Zum Ermitteln von wo Sie ein benutzerdefiniertes Outlook-Formular veröffentlichen

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Zusammenfassung

In diesem Artikel werden einige Aspekte erörtert, die Sie bei der Entscheidung darüber berücksichtigen sollten, wo Sie ein benutzerdefiniertes Outlook-Formular veröffentlichen.

Weitere Informationen

In Outlook werden die benutzerdefinierte Formulare in der Regel eine Bibliothek Formulare veröffentlicht, so dass nur eine Kopie eines Formulars auf Ihrem Computer gespeichert ist. Einzelne Elemente enthalten das Feld "Nachrichtenklasse", das angibt, welches Formular zur Anzeige der in dem Element enthaltenen Daten verwendet werden soll. Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Formular in einer Formularbibliothek veröffentlichen, benötigen Microsoft Exchange Server-Computer und Outlook erheblich weniger Ressourcen und Bandbreite, da das Formular selbst nicht innerhalb des einzelnen Elements gespeichert werden muss.

Es gibt sehr unterschiedliche Outlook-Formularlösungen, weil es in Outlook diverse verschiedene Typen von Standardformularen gibt. Es ist oft schwierig, den besten Ort zur Veröffentlichung eines Formulars festzulegen, weil bei einer solchen Entscheidung diverse Faktoren zu berücksichtigen sind.

Sie Formulare veröffentlichen können

Formulare können an drei Speicherorten veröffentlicht werden. Die folgende Tabelle bietet einen Überblick über diese Speicherorte.

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Ein Ordner (oder eine Ordner-Formularbibliothek)Bei den meisten Formularlösungen auf Ordnerbasis sollten Sie das Formular in dem Ordner veröffentlichen, damit es immer verfügbar ist, wenn jemand den Ordner benutzt. Wenn Sie das Formular in einem öffentlichen Ordner veröffentlichen, ist es für alle Personen verfügbar, die auf diesen Ordner zugreifen können. Wenn Sie das Formular in einem Ihrer persönlichen Ordner veröffentlichen, ist es nur für Sie verfügbar, wenn Sie den betreffenden Ordner benutzen. Kontakt-, Bereitstellungs-, Aufgaben- und Journalformulare sind Beispiele für Formulartypen, die in der Regel mit einem Ordner verbunden sind. Ein Vorteil zum Veröffentlichen eines Formulars in einem Ordner ist, dass das Formular ist im Menü Aktionen auf in den Ordner.
Organisations-FormularbibliothekSie sollten Ihr Formular in dieser Bibliothek veröffentlichen, wenn Sie wünschen, dass es allen innerhalb Ihrer Organisation zur Verfügung steht (zum Beispiel bei einem Formular für die Urlaubsplanung). Diese Bibliothek wird auch häufig für E-Mail-Formulare verwendet, weil diese in der Regel nicht auf einem bestimmten Ordner basieren. Sie können ein Formular in der Organisations-Formularbibliothek veröffentlichen, wenn Sie dasselbe benutzerdefinierte Formular in mehr als einem Ordner einsetzen möchten. Wenn Sie dies tun, können Sie mit nur einem veröffentlichten Formular arbeiten. Formulare, die in dieser Bibliothek veröffentlicht werden, sind für alle Personen innerhalb der Organisation zugänglich, sofern diese vom Administrator die entsprechenden Berechtigungen für die Bibliothek verliehen bekommen haben. Die Bibliothek wird auf dem Computer auf Microsoft Exchange Server-Basis gespeichert. Der Administrator muss Ihnen die Berechtigungen zum Veröffentlichen in der Organisations-Formularbibliothek verleihen. Diese Berechtigungen werden üblicherweise nur wenigen Individuen oder aber Abteilungen eingeräumt, die den Exchange Server-Computer verwalten.
Bibliothek für persönliche FormulareIn dieser Bibliothek gespeicherte Formulare sind nur Ihnen zugänglich. Wenn Sie ein Formular in der Bibliothek für persönliche Formulare veröffentlichen, wird das Formular als verstecktes Element im Stamordner Ihres Postfachs oder Ihrer Persönliche Ordner-Datei (.pst) gespeichert (je nachdem, was der Standardübermittlungsort für Ihre E-Mail-Nachrichten ist). Wie Formulare, die in der Bibliothek gespeichert sind, können diese Formulare mithilfe des Befehls Formular auswählen geöffnet werden. In dieser Bibliothek sollten Sie Formulare speichern, die für Ihren persönlichen Gebrauch bestimmt sind, wie zum Beispiel ein Standardformular für E-Mail-Nachrichten, das für bestimmte Empfänger bereits voradressiert ist.

