Τρόπος χρήσης της δυνατότητας συγχώνευσης αλληλογραφίας με τις επαφές στο Outlook 2002 και Outlook 2003

Μεταφράσεις άρθρων Μεταφράσεις άρθρων
Αναγν. άρθρου: 287561 - Δείτε τα προϊόντα στα οποία αναφέρεται το συγκεκριμένο άρθρο.
Ανάπτυξη όλων | Σύμπτυξη όλων

Σε αυτήν τη σελίδα

Περίληψη

Αυτό το άρθρο περιγράφει τον τρόπο χρήσης της δυνατότητας συγχώνευσης αλληλογραφίας με τις επαφές του Microsoft Outlook και εξηγεί τον τρόπο ελέγχου των επαφών που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε με τη δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας.

Περισσότερες πληροφορίες

Στο Outlook 2002, μπορείτε να συγχωνεύσετε τις επαφές με βάση μια φιλτραρισμένη προβολή ή μπορείτε να συγχωνεύσετε όλες τις επαφές που βρίσκονται στη λίστα των επαφών σας. Συνεχίσετε να χρησιμοποιείτε το Microsoft Word για να εκτελέσετε τη δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας, αλλά το σύνολο αντιγράφων και το φιλτράρισμα των επαφών σας παρουσιάζεται στο Microsoft Outlook. Οι ακόλουθες πληροφορίες σάς παρέχει μια γενική επισκόπηση του τι είναι απαραίτητο να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας με τις επαφές του Outlook.

Με τον τρόπο δημιουργίας μιας απλής συγχώνευσης αλληλογραφίας

Για να δημιουργήσετε μια απλή συγχώνευση αλληλογραφίας με τις επαφές του Outlook, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
  1. Ανοίξτε το φάκελο "Επαφές" και ρυθμίστε τα κριτήρια φιλτραρίσματος. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το πώς μπορείτε να ορίσετε τα κριτήρια φιλτραρίσματος, ανατρέξτε στην ενότητα "Ορισμός του κριτηρίων" αυτού του άρθρου.
  2. Στο διακομιστήΕργαλείαμενού, κάντε κλικ στο κουμπίMail Merge. Αν υπάρχει ήδη ο φάκελοςMail Mergeη επιλογή δεν είναι ορατή, επιλέξτε τα διάσημα στο κάτω μέρος του μενού, για να αναπτυχθεί το μενού και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπίMail Merge.
  3. ΣτοMail Mergeπαράθυρο διαλόγου, κάντε κλικ για να επιλέξετε τις κατάλληλες επιλογές για τα κριτήρια φιλτραρίσματος που θέλετε και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπίOk.

    Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις επιλογές που είναι διαθέσιμες, δείτε το "Περιγραφή των δυνατοτήτων του της αλληλογραφίας Συγχώνευση παραθύρου" ενότητα αυτού του άρθρου.

    Στο σημείο αυτό, ξεκινά το Microsoft Word και εμφανίζεται η γραμμή εργαλείων συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word. Από αυτό το σημείο και έπειτα θα εργάζεστε με το Word.
  4. Πληκτρολογήστε το έγγραφό σας και στη συνέχεια κάντε κλικ στοΕισαγωγή πεδίων συγχώνευσηςτο κουμπί για να αποκαλύψετε τοΕπαφή του OutlookΠεδία. Κάντε κλικ για να επιλέξετε τα πεδία που θέλετε, ένα κάθε φορά, για να τα τοποθετήσετε στο έγγραφό σας.
  5. Αφού έχουν τοποθετηθεί τα πεδία συγχώνευσης στο έγγραφο ολοκληρώθηκε, κάντε κλικ στο κουμπίΓράμματα και επικοινωνίαςΣτο διακομιστήΕργαλείαμενού και στη συνέχεια κάντε κλικΟδηγός συγχώνευσης αλληλογραφίας. Χρησιμοποιήστε τον "Οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας" για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας.

