Comment faire pour déterminer où publier un formulaire Outlook personnalisé

Cet article présente certains des éléments dont il faut tenir compte pour décider de l'emplacement de publication d'un formulaire Outlook personnalisé.

Dans Outlook, les formulaires personnalisés sont généralement publiés dans une bibliothèque de formulaires de sorte qu'une seule copie d'un formulaire soit stockée sur votre ordinateur. Les éléments individuels contiennent un champ Classe du message indiquant le formulaire à utiliser pour afficher les données contenues dans l'élément. Lors de la publication de formulaires personnalisés dans une bibliothèque de formulaires, les ordinateurs équipés de Microsoft Exchange Server et Outlook utilisent beaucoup moins de ressources et de bande passante, car le formulaire lui-même ne doit pas être stocké dans chaque élément individuel.

Les solutions formulaires de Outlook peuvent varier considérablement, essentiellement en raison des divers types de formulaires standard disponibles dans Outlook. Il est souvent difficile de déterminer le meilleur emplacement de publication d'un formulaire, car de nombreux facteurs doivent être pris en compte.

Emplacements possibles pour la publication de formulaires

Les formulaires peuvent être publiés à trois emplacements différents. Le tableau suivant présente ces emplacements.


Vous pouvez également stocker un formulaire Outlook en tant que fichier dans le système de fichiers ou en tant qu'élément dans un dossier Outlook. Microsoft déconseille néanmoins ces deux approches parce qu'elles ne permettent de créer que des formulaires One-Off. Pour plus d'informations sur les formulaires One-Off, cliquez sur le numéro ci-dessous pour afficher l'article correspondant dans la Base de connaissances Microsoft. Vous pouvez enregistrer un formulaire Outlook dans le système de fichiers sous la forme d'un fichier modèle Outlook (.oft). Vous pouvez ainsi joindre le formulaire à un message électronique afin de l'envoyer à un autre utilisateur. Le fichier .oft peut également faire office de copie de sauvegarde du formulaire. Pour enregistrer un formulaire au format .oft :

1. Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer sous.
2. Dans la zone Nom de fichier, tapez un nom pour ce formulaire.
3. Dans la zone Type de fichier, cliquez sur Modèle Outlook, puis sur Enregistrer.

Vous pouvez également enregistrer le formulaire en tant qu'élément dans le dossier actif. Toutefois, Microsoft le déconseille pour les raisons suivantes :

• Le formulaire peut facilement être supprimé par inadvertance.
• La distinction entre formulaires et éléments est plus difficile, ce qui peut aboutir au stockage de différentes versions d'un même formulaire dans un dossier. Cette situation n'est pas souhaitable lorsqu'il s'agit de créer des formulaires Outlook.
• Les éléments stockés dans un dossier sont généralement associés à des données, ce que vous ne souhaitez probablement pas pour votre formulaire. Par conséquent, Microsoft vous déconseille d'ouvrir d'élément dans un dossier, puis de passer en mode Création ; ouvrez plutôt une nouvelle instance du formulaire, avant de passer en mode Création.
• Les formulaires stockés en tant qu'éléments sont des formulaires « One-Off » présentant des effets secondaires indésirables.

Pour enregistrer un formulaire dans le dossier actif, cliquez sur Enregistrer dans le menu Fichier.

Éléments à prendre en compte lors du choix de l'emplacement de publication d'un formulaire

Pour décider de l'emplacement de publication d'un formulaire, vous devez tenir compte des réponses à diverses questions :

• Le formulaire est-il basé sur une solution de dossier ou s'agit-il d'un formulaire de message électronique destiné à être envoyé à des destinataires ?
• Utilisez-vous un ordinateur équipé d'Exchange Server ? Si c'est le cas, est-il possible de publier le formulaire dans la Bibliothèque de formulaires de l'organisation ou existe-t-il des restrictions quant aux types de formulaires pouvant y être stockés ?
• Quel est le nombre de personnes qui devront avoir accès au formulaire ?
• Le formulaire devra-t-il souvent être mis à jour ? Si c'est le cas, il est important de ne conserver qu'une seule copie centralisée du formulaire.
• Le formulaire doit-il être disponible hors ligne ?
• S'il s'agit d'un formulaire de message électronique, ce formulaire sera-t-il utilisé uniquement au sein de votre organisation ou sera-t-il envoyé à des destinataires extérieurs à l'organisation ?
• Comment le nouveau formulaire sera-t-il ouvert ?

Sélection de l'emplacement de publication de formulaires basés sur des dossiers

Lors de la création d'une solution de dossier où l'objectif essentiel du formulaire est d'afficher les éléments dans un seul dossier, il est généralement conseillé de publier le formulaire dans le dossier lui-même. Lorsque vous publiez le formulaire dans le dossier, ce dernier représente une entité autonome et le formulaire est disponible dans le menu Actions.

