Utilisation de champs définis par l'utilisateur dans des solutions Outlook 2002

Cet article traite de sujets que les développeurs de solutions doivent prendre en considération lorsqu'ils planifient, mettent en ?uvre et déploient une solution à l'aide des formulaires personnalisés et des champs définis par l'utilisateur Outlook. Contrairement à la plupart des autres logiciels associés à une base de données, Outlook a la capacité de stocker différents jeux de champs définis par l'utilisateur dans plusieurs éléments d'un dossier. Bien que cela signifie que les éléments d'un dossier sont de très souples « conteneurs » pour le stockage des données, cela implique également que les développeurs doivent être conscients des conséquences d'une telle souplesse sur une solution basée sur Outlook.

Présentation des champs standard et définis par l'utilisateur Microsoft Outlook

Dans un programme de base de données comme Microsoft Access, les champs sont définis au « niveau de la table », ce qui signifie que lorsque vous ajoutez un champ à une table de données, ce champ existe pour l'ensemble des enregistrements de la table. Les éléments Outlook ressemblent à des enregistrements d'une base de données, tandis que les dossiers Outlook sont conceptuellement équivalents à une table ou à une base de données bidimensionnelle. Cette analogie avec une base de données s'arrête lorsque vous considérez la façon dont Outlook et Microsoft Exchange mettent en ?uvre la notion de champs ou de propriétés.

Dans Exchange, les éléments d'un dossier peuvent utiliser n'importe quel jeu de champs. En effet, il revient à l'application de déterminer le « schéma de champs » qui est associé aux éléments d'un dossier. Outlook dispose de schémas de champs distincts pour tous les éléments prédéfinis, tels que les éléments Contacts, Rendez-vous, Tâches, etc. Chacun de ces éléments possède un jeu de champs standard spécifiques à ce type d'élément. Notez que certains champs sont présents dans plusieurs types d'éléments, tels que le champ Démarrer dans les entrées Rendez-vous et Journal, et que certains autres existent dans tous les éléments, comme Kilométrage et Informations de facturation.

Outre les champs standard que Microsoft Outlook met à disposition pour chaque type d'élément, il autorise également la création de champs définis par l'utilisateur ou personnalisés pour le stockage d'informations supplémentaires associées à un élément. Bien que la finalité des champs définis par l'utilisateur et des champs standard soit la même, leur utilisation est généralement différente. La différence principale entre ces deux types de champs est que les champs standard sont toujours accessibles lorsque vous utilisez un type d'élément particulier, ce qui n'est pas toujours vrai dans le cas des champs définis par l'utilisateur. Ces derniers peuvent exister dans :

• des dossiers, afin que vous puissiez les employer dans des scénarios associés à des dossiers, par exemple lorsque vous utilisez le Sélecteur de champs pour ajouter des champs personnalisés à une vue de table ;
• des éléments, ce qui permet le stockage de données dans des champs ;
• des formulaires publiés, afin que les éléments que vous créez en fonction du formulaire personnalisé « héritent » des champs définis par l'utilisateur.

Dans la plupart des cas, Outlook répliquera immédiatement les champs définis par l'utilisateur entre des éléments et des dossiers, opération qui est généralement transparente pour la plupart des utilisateurs. Toutefois, si vous créez une solution, il est souvent important de vous s'assurer de sa cohérence pour qu'elle fonctionne dans tous les scénarios possibles.

Cet article traite du comportement de Microsoft Outlook dans différents cas afin que vous puissiez localiser l'emplacement des champs, comprendre la façon dont Outlook les crée immédiatement et déterminer leur emplacement réel, ce qui vous permet d'évaluer l'impact des champs définis par l'utilisateur sur votre solution.

Ajout de champs définis par l'utilisateur

Lorsque vous utilisez le Sélecteur de champs pour créer un champ dans une vue ou en mode création d'un formulaire, le champ est ajouté au dossier. Si vous êtes en mode création de formulaire et que vous faites glisser le champ sur le formulaire, ce champ est ajouté à l'élément et Outlook crée automatiquement un contrôle et lie le champ au contrôle.