Es ist auch möglich, ein Outlook-Formular als Datei im Dateisystem oder als Element in einem Outlook-Ordner zu speichern. Microsoft empfiehlt jedoch, diese beiden Vorgehensweisen zu meiden, da das Formular in diesem Fall ein Einzelformular zur einmaligen Verwendung ist. Weitere Informationen zu Einzelformularen finden Sie im folgenden Artikel der Microsoft Knowledge Base:
290657OL2002: Arbeiten mit Form Definitionen und einmal Formulare
Sie können ein Outlook-Formular auf das Dateisystem als ein Outlook-Vorlagendatei (oft) speichern. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, das Formular als Anlage zu einer E-Mail-Nachricht an andere Personen zu versenden. Außerdem können Sie diese OFT-Datei als Sicherungskopie des Formulars nutzen. Um ein Formular als oft-Datei zu speichern:
  1. Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern unter .
  2. Geben Sie im Feld Dateiname einen Namen für das Formular.
  3. Klicken Sie im Feld Dateityp auf Outlook-Vorlage , und klicken Sie dann auf Speichern .
Sie können das Formular auch als Element im aktuellen Ordner speichern. Aus den folgenden Gründen kann Microsoft diese Vorgehensweise jedoch nicht empfehlen:
  • Das Formular kann so leicht versehentlich gelöscht werden.
  • Dadurch verwischen sich tendenziell die Unterschiede zwischen Formularen und Elementen, was typischerweise zu einem Ordner führt, der mit verschiedenen Elementen gefüllt ist, die diverse Versionen desselben Formulars enthalten. Dies ist beim Entwerfen von Outlook-Formularen keine besonders gute Verfahrensweise.
  • Elementen, die in einem Ordner gespeichert sind, sind typischerweise bestimmte Daten zugeordnet, von denen Sie in der Regel nicht möchten, dass sie Ihrem Formular zugeordnet sind. Aus diesem Grund empfiehlt Microsoft, dass Sie ein Element nicht in einem Ordner öffnen und dann in den Entwurfsmodus gehen; öffnen Sie lieber eine neue Instanz des Formulars und gehen Sie dann in den Entwurfsmodus.
  • Als Elemente gespeicherte Formulare sind "Einzelformulare", bei denen es unerwünschte Nebenwirkungen gibt.
Um ein Formular im aktuellen Ordner zu speichern, klicken Sie im Menü Datei auf Speichern .

Was Sie bei der Entscheidung über den Ort zur Veröffentlichung eines Formulars berücksichtigen sollten

Sie müssen diverse Faktoren in Erwägung ziehen, wenn Sie entscheiden, wo ein Formular veröffentlicht werden soll:
  • Basiert das Formular auf einer Ordnerlösung oder handelt es sich um ein E-Mail-Formular, das Sie entworfen haben, um es an bestimmte Empfänger zu versenden?
  • Arbeiten Sie mit einem Computer auf Exchange Server-Basis? Wenn Sie mit einem Computer auf Exchange Server-Basis arbeiten, haben Sie die Möglichkeit, das Formular in der Organisations-Formularbibliothek zu veröffentlichen oder hat Ihre Organisation Beschränkungen in Bezug darauf verhängt, welche Typen von Formularen dort gespeichert werden dürfen?
  • Wie viele Personen müssen auf das Formular zugreifen können?
  • Wird das Formular häufig aktualisiert werden, was es wichtig machen würde, nur eine Kopie des Formulars zentral bereitzustellen?
  • Muss das Formular offline verfügbar sein?
  • Falls es sich um ein E-Mail-Formular handelt, wird es nur innerhalb der Organisation verwendet werden oder auch an Empfänger außerhalb der Organisation versendet?
  • Wie wird das neue Formular geöffnet werden?

