如何管理 Outlook 2007、Outlook 2003 及 Outlook 2002 中的 .pst 檔案

本文說明如何使用個人儲存資料夾 (也就是 .pst 檔) 將您在 Microsoft Office Outlook 2007、Microsoft Office Outlook 2003 和 Microsoft Office Outlook 2002 中建立的資料進行備份。您可以將郵件、連絡人、約會、工作、記事和日誌項目等備份在 .pst 檔中。

注意 本文僅說明如何在 Outlook 2007、Outlook 2003 及 Outlook 2002 中使用 .pst 檔。

如果您使用不同的電子郵件程式，例如 Microsoft Outlook Express 或 Hotmail，或者您無法正常使用您的電子郵件程式，則本文不適合您參閱。如需其他文章的連結以及解決方案的建議，請前往＜參考＞一節。

Microsoft Outlook 會自動將郵件、連絡人、約會、工作、記事和日誌項目儲存在下列兩個位置的其中一個：

• 在硬碟磁碟機上的個人儲存資料夾 (也就是 .pst 檔)。
• 在伺服器的信箱上。如果您是將 Outlook 與 Microsoft Exchange Server 搭配使用，則您的信箱位於伺服器上。

如果您遇到硬體故障、資料意外遺失、必須將某一部電腦的資料轉移到另一部電腦，或者必須將某一部硬碟磁碟機的資料轉移到另一部硬碟磁碟機，您都可以使用 .pst 檔的備份來還原或移動您的 Outlook 資料。

本文說明如何使用 .pst 檔進行多項作業。請從下列清單選取動作：

• 如何建立 .pst 檔的備份：如果您沒有將 Outlook 與 Microsoft Exchange Server 搭配使用，請使用本節來備份您整個 .pst 檔。
• 如何備份 Microsoft Exchange Server 上的 .pst 檔案資料：如果您將 Outlook 與 Microsoft Exchange Server 搭配使用，請使用本節來備份您的 Outlook 資料。
• 如何匯出 .pst 檔案資料：如果您只要備份幾個資料夾或特定類型的資料，例如僅備份郵件，請使用本節。
• 如何將 .pst 檔案資料匯入 Outlook：請使用本節將資料從已備份的 .pst 檔還原至 Outlook。
• 如何將 Outlook 資料從某一部電腦轉移到另一部電腦：請使用本節將儲存在 .pst 檔案中的資料從某一部電腦轉移到另一部電腦。
• 如何備份個人通訊錄：請使用本節來備份您的「個人通訊錄」。
• 如何使用「個人資料夾備份」公用程式來自動備份 .pst 檔案：請使用本節以便每週、每月或依照您選取的時間間隔自動備份 .pst 檔。
• 如何備份 Outlook 設定檔案：請使用本節來備份您的工具列和功能表設定、Internet Explorer 我的最愛、簽章檔案，以及指派給連絡人的任何暱稱。
• 如何尋找 .pst 檔：如果您想將現有 .pst 檔新增至 Outlook，但是不知道檔案在電腦上的確切位置，您可以搜尋檔案。

如何建立 .pst 檔的備份

如果您沒有將 Outlook 與 Microsoft Exchange Server 搭配使用，則 Outlook 會將所有資料儲存在 .pst 檔中。如果原始 .pst 檔損毀或遺失，您可以使用備份來還原 Outlook 資料。本節將說明如何備份整個 .pst 檔，將所有預設的項目包含在檔案中。

請依照下列步驟備份整個 .pst 檔：

1. 關閉任何訊息傳遞程式， 例如 Outlook、Microsoft Exchange 或 Microsoft Windows Messaging。
2. 按一下 [開始]，然後按一下 [執行]。將下列命令複製並貼上 (或輸入) 至 [開啟] 方塊中，然後按下 ENTER：
   control panel
   即會開啟 [控制台]。
   
   注意 如果您看見 [選取類別目錄] 畫面，請按一下 [使用者帳戶]，然後繼續進行步驟 3。
3. 按兩下 [郵件] 圖示。
4. 按一下 [顯示設定檔]。
5. 按一下適當的設定檔，然後按一下 [內容]。
6. 按一下 [資料檔案]。
7. 在 [名稱] 下，按一下您要備份的 [個人資料夾服務]。根據預設，這項服務稱為 [個人資料夾]。但是，這項服務可能已命名為其他名稱。
   