Si vous êtes en mode création de formulaire et cliquez avec le bouton droit sur un contrôle pour accéder à ses propriétés, vous pouvez créer un champ défini par l'utilisateur en cliquant sur le bouton Nouveau de l'onglet Valeur de la boîte de dialogue Propriétés. La création d'un champ par ce moyen se traduit par l'ajout du champ à la fois à l'élément et au dossier.

Il est également possible d'introduire des champs dans une solution de dossier en copiant ou en déplaçant un élément d'un autre dossier dans le dossier de la solution. Vous pouvez également introduire des champs si vous les créez immédiatement par programmation ou dans le cadre d'une solution pour importer des éléments dans un dossier.

Il est important de garder à l'esprit que certains scénarios n'autorisent pas l'existence de champs définis par l'utilisateur dans un ou plusieurs des trois emplacements, ce qui peut avoir des conséquences négatives sur une solution.

Le tableau suivant résume le comportement de Microsoft Outlook lors de la création de champs définis par l'utilisateur.

Suppression de champs définis par l'utilisateur

Le tableau suivant vous indique la procédure pour supprimer un champ qui existe dans les emplacements suivants :

Détermination de l'emplacement des champs

Le tableau suivant vous indique l'emplacement d'un champ :

Dysfonctionnements probables

Voici quelques-uns des problèmes que vous pouvez rencontrer quand les champs définis par l'utilisateur ne sont pas cohérents dans une solution basée sur un dossier.

• Des éléments deviennent « one-off », car des champs leur sont ajoutés sur-le-champ. Des problèmes généralement rencontrés font mention de l'accroissement de la taille des éléments, du champ Classe du message d'un élément revenant à la classe du message standard pour ce type d'élément et de l'utilisateur qui reçoit l'avertissement d'activation/de désactivation de l'alerte macro lors de l'ouverture d'un élément one-off. Pour plus d'informations sur les éléments one-off, reportez-vous à l'article suivant dans la Base de connaissances Microsoft :
  
  290657  (http://support.microsoft.com/kb/290657/ ) OL2002 : Utilisation des définitions des formulaires et des formulaires One-Off
• Des aspects spécifiques du modèle d'objet Outlook peuvent ne pas fonctionner, car ils sont conçus pour s'appuyer sur l'existence de champs à un emplacement particulier. Reportez-vous à la section Considérations relatives à la programmation de cet article pour plus d'informations.
• Des problèmes et des erreurs d'ordre général dans la logique de la programmation peuvent apparaître si votre code Automation ou VBScript considère que des champs existent à un emplacement particulier alors qu'ils n'y sont pas.

Suggestions d'ordre général

Évitez de créer des éléments tant que la solution n'est pas entièrement terminée.

L'idéal est de créer un formulaire personnalisé qui contient tous les champs définis par l'utilisateur qui sont nécessaires à la solution. Après cela, vous pouvez publier le formulaire dans le dossier et tous les éléments qui sont créés dans le dossier sont basés sur le formulaire personnalisé et, par conséquent, héritent des champs définis par l'utilisateur. Ce scénario garantit l'existence de chaque champ défini par l'utilisateur dans tous les emplacements et, par conséquent, la cohérence de la solution.

Si vous créez des éléments pour tester votre solution alors que vous la développez, vous devez les supprimer et en créer d'autres si vous ajoutez des champs définis par l'utilisateur au formulaire.

Si vous devez ajouter des champs à une solution de dossier après avoir créé des éléments, veillez à ce que tous les éléments récupèrent bien les nouveaux champs qui leur ont été ajoutés. Vous pouvez effectuer cette opération par programmation (Item.UserProperties.Add) ou en affichant les éléments dans une vue de la table, en ajoutant le champ défini par l'utilisateur à la vue, en ajoutant temporairement une valeur au champ de sorte que Microsoft Outlook intègre immédiatement le champ dans l'élément, puis en supprimant les valeurs temporaires.

Importation d'éléments

Si vous comptez importer des données dans un dossier sous la forme d'éléments, vous ne pouvez pas créer de champs définis par l'utilisateur dans les éléments à l'aide de l'utilitaire d'importation/exportation de Microsoft Outlook. Si vous vous servez de l'utilitaire pour importer les éléments, envisagez de créer une procédure qui ajoutera par programmation tous les champs définis par l'utilisateur à l'élément. Veillez également à créer une procédure qui va créer et importer par programmation la totalité des éléments. Pour plus d'informations sur l'importation par programmation des éléments, cliquez sur le numéro ci-dessous pour afficher l'article correspondant dans la Base de connaissances Microsoft.