Entscheidung über den Ort zur Veröffentlichung von Formularen auf Ordnerbasis

Wenn Sie eine Lösung auf Ordnerbasis erstellen, bei welcher der primäre Zweck des Formulars darin besteht, die Elemente in einem einzigen Ordner anzuzeigen, werden Sie das Formular in der Regel in diesem Ordner selbst veröffentlichen. Wenn Sie das Formular in den Ordner veröffentlichen, der Ordner ist eine unabhängige Entität, und das Formular steht im Menü Aktionen .

Es gibt jedoch auch Szenarien, in denen Sie ein typisches Formular auf Ordnerbasis wahrscheinlich nicht in einem Ordner veröffentlichen möchten. Wenn Sie ein Forrmular in mehr als einem Ordner einsetzen und jeder Ordner immer dieselbe Version des Formulars verwendet, sollten Sie das Formular entweder in der Organisations-Formularbibliothek oder in der Bibliothek für persönliche Formulare veröffentlichen. Wenn Sie dies tun, es ist nur eine Kopie des veröffentlichten Formulars und einfacher zu aktualisieren, wenn Sie Änderungen vornehmen müssen. Wenn Sie die einzige Person sind, die auf das Formular zugreifen können muss, veröffentlichen Sie es in der Bibliothek für persönliche Formulare. Wenn andere Personen Zugriff auf das Formular benötigen und sich das Formular wie gewöhnlich in einem öffentlichen Ordner auf einem Exchange Server-Computer befindet, überprüfen Sie, ob Sie das Formular in der Bibliothek veröffentlichen u. u.. Ein möglicher Nachteil dieses Ansatzes ist, dass das Formular nicht unter im Menü Aktionen verfügbar sein wird, nachdem Sie auf den Ordner veröffentlicht wird. Handelt es sich jedoch um das Standardformular für den jeweiligen Ordner, was in der Regel der Fall ist, macht dies keinen besonderen Unterschied, weil Sie oder andere Benutzer auch Symbolleistenschaltflächen einsetzen können, um neue Elemente zu öffnen.

Entscheidung über den Ort zur Veröffentlichung von Formularen auf Nachrichtenbasis

Wenn das Formular auf einer E-Mail-Nachricht basiert und nur von Ihnen und wenigen weiteren Benutzern verwendet werden wird, veröffentlichen Sie das Formular für alle Benutzer in der Bibliothek für persönliche Formulare. Jedoch, wenn Sie neue Elemente basierend auf diesem Formular erstellen möchten, sollten Sie es in Ihrem Posteingang veröffentlichen, sodass Sie im Menü Aktionen zugreifen zu können. Wenn das Formular von vielen Personen innerhalb der Organisation verwendet werden soll, veröffentlichen Sie es in der Organisations-Formularbibliothek, so dass nur eine Kopie des Formulars bereit gehalten werden muss, auf die alle Benutzer zugreifen können. Bei dieser Vorgehensweise kann das Öffnen des Formulars jedoch schwieriger werden.

