Cara meringkas berkas PST dan OST untuk mengurangi ruang item yang dihapus pada Outlook

Artikel ini menjelaskan cara meringkas berkas pribadi (.pst) atau berkas penyimpanan offline (.ost) di Microsoft Outlook untuk mengurangi ruang item yang dihapus dan memulihkan ruang pada perangkat keras Anda.

Untuk menghemat ruang pada perangkat keras Anda, Anda dapat menghapus item yang tidak diinginkan dari berbagai berkas .pst dan .ost, kemudian meringkas berkas untuk membuatnya menjadi lebih kecil.

CATATAN: Saat Anda menghapus item yang tidak diinginkan dari tiap map, perintah akan memindahkan item ke map Item Terhapus, yang berada di dalam berkas yang sama. Anda harus menghapus item dari map Item Terhapus untuk menghapusnya secara permanen sehingga Outlook dapat meringkas berkas.

Proses peringkasan tidak menghapus semua ruang kosong dari berkas. Ini menyisakan 16 kilobyte (KB) atau 4 persen (%) dari ukuran berkas (sebelum meringkas) mana saja yang lebih besar.

Untuk diringkas, berkas .pst atau .ost harus memenuhi persyaratan berikut ini:

• Berkas harus sebesar 16 KB atau lebih besar.
• Berkas harus memiliki paling tidak 16 KB ruang kosong sejak terakhir kali Anda meringkasnya.

Anda dapat memulai peringkasan berkas Outlook secara manual, atau menjalankannya secara otomatis di latar belakang.

Peringkasan Latar Belakang Otomatis

Peringkasan otomatis terjadi sebagai tugas mati di latar belakang. Kondisi berikut ini pasti benar untuk tugas latar belakang ini terjadi:

• Anda pasti sedang menjalankan Outlook.
• Komputer Anda pasti tidak digunakan di tugas intensif-CPU lain seperti menyalin atau men-download berkas.

Cara Mulai Menjalankan Peringkasan PST Secara Manual

1. Pada menu File, klik Manajemen Berkas Data.
2. Klik untuk memilih Map Pribadi, dan kemudian klik Pengaturan.
3. Pada tab Umum, klik Ringkas Sekarang.
4. Klik OK, dan kemudian klik Tutup.

Cara Mulai Menjalankan Peringkasan OST Secara Manual

Gunakan salah satu dari metode berikut ini:

Metode 1: Microsoft Office Outlook 2007

1. Hapus item yang tidak ingin Anda simpan, kemudian kosongkan map Item Terhapus.
2. Pada menu Alat, klik Pengaturan Account.
3. Dalam daftar, pilih Microsoft Exchange Server, dan kemudian klik Ubah.
4. Klik Lebih Banyak Pengaturan.
5. Pada tab Advanced, klik Pengaturan Berkas Map Offline.
6. Klik Ringkas Sekarang.

Metode 2: Microsoft Office Outlook 2003 dan versi Outlook sebelumnya

1. Pada menu Alat, klik untuk memilih Account Email.
2. Klik Lihat atau ubah account e-mail yang ada, kemudian klik Berikutnya.
3. Klik Microsoft Exchange Server, dan kemudian klik Ubah.
4. Klik Lebih Banyak Pengaturan.
5. Pada tab Advanced, klik Pengaturan Berkas Map Offline.
6. Klik Ringkas Sekarang.
7. Ketika operasi peringkasan telah selesai, klik OK dua kali.
8. Klik Berikutnya, kemudian klik Selesai.