Ajout de champs à un élément uniquement s'ils contiennent une valeur

Soyez conscient que selon les circonstances, vous pouvez observer des comportements différents suivant que le champ contient ou non une valeur. Par exemple, si vous ouvrez un nouvel élément contact et créez un champ défini par l'utilisateur sur la page Champs du formulaire, le champ sera ajouté au dossier, mais n'apparaîtra pas dans la liste sous « Champs définis par l'utilisateur dans cet élément » tant qu'une valeur n'a pas été entrée dans ce champ. En d'autres termes, lorsqu'il s'agit de scénarios où les champs existent dans un dossier mais pas dans un élément, Outlook ajoute automatiquement le champ à un élément, si une valeur est attribuée au champ. Cela peut aussi communément se produire lorsque vous utilisez la fonction « Modification directe » pour la saisie de données dans une vue de table.

Copie ou déplacement d'éléments

Si vous copiez ou déplacez des éléments d'un dossier vers un autre, les champs définis par l'utilisateur des éléments seront déplacés, mais ils ne seront pas associés au nouveau dossier de destination. Selon la nature de votre projet, vous pouvez copier le dossier complet au lieu de déplacer chaque élément individuellement ou utiliser le Sélecteur de champs pour redéfinir des champs définis par l'utilisateur dans le nouveau dossier.

Considérations relatives à la programmation

Méthodes Find et Restrict

Vous pouvez utiliser la méthode Find ou Restrict du modèle d'objet Outlook pour rechercher tous les éléments d'un dossier qui correspondent à certains critères. Par exemple, vous souhaitez récupérer tous les éléments où le champ DateCommande (champ défini par l'utilisateur) indique une date de l'année en cours. Pour que ces méthodes fonctionnent, le champ défini par l'utilisateur doit exister dans le dossier, et non uniquement dans les éléments du dossier. Le Sélecteur de champs vous permet de créer un champ qui correspond à celui que vous utilisez dans le code. Vous pouvez également utiliser l'argument AddToFolderFields pour la méthode UserProperties.Add afin de vous assurer que lorsque vous ajoutez un champ à un élément, celui-ci est également ajouté au le jeu de champs du dossier.

Enregistrement des éléments lors de la modification des valeurs des champs

Si vous rédigez un code pour modifier une valeur de champ, vous devez enregistrer l'élément par l'intermédiaire d'un code (Item.Close 0). Si vous n'enregistrez pas l'élément, la valeur ne sera pas modifiée et vous pourriez avoir l'impression que le champ n'existe pas dans l'élément ou qu'il est à l'origine d'un comportement inattendu pouvant paraître déroutant.

Exemple de solution

Microsoft fournit des exemples de programmation à des fins d'illustration uniquement, sans garantie expresse ou implicite, y compris, mais de manière non limitative, les garanties implicites de qualité marchande et/ou d'adéquation à un usage particulier. Cet article suppose que vous connaissez le langage de programmation présenté et les outils utilisés pour créer et déboguer des procédures. Les techniciens du Support technique Microsoft peuvent vous expliquer les fonctionnalités d'une procédure particulière, mais ils ne peuvent pas modifier les exemples en vue de vous fournir des fonctionnalités supplémentaires ou de créer des procédures répondant à vos besoins spécifiques. Si vous ne maîtrisez que partiellement la programmation, vous pouvez contacter un partenaire certifié Microsoft (Microsoft Certified Partners) ou le service client Microsoft au 0825 827 829 qui pourra transmettre votre demande de consulting aux équipes Microsoft appropriées. Pour plus d'informations sur les partenaires certifiés Microsoft, reportez-vous au site Web de Microsoft à l'adresse suivante : Pour plus d'informations sur les options de support technique disponibles et la procédure pour contacter Microsoft, reportez-vous au site Web de Microsoft à l'adresse suivante : Vous trouverez ci-dessous une longue série d'étapes permettant de créer un exemple de solution basée sur un dossier. Dans ce scénario, vous travaillez dans un hôpital vétérinaire et voulez effectuer un suivi des clients et de leurs animaux de compagnie. Pour cela, créez un sous-dossier Clients dans votre dossier Contacts par défaut.

