Come determinare dove pubblicare un modulo di Outlook personalizzato

In questo articolo sono riportati alcuni degli aspetti da considerare quando si decide dove pubblicare un modulo personalizzato di Outlook.

In Outlook i moduli personalizzati vengono in genere pubblicati in una libreria dei moduli in modo che sul computer sia memorizzata una sola copia del modulo. I singoli elementi contengono un campo Classe messaggio che indica il modulo da utilizzare per visualizzare i dati contenuti nell'elemento. Quando si pubblicano moduli personalizzati in una libreria dei moduli, le risorse e la larghezza di banda utilizzate da computer Microsoft Exchange Server e da Outlook sono di gran lunga inferiori in quanto il modulo stesso non deve essere memorizzato con ogni singolo elemento.

Le soluzioni per moduli di Outlook variano notevolmente poiché in Outlook sono disponibili numerosi tipi diversi di moduli standard. È spesso difficile stabilire la posizione migliore per la pubblicazione di un modulo ed è necessario prendere in considerazione numerosi fattori per una decisione appropriata.

Dove è possibile pubblicare i moduli

I moduli possono essere pubblicati in tre posizioni, riportate nella tabella che segue.


È anche possibile memorizzare un modulo di Outlook come file nel file system oppure come elemento di una cartella di Outlook. Microsoft consiglia tuttavia di evitare entrambe queste soluzioni, in quanto il modulo sarà un modulo one-off. Per ulteriori informazioni sui moduli one-off, fare clic sul numero dell'articolo della Knowledge Base riportato di seguito: È possibile salvare un modulo di Outlook nel file system come file modello di Outlook Template (OFT). Ciò consente di allegare il modulo a un messaggio di posta elettronica e di inviarlo a un altro utente. Il file OFT può inoltre essere utilizzato come backup del modulo. Per salvare un modulo come file OFT:

1. Scegliere Salva con nome dal menu File.
2. Nella casella Nome file digitare il nome da assegnare al modulo.
3. Nella casella Tipo file fare clic su Modello Outlook, quindi scegliere Salva.

È anche possibile salvare il modulo come elemento della cartella corrente. Microsoft non consiglia tuttavia di effettuare questa operazione per i seguenti motivi:

• È facile eliminare accidentalmente il modulo.
• Tende a ridurre la distinzione tra moduli ed elementi. Il risultato è in genere una cartella contenente elementi diversi con più versioni dello stesso modulo. Si tratta quindi di una procedura non consigliata per la progettazione di moduli di Outlook.
• Agli elementi memorizzati in una cartella sono in genere associati dati e di solito non si desidera che tali dati siano associati al modulo. Microsoft consiglia pertanto di non aprire un elemento in una cartella e di accedere quindi alla modalità di progettazione, ma di effettuare tale operazione dopo aver aperto una nuova istanza del modulo.
• I moduli memorizzati come elementi sono moduli "one-off" e presentano effetti collaterali indesiderati.

Per salvare un modulo nella cartella corrente, scegliere Salva dal menu File.

Considerazioni relative alla scelta della posizione di pubblicazione di un modulo

Sono numerose le domande a cui dare risposta prima di decidere dove pubblicare un modulo:

• Il modulo è una soluzione basata su cartella oppure un modulo di messaggio di posta elettronica progettato per l'invio a più destinatari?
• Si utilizza un computer in cui è installato Exchange Server? Se si utilizza un computer in cui è installato Exchange Server, è possibile pubblicare il modulo nella Libreria moduli organizzazione oppure nell'organizzazione sono state definite restrizioni relative ai tipi di moduli da memorizzare?
• Quante persone devono disporre di accesso al modulo?
• Il modulo verrà aggiornato spesso, pertanto è importante disporre di una sola copia del modulo implementata da una postazione centrale?
• Il modulo deve essere disponibile non in linea?
• Se si tratta di un modulo per messaggi di posta elettronica, verrà utilizzato solo nell'ambito dell'organizzazione oppure inviato ad altri destinatari esterni?
• In che modo verrà aperto il nuovo modulo?

Come decidere dove pubblicare moduli basati su cartella

Quando si crea una soluzione basata su cartella in cui l'obiettivo principale del modulo è la visualizzazione degli elementi in un'unica cartella, è consigliabile pubblicare il modulo nella cartella stessa. Quando si pubblica il modulo nella cartella, questa è un'entità completa mentre il modulo è disponibile nel menu Azioni.

