文章編號: 290136 - 上次校閱: 2007年4月3日 - 版次: 6.0

如何在 Microsoft Access 中建立執行總計查詢

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結論

這份文件示範兩個方法， 您可以使用來建立執行總計查詢。 執行總計查詢是在為每個資料錄總數為總和的該資料錄和任何先前的記錄查詢。 這種類型的查詢可用來透過群組的記錄 (或) 在的時間內顯示圖表或報表中累積總和。

請注意 您可以看到 Qrysmp00.exe 範例檔案中這份文件中所使用技術的示範。 如需有關如何以取得此範例檔案， 資訊請參閱下面 「 Microsoft 知識庫 」 中的文件：
207626? (http://support.microsoft.com/kb/207626/EN-US/ ) ACC 2000： Access 2000 範例查詢可從 Download Center 下載
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其他相關資訊

方法 1

第一個方法在查詢中使用 DSum 函數和準則來建立隨時間變動總合。 DSum 函數加總目前資料錄和任何先前的記錄。 當查詢移動到下一筆記錄， DSum 函數會再次執行並更新累計總和。

下列範例查詢使用 [ 訂貨主檔 ] 資料表從 Northwind 範例資料庫， 為每個月在 1997 建立變動總合的運費成本。 範例資料只限於基於效能考量一年。 要為查詢來完成處理因為 DSum 函數執行一次為每個資料錄在查詢， 它可能會花數秒鐘 (取決於您的電腦速度)。 如果要建立並執行這項查詢， 請依照下列步驟執行：
  1. 開啟北風範例資料庫。
  2. 建立新的選取查詢並將 Orders 資料表。
  3. 在 [ 檢視 ] 功能表， 按一下 [ 總計 ] 。

    在 Access 2007， 按一下 請注意 [ 設計 ] 索引標籤上 [ 顯示 / 隱藏 ] 群組中的 [ 總計 ] 。
  4. 在第一個資料行的查詢設計格線， 在， [ 欄位 ] 方塊鍵入下列運算式， 請為方塊 合計 、， 排序 ] 和 [ 顯示 下列選項： 
       Field: AYear: DatePart("yyyy",[OrderDate])
   Total: Group By
   Sort: Ascending
   Show: Yes
    在 [ 欄位 ] 方塊中運算會顯示並排序訂單日期 ] 欄位的年份部分。
  5. 在 [ 欄位 ] 方塊， 鍵入下列運算式的查詢設計格線， 第二欄中， 請為方塊 合計 、， 排序 ] 和 [ 顯示 下列選項： 
       Field: AMonth: DatePart("m",[OrderDate])
   Total: Group By
   Sort: Ascending
   Show: Yes
    在 [ 欄位 ] 方塊中運算式來排序而且月份部分的 [ 訂單日期 ] 欄位顯示為從 1 到 12 的整數值。
  6. 在第三個資料行的查詢設計格線， 在， [ 欄位 ] 方塊中鍵入下列運算式， 請為方塊 合計 ] 和 [ 顯示 下列選項。