Création d'un dossier associé au dossier Contacts

1. Sélectionnez le dossier Contacts.
2. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier Contacts, puis cliquez sur Nouveau dossier dans le menu contextuel. Dans la zone Nom, tapez Clients et dans la Liste Contenu du dossier, sélectionnez Élément(s) contact. Cliquez sur OK.

Création et publication d'un formulaire de contact simple et personnalisé

Le formulaire initial permettra d'effectuer le suivi des noms et types des animaux de compagnie des clients.

1. Sélectionnez le nouveau dossier Clients et ouvrez un nouveau formulaire Contact.
2. Dans le menu Outils, pointez sur Formulaires, puis cliquez sur Créer ce formulaire.
3. Cliquez sur l'onglet (P.2) du formulaire. Le Sélecteur de champs s'affiche automatiquement puisque cette page de formulaire est modifiable.
4. Dans le Sélecteur de champs, cliquez sur Nouveau. Dans la zone Nom, tapez Type d'animal de compagnie et cliquez sur OK, en laissant Type et Format avec la valeur Texte.
5. Dans le Sélecteur de champs, cliquez sur Nouveau une nouvelle fois. Dans la zone Nom, tapez Nom d'animal de compagnie et cliquez sur OK, toujours en laissant Type et Format avec la valeur Texte.
6. Faites glisser les deux champs vers l'onglet (P.2) du formulaire. La page est automatiquement affichée lorsque des contrôles y sont ajoutés.
7. Dans le menu Formulaire, cliquez sur Renommer la page, tapez Informations sur l'animal de compagnie, puis cliquez sur OK.
8. Dans le menu Outils, pointez sur Formulaires, puis cliquez sur Publier le formulaire en tant que. Dans la zone Nom du formulaire, tapez Client. Dans la zone Nom complet, tapez Informations sur les animaux de compagnie. Vérifiez que le formulaire est prêt pour être publié dans le dossier Clients, puis cliquez sur Publier.
9. Fermez l'élément sans enregistrer les modifications apportées.
10. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier Clients, puis cliquez sur Propriétés. Dans « Lors de la publication dans ce dossier », sélectionnez le formulaire Informations sur les animaux de compagnie, puis cliquez sur OK. Il s'agit désormais du formulaire par défaut associé au dossier.

Dans les étapes précédentes, les deux champs que vous avez créés à l'aide du Sélecteur de champs ont été ajoutés uniquement au dossier. Lorsque vous avez fait glisser les champs du Sélecteur de champs vers le formulaire, Outlook a propagé les champs vers l'élément. Puisque l'élément a été publié comme un formulaire, les champs existent aussi maintenant dans le formulaire publié.

Aucun élément n'existe actuellement dans le dossier, car nous venons de le créer ; les champs existent maintenant dans le dossier et dans le formulaire. Puisque tous les nouveaux éléments s'appuient sur le formulaire publié, tous les éléments disposent également des deux champs définis par l'utilisateur. Il s'agit d'un scénario idéal, car les champs définis par l'utilisateur existent maintenant dans chaque emplacement possible lorsque vous utilisez ce dossier.

Définition de la vue associée au dossier

Les étapes suivantes permettront de configurer une vue de table et d'ajouter des champs à celle-ci afin de faciliter le suivi du comportement des champs de Microsoft Outlook.

1. Remplacez la vue du dossier par Liste téléphonique.
2. Faites glisser tous les champs en dehors des en-têtes de colonne à l'exception des champs Icône, Pièces jointes et Enregistrer sous.
3. Cliquez avec le bouton droit sur l'en-tête de colonne Enregistrer sous, puis cliquez sur Sélecteur de champs.
4. Définissez la liste qui se trouve en haut du Sélecteur de champs pour qu'elle indique « Champs définis par l'utilisateur dans le dossier ». Faites glisser les champs Nom d'animal de compagnie et Type d'animal de compagnie vers le haut des en-têtes de colonne pour les ajouter à la vue.
5. Définissez la liste qui se trouve en haut du Sélecteur de champs pour qu'elle indique Tous les champs Contact. Faites glisser les champs Classe du message et Taille vers les en-têtes de colonne pour les ajouter à la vue.
   