   注意 如果您在設定檔中擁有一個以上的「個人資料夾」服務，您必須分別備份每一組的 .pst 檔。
   
   如果沒有稱為 [個人資料夾] 的項目，而您尚未將郵件、連絡人或約會等任何資訊儲存在 Outlook，則您可能尚未啟用「個人資料夾」服務。如需如何建立 .pst 檔的詳細資訊，請前往＜參考＞一節。
   
   如果您的設定檔中沒有任何 [個人資料夾服務]，但是您可以將郵件、連絡人或約會等任何資訊儲存在 Outlook，則您的資訊可能是儲存在 Exchange Server 的信箱。請嘗試使用＜如何備份 Microsoft Exchange Server 上的 .pst 檔案資料＞一節中的指示。
8. 按一下 [設定]，並記下出現的路徑和檔案名稱。
   
   注意 由於 .pst 檔案包含 Outlook 所使用 MAPI 資料夾中的所有資料，因此檔案會相當大。若要減小 .pst 檔案的大小，請按一下 [設定] 視窗中的 [開始壓縮]。
9. 關閉所有的 [內容] 視窗。
10. 使用 [Windows 檔案總管] 或 [我的電腦] 來複製您在步驟 8 中記下的檔案。您可以將檔案複製到硬碟磁碟機中的其他位置，也可以複製到任何類型的卸除式存放裝置媒體，例如磁碟片、CD-ROM、可攜式硬碟、磁帶機卡帶或其他任何儲存裝置。

如何備份 Microsoft Exchange Server 上的 .pst 檔案資料

在您將 Outlook 與 Microsoft Exchange Server 搭配使用 的情況下，若要瞭解如何備份資料，您必須知道資料的儲存位置。Outlook 資料的預設傳遞和儲存位置是 Exchange Server 信箱。Exchange Server 系統管理員通常會負責處理伺服器信箱的備份。不過，某些 Exchange Server 系統管理員會將 Outlook 資料儲存在硬碟磁碟機的 .pst 檔案中。

請依照下列步驟來判斷 Outlook 目前的資料儲存位置：

若為 Outlook 2007：

1. 在 [工具] 功能表上，按一下 [選項]，按一下 [郵件設定] 索引標籤，然後按一下 [電子郵件帳戶]。
2. 在 [帳戶設定] 視窗中，按一下 [檔案資料] 索引標籤。
   
   如果 [名稱] 欄位含有「Mailbox (信箱)」字樣，並且接著電子郵件名稱，則表示 Outlook 將資料儲存在 Exchange Server 的資料夾中。如需如何處理備份的詳細資訊，請連絡 Exchange Server 系統管理員。
   
   如果欄位含有「(Personal Folder) 個人資料夾」字樣或一組個人資料夾或 .pst 檔案的名稱，則表示 Outlook 將新的郵件、連絡人、約會和其他資料儲存在您硬碟上的 .pst 檔案中。若要備份資料，請前往＜如何建立 .pst 檔的備份＞一節。

若為舊版 Outlook：

1. 在 [工具] 功能表上，按一下 [電子郵件帳戶]。
   
   注意 某些網路可能沒有這個選項可供使用。為了保護帳戶資訊，網路系統管理員可能已經移除這個選項。如果您未看見 [電子郵件帳戶] 選項，請連絡網路系統管理員取得協助。
2. 按一下 [檢視或變更現有的電子郵件帳號]，然後再按一下 [下一步]。
3. 查看 [傳送新電子郵件至下列位置] 選項。如果這個選項含有文字「信箱」並跟著一個電子郵件名稱，就表示 Outlook 將資料儲存在 Exchange Server 的資料夾中。如需如何處理備份的詳細資訊，請連絡 Exchange Server 系統管理員。
   
   如果欄位含有「(Personal Folder) 個人資料夾」字樣或一組個人資料夾或 .pst 檔案的名稱，則表示 Outlook 將新的郵件、連絡人、約會和其他資料儲存在您硬碟上的 .pst 檔案中。若要備份資料，請前往＜如何建立 .pst 檔的備份＞一節。

如何匯出 .pst 檔案資料

如果您只想要備份某些 Outlook 資料，您可以針對要儲存的資料建立新的備份 .pst 檔，這也稱為匯出 .pst 檔案資料。例如，如果只有某些資料夾才含有重要的資訊，而其他大多數資料夾則含有較不重要的項目，則您可能會想要使用本節。您可以只匯出重要的資料夾或連絡人，並略過「寄件備份」之類的資料夾。