    請注意 ： 在下面的範例， 行接續字元會當做在一行的結尾的底線 (_) 當重新建立此範例從結尾處行移除底線。 
       Field: RunTot: DSum("Freight","Orders","DatePart('m', _
          [OrderDate])<=" & [AMonth] & " And  DatePart('yyyy', _
          [OrderDate])<=" & [AYear] & "")
   Total: Expression
   Show: Yes
    運算式在 [ 欄位 ] 方塊中使用 DSum () 函數來何時 AMonth 和 AYear 欄位中的值小於或等於對目前記錄， 查詢處理加總運費 ] 欄位。
  7. 在第四個資料行的查詢設計格線， 在， [ 欄位 ] 方塊鍵入下列運算式， 請為方塊 合計 、， 排序 ] 和 [ 顯示 下列選項： 
       Field: FDate: Format([OrderDate],"mmm")
   Total: Group By
   Sort: Ascending
   Show: Yes
    運算式在 [ 欄位 ] 方塊中顯示每個月以文字格式， 這類 Jan、 Feb、 Mar， 依此類推。
  8. 在第五個資料行的查詢設計格線， 在， [ 欄位 ] 方塊鍵入下列運算式， 請下列選項為 準則 ， 合計 ] 和 [ 顯示 方塊： 
       Field: DatePart("yyyy",[OrderDate])
   Total: Where
   Criteria: 1997
   Show: No
    [ 欄位 ] 方塊中運算式篩選查詢的資料錄集到包含來自 1997 年只有資料。
  9. 執行查詢。 請注意， [ RunTot 欄位會顯示與變動總合有下列記錄： 
       AYear    AMonth     RunTot       FDate
   --------------------------------------
   1997     1          2238.98      Jan
   1997     2          3840.43      Feb
   1997     3          5729.24      Mar
   1997     4          8668.34      Apr
   1997     5          12129.74     May
   1997     6          13982.39     Jun
   1997     7          17729.29     Jul
   1997     8          22204.73     Aug
   1997     9          26565.26     Sep
   1997     10         32031.38     Oct
   1997     11         36192.09     Nov
   1997     12         42748.64     Dec
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方法 2

第二種方法使用總計查詢使用 DSum () 函式來建立執行總移轉群組。

下列範例查詢將使用 [ 訂貨主檔 ] 資料表與每位員工， 以及於計算變動總合的運費加總運費成本。 如果要建立並執行查詢， 請依照下列步驟執行：
  1. 開啟範例資料庫 Northwind.mdb。.
  2. 建立新的選取查詢並將 Orders 資料表。
  3. 在 [ 檢視 ] 功能表， 按一下 [ 總計 ] 。

    在 Access 2007， 按一下 請注意 [ 設計 ] 索引標籤上 [ 顯示 / 隱藏 ] 群組中的 [ 總計 ] 。
  4. 在第一個資料行的查詢設計格線， 將下列欄位加入至 [ 欄位 ] 方塊， 並進行下列選取為 總計 和 顯示 方塊： 
       Field: EmpAlias: EmployeeID
   Total: Group By
   Show: Yes
    這個欄位群組 EmployeeID 資料。
  5. 將下列欄位加入至 [ 欄位 ] 方塊， 並進行下列選取為 總計 和 顯示 方塊的查詢設計格線， 第二欄中： 
       Field: Freight
   Total: Sum
   Show: Yes
    這個欄位會加總運費資料。
  6. 在第三個資料行的查詢設計格線， 在， [ 欄位 ] 方塊中鍵入下列運算式， 請為方塊 合計 ] 和 [ 顯示 下列選項。

    請注意 ： 在下面的範例， 行接續字元會當做在一行的結尾的底線 (_) 當重新建立此範例從結尾處行移除底線。 
       Field: RunTot: Format(DSum("Freight","Orders","[EmployeeID]<=" _
          & [EmpAlias] & ""),"$0,000.00")
   Total: Expression
   Show: Yes
    運算式在 [ 欄位 ] 方塊中使用 DSum () 函數來當 EmployeeID 是小於或等於要目前 EmpAlias， 且然後格式化美元中的欄位加總運費 ] 欄位。
  7. 執行查詢。 請注意， [ RunTot 欄位會顯示與變動總合有下列記錄： 
       Employee              SumOfFreight     RunTot
   -------------------------------------------------
   Davolio, Nancy        $8,836.64        $8,836.64
   Fuller, Andrew        $8,696.41        $17,533.05
   Leverling,Janet       $10,884.74       $28,417.79
   Peacock, Margaret     $11,346.14       $39,763.93
   Buchanan, Steven      $3,918.71        $43,682.64
   Suyama, Michael       $3,780.47        $47,463.11
   King, Robert          $6,665.44        $54,128.55
   Callahan, Laura       $7,487.88        $61,616.43
   Dodsworth, Anne       $3,326.26        $64,942.69
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這篇文章中的資訊適用於:
  • Microsoft Office Access 2007
  • Microsoft Office Access 2003
  • Microsoft Access 2002 Standard Edition
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