Τρόπος δημιουργίας μιας συγχώνευσης αλληλογραφίας με τη χρήση κοινόχρηστων επαφών

Το Word δεν είναι δυνατό να επιλέξετε ένα φάκελο επαφών του Outlook κοινόχρηστα από εντός της δυνατότητας συγχώνευσης αλληλογραφίας. Για να εκτελέσετε μια συγχώνευση αλληλογραφίας με χρήση του Outlook κοινόχρηστων επαφών ως προέλευση δεδομένων, να προετοιμάσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας από το Outlook. Για να το κάνετε αυτό, ακολουθήστε τα εξής βήματα: (Use the tools in the Windows Recovery Environment to repair Windows Vista. To do this, follow these steps:):
  1. In Outlook, switch to the Contacts view.
  2. Click the Shared Contacts folder that contains the data that you want to use for the mail merge.
  3. Στο διακομιστήΕργαλείαμενού, κάντε κλικ στο κουμπίMail Merge. Outlook then exports the contacts, starts Word, and identifies the exported contacts as the data source.
  4. Use Word to complete the mail merge with the shared contacts.

Description of the features in the Mail Merge window

The following information is a description of the different options that are available in the Mail Merge window.
  • Επαφές (Contacts)

    Για ναAll Contacts in Current Viewoption: This option merges all the Outlook contacts in the current view. You can create custom views with filters that are applied for different merge sets. For more information, see the "How to create custom views" section of this article.

    Για ναOnly Selected Contactsoption: This option merges only the Outlook contacts that you have selected. You can hold down the CTRL key to select multiple Outlook contacts at random instead of a continuous set of items that select individual Outlook contacts. If you use this option in conjunction with theContact Data fileoption, you can create data documents that can be merged in the future with Word.
  • Fields to Merge

    Για ναAll Contact Fieldsoption: This option makes all the fields in the Contact folder available.

    Για ναContact Fields in Current Viewoption: This option makes only the Outlook contact fields that are visible in the current view. For more information about how to add fields to the current view, see the "How to add fields to current view" section of this article. You can use this option to manage the number of fields that you can insert when you edit the main document.
  • Document File

    Για ναNew Documentoption: Use this option if you have not prepared a document to merge with your Outlook contacts.

    Για ναExisting Documentoption: Use this option if you have a prepared a document to merge with your Outlook contacts. This document can have the merge fields already in place from a previous mail merge. Κάντε κλικΑναζήτησηto locate and then select the document that you want to merge with your data.
  • Για ναContact Data Fileoption: Use this option to create a permanent file for future mail merges. Κάντε κλικ για να επιλέξετε τοPermanent filecheck box, and then type a name for the file. The file is saved in a Word format.
  • Merge Options

    Για ναForm Lettersoption: This option merges Outlook contacts to a form letter. You can customize each letter by interspersing merge fields in the document.

    Για ναMailing Labelsoption: This option merges your Outlook contact information to mailing labels.

    Για ναΦάκελοι (Envelopes)option: This option merges your Outlook contact information to envelopes.

    Για ναCatalogoption: This option merges your Outlook contact information to a bulk list. These formats are no different from what you would see in Word.
  • Merge to

    Για ναNew Documentoption: With this option, you can do the merge and check the document after the merge is complete to view all the information that was taken from the Outlook contacts before you print the document. Additionally, you can save the document for later use.

    Για ναΕκτυπωτής (Printer)option: With this option, you can merge Outlook contacts directly to the designated printer.

    Για ναE-mailoption: This option merges Outlook contacts to e-mail messages. This option creates one e-mail message for every Outlook contact. This option does not put every name in theTobox of the e-mail message, but creates a new e-mail message for every Outlook contact that you are merging to.
For more information about how to use the Mail Merge feature in Word, see the Office Assistant in Word.