Vi sono tuttavia dei casi in cui non si desidera pubblicare in una cartella un modulo standard basato su cartella. Se si utilizza un modulo in più di una cartella e ciascuna cartella utilizza sempre la stessa versione del modulo, provare a pubblicare il modulo nella Libreria moduli organizzazione o nella Libreria moduli personali. In tal modo, esisterà una sola copia del modulo pubblicato e sarà più agevole aggiornarlo qualora necessario. Se si è l'unico utente ad accedere al modulo, pubblicarlo nella Libreria moduli personali. Se altri utenti devono poter accedere al modulo e questo si trova in genere in una cartella pubblica di un computer in cui è installato Exchange Server, verificare se è possibile o meno pubblicare il modulo nella Libreria moduli organizzativi. Un potenziale svantaggio di questo approccio è dato dal fatto che il modulo non sarà disponibile nel menu Azioni a meno che non venga pubblicato nella cartella. Se tuttavia si tratta del modulo predefinito per la cartella, come nella maggior parte dei casi, ciò non rappresenterà un problema in quanto gli utenti potranno utilizzare un pulsante della barra degli strumenti per aprire nuovi elementi.

Come decidere dove pubblicare moduli basati su messaggi

Se il modulo è basato su un messaggio di posta elettronica e viene utilizzato solo da un numero ridotto di utenti, pubblicare il modulo nella Libreria moduli personali di tutti gli utenti. Se tuttavia si intende creare nuovi elementi basati su questo modulo, provare a pubblicarlo nella Posta in arrivo in modo da potervi accedere dal menu Azioni. Se il modulo verrà utilizzato da un numero elevato di utenti nell'ambito di un'organizzazione, pubblicarlo nella Libreria moduli organizzativi in modo che vi sia un'unica copia del modulo da gestire e che tutti gli utenti possano accedervi. Questo approccio può tuttavia rendere meno agevole l'apertura del modulo.

Considerazioni e opzioni per l'apertura di moduli

Nella tabella che segue sono indicate le modalità di apertura standard dei moduli di Outlook a seconda della posizione in cui sono memorizzati:


Per agevolare l'accesso ai moduli, è possibile utilizzare i metodi riportati di seguito.

Aggiunta del comando "Scegli modulo" alla barra degli strumenti

Per ridurre il numero di passaggi necessari per accedere al comando Scegli modulo, aggiungere tale comando alla barra degli strumenti in modo da visualizzare la finestra di dialogo con un solo clic del mouse.

1. Scegliere Barre degli strumenti dal menu Visualizza, quindi Personalizza.
2. Fare clic sulla scheda Comandi della finestra di dialogo Personalizza.
3. Nella casella Categorie verificare che sia selezionato File.
4. Nella casella Comandi individuare il comando Scegli modulo, quindi trascinarlo sulla posizione desiderata della barra degli strumenti.
5. Scegliere il pulsante Chiudi.

Apertura di un modulo con Visual Basic, Applications Edition o con un componente aggiuntivo COM

Per ulteriori informazioni sull'uso di Visual Basic, Applications Edition per l'apertura di un modulo da una barra degli strumenti o da un menu, fare clic sul numero dell'articolo della Knowledge Base riportato di seguito:

Pubblicazione del modulo in una cartella

Se un modulo viene pubblicato nella Libreria moduli personali oppure nella Libreria moduli organizzazione, è possibile provare a pubblicarlo in una cartella in modo che risulti disponibile dal menu Azioni. Se tuttavia il modulo viene aggiornato, assicurarsi di effettuarne la ridistribuzione al fine di non creare problemi con la cache dei moduli di Outlook. Per ulteriori informazioni sulla cache dei moduli, fare clic sul numero dell'articolo della Microsoft Knowledge Base riportato di seguito:

Salvataggio di un file OFT sul desktop o nel menu Start

Sebbene Microsoft sconsigli in genere il salvataggio di un file OFT sul desktop o nel menu Start, è possibile salvare un file Modello Outlook (OFT) in un'altra posizione. Gli elementi creati con tale operazione contengono moduli "one-off", che generano solitamente effetti collaterali indesiderati a seconda della struttura del modulo e del modo in cui viene utilizzato.

Per ulteriori informazioni sui moduli one-off, fare clic sul numero dell'articolo della Knowledge Base riportato di seguito:

Per ulteriori informazioni sulle risorse disponibili e sulle risposte alle domande frequenti relative alle soluzioni basate su Microsoft Outlook, fare clic sul numero dell'articolo della Microsoft Knowledge Base riportato di seguito: