Word 2002 の差し込み印刷に関してよく寄せられる質問 (FAQ)

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文書番号: 290408 - 対象製品
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概要

差し込み印刷は、定型書簡、宛名ラベル、封筒、名簿、および大量の電子メールやファックス文書を作成する際に使用されます。差し込み印刷の処理には、メイン文書、データ ファイル、差し込み印刷文書の 3 つの文書が必要です。差し込み印刷の基本的な処理を完了するには、以下の手順を実行します。
  • メイン文書を開くか、作成します。

    メイン文書 : Word の差し込み印刷操作に使用する文書で、差し込み印刷に共通する文字列や図が入力されている文書です。たとえば、返信用の住所や定型書簡のあいさつ文などがあります。
  • 宛先の情報を含むデータ ファイルを開くか、作成します。

    データ ファイル : 文書に差し込む情報を含むファイルです。たとえば、差し込み印刷に使用する名前と住所のリストがあります。この情報を使用する前に、データ ファイルに接続する必要があります。
  • メイン文書で差し込みフィールドを追加するか、ユーザー設定します。

    差し込みフィールド : メイン文書に挿入するプレースホルダです。たとえば、<<住所 1>> の差し込みフィールドを挿入し、Word によって "東京都" などの都府県名が挿入されるようにします。この都府県名は、"住所 1" のデータ フィールドに保存されています。
  • データ ファイルからメイン文書にデータを差し込み、差し込み印刷する新しい文書を作成します。

    差し込み印刷する文書 : 差し込み印刷のメイン文書にアドレス帳を差し込み印刷した文書です。結果の文書は、印刷結果または差し込み結果を含む新しい Word 文書になります。
Microsoft Word では、手順を案内するウィザードを使用することで、簡単に差し込み印刷できるようになっています。ウィザードを使用せずに作業する場合は、[差し込み印刷] ツール バーを使用できます。どちらの方法でも、最終的にはデータ ファイルの各行 (またはレコード) によって、定型書簡、宛名ラベル、封筒、または名簿の項目が作成されます。

差し込み印刷を使用して、手紙や名簿だけでなく、フィールドをデータにマッピングする文書を作成することもできます。たとえば、ワークシートにビデオテープのコレクションが含まれている場合、ラベル オプションを使用してビデオテープのラベルを作成できます。

詳細

  1. 以前のバージョンの Word と同じ方法で差し込み印刷を行うことができるかどうかについて教えてください。

    以前のバージョンの Word と同じ機能を使用できます。これを行うには、次のいずれかの方法を実行します。
    • [差し込み印刷] ツール バーを使用します。[差し込み印刷] ツール バーを表示するには、[表示] メニューの [ツールバー] をポイントし、[差し込み印刷] をクリックします。

      : [差し込み印刷] ツール バーのオプションは、以前のバージョンの Word と同じように機能します。
    • [差し込み印刷ヘルパー] を使用します。使いやすくするには、[ツール] メニューの [はがきと差し込み印刷] サブメニューに [差し込み印刷ヘルパー] コマンドを追加します。これを行うには、次の手順を実行します。
      1. [ツール] メニューの [ユーザー設定] をクリックします。
      2. [コマンド] タブをクリックします。[分類] ボックスの一覧の [すべてのコマンド] をクリックします。
      3. [コマンド] ボックスの一覧の [MailMergeHelper] をクリックします。
      4. [MailMergeHelper] コマンドを [ツール] メニューの [はがきと差し込み印刷] サブメニューにドラッグします。

        : [はがきと差し込み印刷] サブメニューにポインタを置くと、横向きの黒いバーが表示されます。このバーは、マウス ボタンを離したときに、コマンドがメニューに表示される位置を示しています。
      5. [ユーザー設定] ダイアログ ボックスの [閉じる] をクリックします。
  2. 差し込みフィールドを挿入する際のカーソルの移動方法を教えてください。

    [差し込みフィールドの挿入] ダイアログ ボックスが開いている場合は、差し込み印刷のメイン文書にカーソルを移動できません。Enter または Space キーを押してカーソルを移動しようとすると、選択した差し込みフィールドが文書に挿入されます。

    カーソルを移動するには、[差し込みフィールドの挿入] ダイアログ ボックスを閉じてから、カーソルを移動します。他の差し込みフィールドを、差し込み印刷のメイン文書の別の場所に挿入するには、[差し込み印刷] ツール バーの [差し込みフィールドの挿入] をクリックします。この現象を回避して、以前のバージョンの Word と同様の機能を使用するには、[差し込み印刷] ツール バーに [差し込みフィールドの挿入] ボタンを追加します。 関連情報を参照するには、以下の「サポート技術情報」 (Microsoft Knowledge Base) をクリックしてください。
    276005 [WD2002] 差し込みフィールドを挿入するときに、カーソル位置を移動できない
  3. [参照] をクリックしてデータ ファイルを開いても、ダイアログ ボックスが My Data Sources フォルダに戻ります。この動作は変更できますか。

    [データ ファイルの選択] ダイアログ ボックスの動作は変更できません。必ず [My Data Sources] フォルダに戻ります。ただし、[My Data Sources] フォルダにショートカットを作成するか、他の方法を使用して、差し込み印刷のアドレス帳にすばやくアクセスすることができます。 関連情報を参照するには、以下の「サポート技術情報」 (Microsoft Knowledge Base) をクリックしてください。
    276004 Word 2002 以降のバージョンの Word で [データ ファイルの選択] ダイアログ ボックスの [ファイルの場所] ボックスに常に [My Data Sources] が表示される
  4. 定型書簡の作成と印刷の方法を教えてください。