請依照下列步驟匯出特定資料夾：

1. 開啟 Outlook。
2. 在 [檔案] 功能表上，按一下 [匯入及匯出]。如果沒有這個功能表項目，請將指標置於功能表底部的 V 形符號上，然後按一下 [匯入及匯出]。
3. 按一下 [匯出至檔案]，然後按一下 [下一步]。
4. 按一下 [個人資料夾檔案 (.pst)]，再按一下 [下一步]。
5. 按一下您要匯出 .pst 檔案的資料夾，再按一下 [下一步]。
6. 按一下 [瀏覽]，然後選取要儲存新 .pst 檔的位置。
7. 在 [檔案名稱] 方塊中，輸入要用於新 .pst 檔的名稱，然後按一下 [確定]。
8. 按一下 [完成]。

注意 資料夾設計內容會包含權限、篩選器、描述、表單和檢視。如果將項目從某一個 .pst 檔案匯出到另一個檔案，便無法保留任何的資料夾設計內容。

如何將 .pst 檔案資料匯入 Outlook

如果原始 .pst 檔損毀或遺失，您可以使用 .pst 檔的備份來還原 Outlook 資料，則儲存在 .pst 檔案中的所有內容便會還原至 Outlook。

請依照下列步驟將資料還原或匯入至 Outlook：

1. 如果您要匯入的 .pst 檔是儲存在卸除式裝置，例如磁碟片、可攜式硬碟、CD-ROM、磁帶機卡帶或其他任何儲存媒體，請插入或連接儲存裝置，然後將 .pst 檔案複製到電腦的硬碟磁碟機。
   
   複製 .pst 檔時，請勿選取 [唯讀] 屬性。如果選取這個屬性，您可能會收到下列錯誤訊息：
   無法存取所指定的裝置、檔案、或路徑。它可能已被刪除，或是正在使用中，也可能是網路出了狀況，或是您沒有足夠的權限可以存取。請關閉任何使用此檔案的應用程式，再試一次。
   如果收到這個錯誤訊息，請清除 [唯讀] 屬性，然後再次複製檔案。
2. 開啟 Outlook。
3. 在 [檔案] 功能表上，按一下 [匯入及匯出]。如果沒有這個命令，請將指標置於功能表底部的 V 形符號上，然後按一下 [匯入及匯出]。
4. 按一下 [從其他程式或檔案匯入]，然後按一下 [下一步]。
5. 按一下 [個人資料夾檔案 (.pst)]，再按一下 [下一步]。
6. 輸入您所要匯入 .pst 檔案的路徑和名稱，再按一下 [下一步]。
7. 選取要匯入的資料夾。若要匯入 .pst 檔案中的所有內容，請選取階層的頂端。
8. 按一下 [完成]。

如何將 Outlook 資料從某一部電腦轉移到另一部電腦

您無法在某一部電腦與另一部電腦之間共用或同步處理 .pst 檔。但是，您可以將 Outlook 資料從某一部電腦轉移到另一部電腦。

請使用＜如何建立 .pst 檔的備份＞一節中的指示，將 .pst 檔複製到 CD、DVD-ROM 或其他可攜式媒體，或透過 LAN/WAN 連結將檔案複製到另一部電腦。

注意 不支援透過 LAN/WAN 連結來連線 .pst 檔案，且透過此類連結連線到 .pst 檔案可能會發生問題。如需詳細資訊，請參閱下列文件：

297019? (http://support.microsoft.com/kb/297019/TW/ ) 無法透過 LAN 或 WAN 連結支援 Outlook .pst 檔案的原因

您也可能會想要建立新的次要 .pst 檔案僅用於傳輸資料的用途。請將要轉移的資料儲存在這個新的 .pst 檔案，並且略過任何不要轉移的資料。如果您必須製作次要的 .pst 檔案，才能在兩部不同電腦間轉移儲存的資料或進行備份，請使用下列步驟：

1. 在 [檔案] 功能表上，指向 [新增]，然後按一下 [Outlook 資料檔]。
2. 輸入新 .pst 檔案的唯一名稱，例如，輸入 Transfer.pst，然後按一下 [確定]。
3. 輸入「個人資料夾」檔案的顯示名稱，然後按一下 [確定]。
4. 關閉 Outlook。

請依照下列步驟複製現有的 .pst 檔：

1. 請使用＜如何建立 .pst 檔的備份＞一節中的指示，建立您要轉移的 .pst 檔備份。請確定將備份 .pst 檔複製到 CD-ROM 或其他類型的卸除式媒體。
2. 將備份 .pst 檔從卸除式媒體複製到第二部電腦。
3. 請依照＜如何將 .pst 檔案資料匯入 Outlook＞一節中的步驟，將 .pst 檔案資料匯入第二部電腦的 Outlook。