   REMARQUE : Ces deux champs sont ajoutés pour les besoins de la démonstration. Il est souvent conseillé de les afficher lors du développement d'une solution de dossier.
6. Fermez le Sélecteur de champs, puis ajustez la largeur des colonnes selon les besoins.
7. Cliquez avec le bouton droit sous les en-têtes de colonne, puis cliquez sur Autres paramètres. Dans la section Lignes, vérifiez que Modifier le contenu des cellules est activé, puis cliquez sur OK.

Création de deux éléments contact associés au dossier Clients

1. Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Contact.
2. Tapez Alan Adams dans la zone Nom complet, puis cliquez sur la page Informations sur l'animal de compagnie, puis tapez Fido comme Nom d'animal de compagnie et Chien comme Type d'animal de compagnie. Cliquez sur Enregistrer et fermer.
3. Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Contact.
4. Tapez Bob Barry dans la zone Nom complet, puis cliquez sur la page Informations sur l'animal de compagnie, puis tapez Kit comme Nom d'animal de compagnie et Chat comme Type d'animal de compagnie. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

À ce stade, les deux champs définis par l'utilisateur sont présents dans le formulaire publié, dans le dossier et dans les deux éléments qui viennent d'être créés dans le dossier.

Ajout d'un champ supplémentaire au formulaire publié

Ajoutez un champ supplémentaire pour indiquer si chaque animal de compagnie a été castré ou non.

1. Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau et cliquez sur Contact pour ouvrir un nouvel élément de contact basé sur le formulaire personnalisé.
2. Dans le menu Outils, pointez sur Formulaires, puis cliquez sur Créer ce formulaire.
3. Cliquez sur la page Informations sur l'animal de compagnie. Le Sélecteur de champs s'affiche automatiquement.
4. Dans le Sélecteur de champs, cliquez sur Nouveau, et tapez Castré comme nom du nouveau champ. Sélectionnez Oui/Non dans la liste Type, laissez le Format défini sur Icône, puis cliquez sur OK.
5. Faites glisser le nouveau champ du Sélecteur de champs vers la page du formulaire. Outlook crée automatiquement un contrôle de case à cocher pour le champ Oui/Non.
6. Dans le menu Outils, pointez sur Formulaires, puis cliquez sur Publier le formulaire. Sélectionnez Informations sur les animaux de compagnie dans la liste des éléments pour remplir les zones Nom complet et Nom du formulaire puis cliquez sur Publier.
7. Fermez l'élément sans enregistrer les modifications apportées.

À ce stade, le champ Castré existe dans le dossier et dans le formulaire publié. Bien que les deux éléments existants créés précédemment n'aient jamais été directement exposés au champ Castré, ils sont liés à la définition du formulaire publié, de sorte que le champ Castré est traité comme s'il existait véritablement dans l'élément. Pour vérifier cela, ouvrez l'élément contact pour Alan Adams. Cliquez sur la page Champs du formulaire, puis définissez la liste pour qu'elle indique « Champs définis par l'utilisateur dans cet élément ». Notez que les trois champs définis par l'utilisateur sont répertoriés comme étant intégrés à l'élément, puis fermez l'élément.

Notez que dans la vue Liste téléphonique, aucune zone n'est associée aux deux éléments. Cela indique que les champs ne figurent pas vraiment dans l'élément, mais proviennent du formulaire publié. Cette différence visuelle peut faire apparaître que les champs n'appartiennent pas à l'élément et, bien que ce soit techniquement le cas, ils restent cependant accessibles pour des raisons pratiques.

Ajout d'un champ supplémentaire au dossier

Vous allez maintenant ajouter un champ supplémentaire pour la date de la castration sans utiliser pour cela le formulaire publié.

1. Cliquez avec le bouton droit sur l'en-tête de colonne Enregistrer sous, puis cliquez sur Sélecteur de champs.
2. Cliquez sur Nouveau dans le Sélecteur de champs et tapez Date de castration comme nom du nouveau champ, sélectionnez Date/Heure dans la liste Type puis « JJ/MM/AA » comme Format. Cliquez sur OK.
3. Faites glisser le champ Date de castration dans l'en-tête de colonne de la vue, puis fermez le Sélecteur de champs.