Überlegungen und Optionen zum Öffnen von Formularen

Die folgende Tabelle beschreibt, wie Benutzer in Abhängigkeit vom Speicherort typischerweise ein Outlook-Formular öffnen:

Tabelle minimierenTabelle vergrößern
OrdnerformulareWenn Sie den Ordner, der die Formulare enthält öffnen, sind die Formulare im Menü Aktionen verfügbar.
Organisations-Formularbibliothek

-und-

Bibliothek für persönliche Formulare
In der Bibliothek und Persönliche Formularbibliothek gespeicherten Formulare dienen mithilfe des Dialogfeldes Formular wählen zugegriffen werden. Um auf diese Formulare zuzugreifen, zeigen Sie im Menü Datei auf neu , und klicken Sie dann auf Formular auswählen .

Mit den folgenden Methoden können Sie Formulare für Benutzer einfacher zugänglich machen.

Fügen Sie der Symbolleiste den Befehl <uiterm>Formular auswählen</uiterm> hinzu

Fügen Sie um die Anzahl der Schritte verkürzen, die den Befehl Formular auswählen erforderlich sind, den Befehl auf der Symbolleiste, so dass Sie das Dialogfeld mit einem einzigen Mausklick anzeigen können:
  1. Im Menü Ansicht auf Symbolleisten , und klicken Sie dann auf Anpassen .
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Befehle im Dialogfeld Anpassen .
  3. Im Feld Kategorien sicher, dass Datei aktiviert ist.
  4. Suchen Sie im Feld Befehle des Befehls Formular auswählen , und ziehen Sie es in den gewünschten Speicherort-Symbolleiste.
  5. Klicken Sie auf Schließen .

Öffnen eines Formulars mit Visual Basic für Applikationen oder einem COM-Add-in

Weitere Informationen zum Öffnen eines Formulars über eine Symbolleiste oder ein Menü mithilfe von Visual Basic für Applikationen finden Sie im folgenden Artikel der Microsoft Knowledge Base:
290803OL2002: Wie öffnen ein Formulars aus einer Symbolleisten-Schaltfläche

Veröffentlichen des Formulars in einem Ordner

Wenn ein Formular oder die Bibliothek für persönliche Formulare als auch die globale Formularbibliothek veröffentlicht wird, möchten Sie möglicherweise sollten Sie ein Formular in einem Ordner veröffentlichen, so dass Sie im Menü Aktionen angezeigt wird. Wird das Formular jedoch aktualisiert, stellen Sie sicher, dass es erneut bereitgestellt wird, so dass Sie keine Probleme mit dem Outlook-Formularzwischenspeicher verursachen. Weitere Informationen zu den Formularzwischenspeicher finden Sie folgende Artikel der Microsoft Knowledge Base:
290806Funktionsweise der Formularspeicher

Speichern einer OFT-Datei auf dem Desktop oder im Startmenü

Obwohl Microsoft Speichern oft-Datei auf dem Desktop oder im Startmenü nicht in der Regel empfiehlt, können Sie ein Outlook-Vorlagendatei (oft) entweder Speicherort speichern. Die bei dieser Vorgehensweise erstellten Elemente sind "Einzelformulare", die je nach Design und Verwendung des Formulars unerwünschte Nebenwirkungen haben können.

Weitere Informationen zu Einzelformularen finden Sie im folgenden Artikel der Microsoft Knowledge Base:
290657OL2002: Arbeiten mit Form Definitionen und einmal Formulare

Informationsquellen

Weitere Informationen zu Informationsquellen und Antworten auf häufig gestellte Fragen zu Microsoft Outlook-Lösungen finden Sie in folgendem Artikel der Microsoft Knowledge Base:
287530OL2002: Fragen zu benutzerdefinierten Formularen und Outlook-Lösungen

Eigenschaften

Artikel-ID: 290802 - Geändert am: Montag, 12. Februar 2007 - Version: 3.3
Die Informationen in diesem Artikel beziehen sich auf:
  • Microsoft Outlook 2002 Standard Edition
  • Microsoft Office Outlook 2003
Keywords: 
kbmt kbforms kbhowto KB290802 KbMtde
Maschinell übersetzter Artikel
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Den englischen Originalartikel können Sie über folgenden Link abrufen: 290802
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