如何備份個人通訊錄

您的「個人通訊錄」可能包含 Outlook 通訊錄或連絡人清單中未包含的電子郵件地址和連絡人資訊。Outlook 通訊錄可以存放在 Exchange Server 信箱或 .pst 檔案中。但是，「個人通訊錄」會建立一個儲存在硬碟磁磁機上的個別檔案。為了確定這份通訊錄已進行備份，您必須將任何副檔名為 .pab 的檔案都包含在備份程序中。

請依照下列步驟找出您的「個人通訊錄」檔案：

1. 如果您執行的是 Windows Vista：請按一下 [開始]。
   
   如果您執行的是 Windows XP：請按一下 [開始]，然後按一下 [搜尋]。
   
   如果您執行的是 Microsoft Windows 95 或 Microsoft Windows 98：按一下 [開始]，指向 [尋找]，然後按一下 [檔案或資料夾]。
   
   如果您執行的是 Microsoft Windows 2000 或 Microsoft Windows Millennium Edition (Me)：按一下 [開始]，指向 [搜尋]，然後按一下 [檔案或資料夾]。
2. 輸入 *.pab，然後按下 ENTER，或按一下 [立即尋找]。
   
   注意 .pab 檔案的位置。請使用 [我的電腦] 或 [Windows 檔案總管]，將 .pab 檔案複製到其中含有 .pst 檔案備份的相同資料夾或儲存媒體。

您可以使用這個備份，將您的「個人通訊錄」還原到您的電腦，也可以將它轉移到另一部電腦。請依照下列步驟還原「個人通訊錄」：

1. 關閉任何訊息傳遞程式， 例如 Outlook、Microsoft Exchange 或 Windows Messaging。
2. 按一下 [開始]，然後按一下 [執行]。將下列命令複製並貼上 (或輸入) 至 [開啟] 方塊中，然後按下 ENTER：
   control panel
   即會開啟 [控制台]。
   
   注意 如果您看到 [選取類別目錄] 畫面，請按一下 [使用者帳戶]。
3. 按兩下 [郵件] 圖示。
4. 按一下 [顯示設定檔]。
5. 按一下適當的設定檔，然後按一下 [內容]。
6. 按一下 [電子郵件帳戶]。
7. 按一下 [新增目錄或通訊錄]，然後按一下 [下一步]
8. 按一下 [其他通訊錄]，然後按一下 [下一步]。
9. 按一下 [個人通訊錄]，然後按一下 [下一步]。
10. 輸入您要還原的「個人通訊錄」檔案的路徑和名稱，按一下 [套用]，然後按一下 [確定]。
11. 按一下 [關閉]，然後按一下 [確定]。

注意 「Outlook 通訊錄」是設定檔用來使「信箱」、「個人資料夾檔案」或「公用資料夾」之「連絡人」資料夾的使用如同電子郵件通訊錄般容易的服務。「Outlook 通訊錄」本身並未包含任何必須儲存的資料。

如何使用「個人資料夾備份」公用程式來自動備份 .pst 檔案

Microsoft 已經發行可自動備份個人資料夾 (.pst) 檔案的公用程式。若要下載這個公用程式，請造訪下列 Microsoft 網站： 如需有關「個人資料夾備份」公用程式的詳細資訊，請按一下下面的文件編號，檢視「Microsoft 知識庫」中的文件：

如何備份 Outlook 設定檔案

如果您已經自訂設定，例如工具列設定和我的最愛，並且想要將這些設定複製到另一部電腦或還原到您的電腦，您可能會想要將下列檔案包含在備份中：

• Outcmd.dat：此檔案會儲存工具列和功能表設定。
• ProfileName.fav：此為「我的最愛」檔案，其中包含 Outlook 功能區的設定。
• ProfileName.nk2：此檔案會儲存自動完成的暱稱。
• 簽名檔：每個簽名都擁有自己的檔案，並會使用您在建立簽名時所使用的相同名稱。例如，如果您建立名稱為 MySig 的簽名，在 Signatures 資料夾中便會建立下列檔案：
  • MySig.htm：此檔案會儲存 HTML 自動簽名。
  • MySig.rtf：此檔案會儲存 Microsoft Outlook Rich Text Format 格式 (RTF) 自動簽名。
  • MySig.txt：此檔案會儲存純文字格式自動簽名。
  簽名檔的位置視您執行的 Windows 版本而定。請使用下列清單找出適當的位置：
  • Windows Vista：Drivers\Username\appdata，其中 Drive 代表安裝 Outlook 的磁碟機；Username 代表安裝 Outlook 時所使用的使用者名稱。
  • Windows XP 或 Windows 2000：Drive\Documents and Settings\Username\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook，其中 Drive 代表安裝 Outlook 的磁碟機；Username 代表安裝 Outlook 時所使用的使用者名稱。
  • Windows 98 或 Windows Me：Drive\Windows\Local Settings\Application Data，其中 Drive 代表安裝 Outlook 的磁碟機。