Advanced Mail Merge features

If you want to use some of the more advanced features in the Mail Merge feature, you must know how to do the following tasks:
  • How to create custom views
  • How to add fields to the current view

How to create custom views

  1. Στο διακομιστήViewμενού, σημείοCurrent ViewΚάντε κλικDefine Views, και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπίΝέα.
  2. Type a name for your view, and then clickTABLEin the Type of View area.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗΚάντε κλικ για να επιλέξετε τοThis folder, visible to everyonecheck box if you are sharing the Contact folder, and then clickOk.
  3. To define the elements of the view, clickΠεδίαΚάντε κλικGROUP BYΚάντε κλικSortΚάντε κλικΦίλτρο: (IKE security association ended. Mode: Key Exchange (Main mode) Filter: %1)Κάντε κλικOther Settingsή κάντε κλικ στο κουμπίAutomatic Formatting, and then select the choices to define your view settings. In the upper-right corner of the title bar, there is a question mark (?), if you click the?, and then click one of the items that are listed, you will see additional information about the item. The following steps are an example of using filters in your mail merge. In this example, theΚατηγορίαfield is the field that is using the filter:
    1. Στο διακομιστήViewμενού, σημείοΤρέχουσα προβολή, και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπίCustomize Current View.
    2. ΣτοΠροβολή σύνοψηςΚάντε κλικΦίλτρο: (IKE security association ended. Mode: Key Exchange (Main mode) Filter: %1).
    3. Στο διακομιστήMore Choicesκαρτέλα, κάντε κλικ στο κουμπίΚατηγορίες.
    4. Click to select the category that you want to view, and then clickOk.
  4. Κάντε κλικOk, και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπίClose (Κλείσιμο).

Πώς μπορείτε να προσθέσετε πεδία στην τρέχουσα προβολή

  1. Στο διακομιστήViewμενού, κάντε κλικ στο κουμπίΤρέχουσα προβολήΓια να μεταβείτε στοΛίστα τηλεφώνωνView.
  2. Κάντε δεξιό κλικ σε ένα όνομα πεδίου, όπωςΟνοματεπώνυμοήΕταιρεία, και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί"Επιλογή πεδίου".
  3. Κάντε κλικ για να επιλέξετε το όνομα πεδίου στη λίστα και, στη συνέχεια, σύρετε το πεδίο όνομα απόΕπιλογή πεδίουστη γραμμή κεφαλίδας τουΛίστα τηλεφώνωνπροβολή στο φάκελο "Επαφές". Μπορείτε να αλλάξετε τη σειρά των ονομάτων πεδίων στη γραμμή κεφαλίδας, σύροντάς τα σε κατάλληλες θέσεις στην τρέχουσα προβολή στο φάκελο "Επαφές".

Ιδιότητες

Αναγν. άρθρου: 287561 - Τελευταία αναθεώρηση: Κυριακή, 11 Σεπτεμβρίου 2011 - Αναθεώρηση: 5.0
Οι πληροφορίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για:
  • Microsoft Office Outlook 2003
  • Microsoft Outlook 2002 Standard Edition
Λέξεις-κλειδιά: 
kbcontacts kbhowto kbinfo kbmt KB287561 KbMtel
Μηχανικά μεταφρασμένο
ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο είναι προϊόν λογισμικού μηχανικής μετάφρασης της Microsoft και όχι ανθρώπινης μετάφρασης. Η Microsoft σάς προσφέρει άρθρα που είναι προϊόντα ανθρώπινης αλλά και μηχανικής μετάφρασης έτσι ώστε να έχετε πρόσβαση σε όλα τα άρθρα της Γνωσιακής Βάσης μας στη δική σας γλώσσα. Ωστόσο, ένα άρθρο που έχει προκύψει από μηχανική μετάφραση δεν είναι πάντα άριστης ποιότητας. Ενδέχεται να περιέχει λεξιλογικά, συντακτικά ή γραμματικά λάθη, όπως ακριβώς τα λάθη που θα έκανε ένας μη φυσικός ομιλητής επιχειρώντας να μιλήσει τη γλώσσα σας. Η Microsoft δεν φέρει καμία ευθύνη για τυχόν ανακρίβειες, σφάλματα ή ζημίες που προκύψουν λόγω τυχόν παρερμηνειών στη μετάφραση του περιεχομένου ή χρήσης του από τους πελάτες της. Επίσης, η Microsoft πραγματοποιεί συχνά ενημερώσεις στο λογισμικό μηχανικής μετάφρασης.
Η αγγλική έκδοση αυτού του άρθρου είναι η ακόλουθη:287561

Αποστολή σχολίων

 

Contact us for more help

Contact us for more help
Connect with Answer Desk for expert help.
Get more support from smallbusiness.support.microsoft.com