    同じレターを複数の受取人に送る場合、この機能を使用することができます。差し込み印刷を使用して定型書簡を作成する場合の操作手順については、以下の「サポート技術情報」 (Microsoft Knowledge Base) の資料を参照してください。
    294683 Word 2002 以降のバージョンの Word で差し込み印刷を使用して定型書簡を作成する方法
  5. 差し込み印刷を使用して電子メールを作成する方法を教えてください。

    電子メールを使用して同じメッセージを複数の受取人に送る場合、この機能を使用することができます。差し込み印刷を使用して複数の受取人に宛てた電子メールを作成する場合の操作手順については、以下の「サポート技術情報」 (Microsoft Knowledge Base) の資料を参照してください。
    294694 Word 2002 以降のバージョンの Word で差し込み印刷を使用して電子メール メッセージを作成する方法
  6. 電子メール メッセージの件名に差し込みフィールドを使用できるかどうかについて教えてください。

    電子メール メッセージの件名には、文字列しか入力できません。
  7. 封筒に差し込み印刷を実行する方法を教えてください。

    大量の手紙を複数の受取人に送り、それぞれの封筒を個別の外観にする場合、この機能を使用することができます。住所を差し込み印刷し、封筒に直接印刷する場合の操作手順については、以下の「サポート技術情報」 (Microsoft Knowledge Base) の資料を参照してください。
    294685 Word 2002 以降のバージョンの Word で差し込み印刷を使用して封筒を作成する方法
  8. ラベルに差し込み印刷を行う方法を教えてください。

    レターやはがきの住所などの情報をラベルに印刷する場合、この機能を使用することができます。ラベルに情報を差し込み印刷する場合の操作手順については、以下の「サポート技術情報」 (Microsoft Knowledge Base) の資料を参照してください。
    294684 [WD2002] 差し込み印刷機能を使って宛名ラベルを作成する方法
  9. ラベルに図やロゴを追加する方法を教えてください。

    ラベル差し込み印刷のメイン文書では、最初のラベルに図やロゴを追加します (図を挿入するには、[挿入] メニューの [図] をポイントし、[ファイルから] をクリックします)。その後、以下のいずれかの操作を実行します。
    • [差し込み印刷] ツール バー ([表示] メニューの [ツールバー] をポイントし、[差し込み印刷] をクリックします) の [複数ラベルに反映] をクリックします。
    • [差し込み印刷] 作業ウィンドウ ([ツール] メニューの [はがきと差し込み印刷] をポイントし、[差し込み印刷ウィザード] をクリックします) の [すべてのラベルの更新] をクリックします。
    これによって、最初のラベルからラベル差し込み印刷のメイン文書の各ラベルに情報がコピーされます。

    関連情報を参照するには、以下の「サポート技術情報」 (Microsoft Knowledge Base) をクリックしてください。
    285065 [WD2002] すべてのラベルに同じグラフィックやロゴを挿入する方法
  10. 多くのデータ レコードがあるため、ラベルが複数ページにわたります。差し込み印刷をプレビューするときに、画面上に 1 ページのラベルしか表示されない理由を教えてください。

    [差し込み印刷] 作業ウィンドウを使用して宛名ラベルをプレビューするには、[手順 4/6] で [次へ : ラベルのプレビュー表示] をクリックします。

    差し込み印刷ウィザードのプレビュー機能は、1 ページだけを表示するように設計されています。すべてのラベルを表示し、印刷する前に変更を加えるには、[手順 6/6] で [各ラベルの編集] をクリックします。これによって、すべてのラベルを含む新しい文書に住所が差し込まれます。
  11. 名簿やカタログに差し込み印刷を行う方法を教えてください。

    電話帳や同じページ上の項目リストなどのリストを印刷する場合、この機能を使用することができます。名簿やカタログとして情報を差し込み印刷する場合の操作手順については、以下の「サポート技術情報」 (Microsoft Knowledge Base) をクリックしてください。
    294693 Word 2002 以降のバージョンの Word で差し込み印刷を使用して電話帳を作成する方法
    294686 [WD2002] 差し込み印刷機能を使ってカテゴリ順にソートされたリストを作成する方法
  12. 差し込み印刷で [ファックスへ差し込み] が使用可能なオプションにならない理由を教えてください。

    以前のバージョンの Microsoft Word では、[ファックスへ差し込み] コマンドは Microsoft Fax (At Work Fax とも呼ばれます) を使用していました。これらのプログラムは、Microsoft Windows 95、または製品版の Microsoft Windows 98 および Microsoft Windows 98 Second Edition の個別のコンポーネントとしてインストールされました。しかし、Microsoft Office XP のメッセージング プログラムである Microsoft Outlook 2002 は、Microsoft Fax をサポートしていません。 関連情報を参照するには、以下の「サポート技術情報」 (Microsoft Knowledge Base) をクリックしてください。
    294695 Word 2002 以降のバージョンの Word で差し込み印刷を使用してファックスを作成する方法
    282550 [ファックスへ差し込み] コマンドが [差し込み印刷] ツール バーで使用できない
  13. 差し込み印刷のアドレス帳を作成する方法を教えてください。

    最も簡単なデータ ファイル形式は Word の表です。ただし、フィールドがコンマやタブで区切られたテキスト ファイルや、レコードが段落記号で区切られたテキスト ファイルなどのデータベース形式も使用できます。 Word で差し込み印刷用のアドレス帳を作成する方法の関連情報を参照するには、以下の「サポート技術情報」 (Microsoft Knowledge Base) をクリックしてください。
    294688 Word 2002 以降のバージョンの Word で差し込み印刷のアドレス帳を設計および設定する方法

プロパティ

文書番号: 290408 - 最終更新日: 2006年12月14日 - リビジョン: 3.0
この資料は以下の製品について記述したものです。
  • Microsoft Word 2002
キーワード:?
kbhowto kbmerge KB290408
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