注意 如果您使用 Microsoft Word 做為電子郵件編輯器，簽名就會以自動圖文集項目的形式儲存在 Normal.dot 中。您也應該備份這個檔案。

如何尋找 .pst 檔

如果您不知道舊有或現有 .pst 檔案在您電腦上的位置，而您想要將這個 .pst 檔案新增至您的 Outlook，本節將說明如何尋找 .pst 檔案並新增至您的 Outlook 設定檔。

若要尋找 .pst 檔，請依照下列步驟執行：

1. 若要尋找 .pst 檔：
   • 如果您執行的是 Windows Vista：請按一下 [開始]，然後按一下 [電腦]。找出右上角的 [搜尋] 視窗。
   • 如果您執行的是 Windows XP：請按一下 [開始]，然後按一下 [搜尋]。
   • 如果您執行的是 Microsoft Windows 95 或 Microsoft Windows 98：請按一下 [開始]，並指向 [搜尋]，然後按一下 [檔案或資料夾]。
   • 如果您執行的是 Microsoft Windows 2000 或 Microsoft Windows Millennium Edition (Me)：請按一下 [開始]，並指向 [搜尋]，然後按一下 [檔案或資料夾]。
2. 輸入 *.pst，然後按下 ENTER，或按一下 [立即尋找]。找出要新增至 Outlook 的所需 .pst 檔案。記下 .pst 檔案的位置。
3. 關閉 [搜尋] 視窗，並啟動 Outlook。按一下 [檔案] 功能表，然後選取 [資料檔案管理]。
4. 按一下 [新增] 按鈕，然後選擇要新增的正確 .pst 檔案類型：如果您是以 Outlook 2007 建立 .pst 檔案，則選擇 [Office Outlook 個人資料夾檔案 (.pst)]。如果您是以舊版 Outlook 建立 .pst 檔案，例如 Outlook 97、2000 或 XP，則選擇 [Outlook 97-2002 個人資料夾檔案 (.pst)]。
5. 瀏覽至上述搜尋時找到的所需 .pst 檔案位置。請選取 .pst 檔案，然後按一下 [確定]。
6. 輸入 .pst 檔案的自訂名稱，或接受預設名稱。按一下 [確定]。按一下 [關閉] 以結束目前的視窗。

此時，該 .pst 檔案會顯示在 Outlook 資料夾清單中。

如果這些方法無法幫助您，您可以向認識的人尋求協助，或者，如果您是將 Outlook 與 Exchange Server 搭配使用，您可以連絡 Exchange Server 系統管理員尋求協助。你也可以使用「Microsoft 客戶支援服務」網站，尋找其他的解決方案。「Microsoft 客戶支援服務」網站所提供的部分服務包括：

• 可搜尋的知識庫 (http://support.microsoft.com/search/?adv=1) ：搜尋技術支援資訊與 Microsoft 產品的自助服務工具。
• 解決方案中心 (http://support.microsoft.com/select/?target=hub) ：檢視產品相關常見問題及支援重要事項。
• Microsoft 客戶支援新聞群組 (http://www.microsoft.com/communities/newsgroups/default.mspx) ：連絡 Microsoft 產品用戶、同儕及 Microsoft 最有價值專家 (MVP)。
• 其他支援選項 (http://support.microsoft.com/default.aspx?pr=csshome) ：使用網站詢問問題、連絡「Microsoft 客戶支援服務」或提供意見反應。

如果您在使用這些 Microsoft 網站後仍遭遇問題，或是無法在「Microsoft 支援服務」網站找到解決方案，請按一下下列連結連絡支援服務：

如需有關如何設定設定檔和服務的詳細資訊，請按一下下面的文件編號，檢視「Microsoft 知識庫」中的文件： 如需詳細資訊，請按一下下面的文件編號，檢視「Microsoft 知識庫」中的文件：