Le champ est ajouté au dossier, mais n'existe ni dans le formulaire publié ni dans l'un ou l'autre des deux éléments du dossier.

Création d'un troisième élément contact

1. Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau et cliquez sur Contact pour ouvrir un nouvel élément de contact basé sur le formulaire personnalisé.
2. Entrez Ozzie OneOff comme Nom complet, cliquez sur la page Informations sur les animaux de compagnie et entrez Otto comme Nom d'animal de compagnie puis Autruche comme Type d'animal de compagnie. Laissez la case à cocher Castré désactivée.
3. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Affectez maintenant une valeur au champ Date de castration dans ce nouvel élément. Dans la colonne Date de castration, cliquez dans la cellule marquée Néant de la ligne Ozzie OneOff, puis tapez une date. Après avoir tapé la date, appuyez sur TAB pour permettre à Outlook de stocker la valeur dans le champ. Dans la mesure où vous avez tapé une valeur dans le champ de la vue de la table et que le champ n'existe pas vraiment dans l'élément, Outlook ajoute le champ à l'élément sur-le-champ. Cela se traduit par la création d'un élément one-off, puisque la définition du formulaire de cet élément ne correspond pas à celle du formulaire publié. Notez que la taille de l'élément augmente et que le champ Classe du message reprend la valeur IPM.Contact. La liaison au formulaire publié du dossier n'existe plus. À chaque ouverture, celui-ci utilisera la définition interne du formulaire et ignorera le formulaire publié.

REMARQUE : Il est possible de lier à nouveau l'élément au formulaire publié en remplaçant par programmation la valeur du champ Classe du message par IPM.Contact.Customer, mais la taille de l'élément ne sera pas réduite. Pour plus d'informations sur le champ Classe du message et la procédure à suivre pour le modifier, cliquez sur le numéro ci-dessous pour afficher l'article correspondant dans la Base de connaissances Microsoft. Supposons maintenant que vous souhaitiez copier les contacts dans un dossier public Exchange pour les partager, mais au lieu d'effectuer une copie du dossier, vous préférez en créer un autre et y faire glisser les contacts. Dans les étapes suivantes, nous allons utiliser un dossier standard à la place d'un dossier public proprement dit.

Création d'un dossier associé au dossier Contacts

1. Sélectionnez le dossier Contacts.
2. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier Contacts, puis cliquez sur Nouveau dossier dans le menu contextuel. Dans la zone Nom, tapez Clients2 et dans la Liste Contenu du dossier, sélectionnez Élément(s) contact. Cliquez sur OK.
3. Cliquez sur l'un des contacts du dossier Clients pour le sélectionner.
4. Appuyez sur CTRL+A pour sélectionner les trois contacts du dossier.
5. Dans le menu Edition, cliquez sur Copier vers un dossier, sélectionnez le dossier Clients2, puis sur OK.

Cliquez sur le dossier Clients2. Les trois contacts sont maintenant copiés dans ce dossier, mais les champs définis par l'utilisateur ne sont pas définis dans le dossier.

Création d'un exemple de programmation

Utilisez le code VB ou VB Automation suivant pour récupérer les personnes qui sont propriétaires de chiens. Assurez-vous de référencer d'abord la bibliothèque d'objets Outlook.


Un message d'erreur d'exécution s'affiche :

Revenez dans le dossier Clients2 et affichez le Sélecteur de champs. Créez un champ intitulé Type d'animal de compagnie. Laissez le Type et le Format définis comme Texte. Le champ Type d'animal de compagnie est ajouté en tant que champ défini par l'utilisateur au jeu de champs disponibles pour le dossier. Si vous effectuez un nouvel essai avec le code précédent, l'erreur ne paraîtra plus.

Pour plus d'informations sur les ressources disponibles et les réponses aux questions les plus fréquemment posées sur les solutions Microsoft Outlook, cliquez sur le numéro ci-dessous pour afficher l'article correspondant dans la Base de connaissances Microsoft.