Outcmd.dat - Este arquivo armazena as configurações da barra de ferramentas e do menu.
• <Nome do perfil>.fav - Este é o arquivo Favoritos que inclui configurações para a barra do Outlook.
• <Nome do perfil>.nk2 - Este arquivo armazena os Apelidos para o recurso AutoCompletar.

Observação Caso você use o Microsoft Word como o editor de emails, as assinaturas estarão armazenadas no arquivo Normal.dot como sendo entradas de AutoTexto. Também é necessário fazer backup desse artigo.

As propriedades de design de pasta incluem permissões, filtros, descrições, formulários e modos de exibição integrados às pastas nas quais foram criados. Caso você exporte itens de um arquivo de pastas particulares (.pst) para outro, as propriedades de design não serão mantidas. Para fazer backup das informações, consulte o tópico "Copiar o design de uma pasta" na Ajuda do Microsoft Office Outlook.

Se você criou assinaturas personalizadas que deseja replicar em outro computador usando o Outlook, poderá convir fazer backup dos arquivos de assinatura personalizado que estão localizados na seguinte pasta: onde Unidade representa a unidade em que o Outlook foi instalado e Nome do usuário representa o nome do usuário sob o qual o Outlook foi instalado.

Cada assinatura individual tem seu próprio arquivo e usa o mesmo nome da assinatura que você criou. Por exemplo, se você criou uma assinatura chamada MySig, os arquivos a seguir serão criados na pasta Signatures: Para obter mais informações, clique no número abaixo para ler o artigo na Base de Dados de Conhecimento Microsoft :