Néanmoins, dans certains cas, il se peut que vous ne souhaitiez pas publier dans un dossier un formulaire standard basé sur un dossier. Si vous utilisez un formulaire dans plusieurs dossiers, et que chacun des dossiers utilise toujours la même version du formulaire, envisagez de publier le formulaire dans la Bibliothèque de formulaires de l'organisation ou dans la Bibliothèque des formulaires personnels. Dans ce cas, il n'existe qu'une seule copie du formulaire publié, ce qui facilitera sa mise à jour si vous devez y apporter des modifications. Si vous êtes la seule personne qui ait besoin d'un accès à ce formulaire, publiez-le dans la Bibliothèque des formulaires personnels. Si d'autres utilisateurs doivent pouvoir accéder au formulaire et que celui-ci se trouve généralement dans un dossier public sur un ordinateur équipé d'Exchange Server, déterminez si vous êtes ou non en mesure de publier le formulaire dans la Bibliothèque de formulaires de l'organisation. L'un des inconvénients potentiels de cette approche réside dans le fait que le formulaire ne sera pas disponible dans le menu Actions à moins d'être publié dans le dossier. Toutefois, s'il s'agit du formulaire par défaut du dossier, comme c'est généralement le cas, cela ne fera pas une grande différence, car vous ou d'autres utilisateurs pourrez utiliser un bouton de barre d'outils pour ouvrir de nouveaux éléments.

Sélection de l'emplacement de publication de formulaires basés sur des messages

Si le formulaire est basé sur un message électronique et qu'il est utilisé par vous-même et un nombre limité d'utilisateurs, publiez le formulaire dans la Bibliothèque des formulaires personnels pour l'ensemble des utilisateurs. Toutefois, si vous avez l'intention de créer de nouveaux éléments basés sur ce formulaire, vous souhaiterez peut-être le publier dans votre Boîte de réception afin de pouvoir y accéder par le biais du menu Actions. Si le formulaire doit être utilisé par de nombreuses personnes d'une organisation, publiez-le dans la Bibliothèque de formulaires de l'organisation de sorte qu'il n'y ait qu'une copie du formulaire à gérer, accessible à l'ensemble des utilisateurs. Cette approche peut toutefois rendre le formulaire plus difficile à ouvrir.

Considérations et options relatives à l'ouverture de formulaires

Le tableau suivant décrit les méthodes d'ouverture de formulaires Outlook les plus employées, selon l'emplacement où sont stockés les formulaires :


Vous pouvez utiliser les méthodes suivantes pour rendre les formulaires plus accessibles aux utilisateurs.

Ajout de la commande « Formulaire » à la barre d'outils

Si vous souhaitez faciliter l'accès à la commande Formulaire, vous pouvez ajouter celle-ci à la barre d'outils pour qu'un simple clic suffise à l'afficher :

1. Dans le menu Affichage, pointez sur Barres d'outils, puis cliquez sur Personnaliser.
2. Dans la boîte de dialogue Personnaliser, cliquez sur l'onglet Commandes.
3. Dans la zone Catégories, assurez-vous que l'option Fichier est sélectionnée.
4. Dans la zone Commandes, recherchez la commande Formulaire, puis faites-la glisser vers l'emplacement souhaité dans la barre d'outils.
5. Cliquez sur OK.

Ouverture d'un formulaire à l'aide de Visual Basic pour Applications ou d'un complément COM

Pour plus d'informations sur la façon d'utiliser Visual Basic pour Applications pour ouvrir un formulaire à partir d'une barre d'outils ou d'un menu, cliquez sur le numéro ci-dessous pour afficher l'article correspondant dans la Base de connaissances Microsoft.

Publication d'un formulaire dans un dossier

Lorsqu'un formulaire est publié dans la Bibliothèque des formulaires personnels ou dans la Bibliothèque de formulaires de l'organisation, vous envisagerez peut-être de publier un formulaire dans un dossier de sorte qu'il apparaisse dans le menu Actions. Néanmoins, si le formulaire est mis à jour, assurez-vous qu'il est redéployé de façon à ne pas créer de problèmes dans le cache de formulaires Outlook. Pour plus d'informations sur le cache de formulaires, cliquez sur les numéros ci-dessous pour afficher les articles correspondants dans la Base de connaissances Microsoft.

Enregistrement d'un fichier .oft sur le Bureau ou dans le menu Démarrer

Bien que Microsoft ne recommande pas l'enregistrement des fichiers .oft sur le Bureau ou dans le menu Démarrer, il vous est possible d'enregistrer un fichier de modèle Outlook (.oft) à ces emplacements. Les objets ainsi créés contiennent des formulaires One-Off susceptibles d'avoir des effets secondaires indésirables, selon la façon dont le formulaire a été créé et la façon dont il est utilisé.

Pour plus d'informations sur les formulaires One-Off, cliquez sur le numéro ci-dessous pour afficher l'article correspondant dans la Base de connaissances Microsoft.

Pour plus d'informations sur les ressources disponibles et les réponses aux questions les plus fréquemment posées sur les solutions Microsoft Outlook, cliquez sur le numéro ci-dessous pour afficher l'article correspondant dans la Base de connaissances Microsoft.