Τρόπος προσδιορισμού της θέσης δημοσίευσης μια προσαρμοσμένη φόρμα του Outlook

Μεταφράσεις άρθρων Μεταφράσεις άρθρων
Αναγν. άρθρου: 290802 - Δείτε τα προϊόντα στα οποία αναφέρεται το συγκεκριμένο άρθρο.
Για μια έκδοση του Microsoft Outlook 97 αυτού του άρθρου, ανατρέξτε στην ενότητα 264117.
Για την έκδοση αυτού του άρθρου Microsoft Outlook 98, ανατρέξτε στο θέμα 264118.
Για μια έκδοση του Microsoft Outlook 2000 αυτού του άρθρου, ανατρέξτε στην ενότητα 257796.
Ανάπτυξη όλων | Σύμπτυξη όλων

Σε αυτήν τη σελίδα

Περίληψη

Αυτό το άρθρο περιγράφει ορισμένα από τα θέματα που πρέπει να ληφθούν υπόψη, εάν προσπαθείτε να αποφασίσετε πού θα δημοσιεύετε μια προσαρμοσμένη φόρμα του Outlook.

Περισσότερες πληροφορίες

Στο Outlook, οι προσαρμοσμένες φόρμες δημοσιεύονται συνήθως σε μια βιβλιοθήκη φορμών ώστε μόνο ένα αντίγραφο μιας φόρμας που είναι αποθηκευμένο στον υπολογιστή σας. Τα μεμονωμένα στοιχεία περιέχουν ένα πεδίο κλάσης μηνύματος, το οποίο υποδεικνύει ποια φόρμα πρέπει να χρησιμοποιήσετε για να εμφανίσετε τα δεδομένα που περιέχονται στο στοιχείο. Όταν δημοσιεύετε προσαρμοσμένες φόρμες σε μια βιβλιοθήκη φορμών, οι υπολογιστές με Microsoft Exchange Server και το Outlook χρησιμοποιούν πολύ λιγότερους πόρους και το εύρος ζώνης επειδή η ίδια η φόρμα δεν χρειάζεται να αποθηκευτεί σε κάθε μεμονωμένο στοιχείο.

Οι λύσεις φόρμας του Outlook ποικίλλουν σημαντικά, ιδίως επειδή το Outlook διαθέτει μια σειρά από διαφορετικούς τύπους τυποποιημένων φορμών. Συχνά είναι δύσκολο να προσδιοριστεί η καλύτερη θέση δημοσίευσης μιας φόρμας και υπάρχουν πολλοί παράγοντες που πρέπει να ληφθούν υπόψη κατά την πραγματοποίηση της απόφασης.

Όπου μπορείτε να δημοσιεύσετε φόρμες

Μπορείτε να δημοσιεύσετε φόρμες σε τρεις θέσεις. Ο παρακάτω πίνακας περιγράφει αυτές τις θέσεις.

Σύμπτυξη αυτού του πίνακαΑνάπτυξη αυτού του πίνακα
ΘέσηΠεριγραφή
Ένα φάκελο (ή βιβλιοθήκη φορμών φακέλου)Για φόρμες λύσεις πιο βασίζεται σε φάκελο, δημοσιεύστε τη φόρμα στο φάκελο, έτσι ώστε να είναι διαθέσιμη κάθε φορά που κάποιος χρησιμοποιεί το φάκελο. Εάν δημοσιεύσετε τη φόρμα σε έναν δημόσιο φάκελο, η φόρμα είναι διαθέσιμη σε οποιονδήποτε έχει πρόσβαση στο φάκελο. Εάν δημοσιεύσετε τη φόρμα σε έναν από τους προσωπικούς σας φακέλους, είναι διαθέσιμη μόνο σε εσάς όταν χρησιμοποιείτε αυτόν το φάκελο. Επαφή, καταχώρηση, εργασία και εγγραφών αποτελούν παραδείγματα τύπων φορμών που συσχετίζονται συνήθως με ένα φάκελο. Ένα πλεονέκτημα της δημοσίευσης μιας φόρμας σε φάκελο είναι ότι η φόρμα είναι διαθέσιμη από το μενού Ενέργειες , όταν είστε στο φάκελο.
Βιβλιοθήκη εταιρικών φορμώνΔημοσιεύστε τη φόρμα σε αυτήν τη βιβλιοθήκη, εάν θέλετε να είναι διαθέσιμη σε όλους τους χρήστες στον οργανισμό σας, όπως μια φόρμα έκθεσης διακοπών. Αυτή η βιβλιοθήκη χρησιμοποιείται συχνά για φόρμες μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επειδή αυτές δεν βασίζονται συνήθως σε συγκεκριμένο φάκελο. Μπορείτε να δημοσιεύσετε μια φόρμα για τη βιβλιοθήκη εταιρικών φορμών, όταν θέλετε να χρησιμοποιήσετε την ίδια προσαρμοσμένη φόρμα σε περισσότερους από έναν φακέλους. Όταν το κάνετε αυτό, μπορείτε να διατηρήσετε μόνο μια δημοσιευμένη φόρμα. Φόρμες που έχουν δημοσιευτεί σε αυτήν τη βιβλιοθήκη είναι προσβάσιμα σε όλους τους χρήστες στον οργανισμό, αρκεί να αποκτήσουν δικαιώματα πρόσβασης στη βιβλιοθήκη από το διαχειριστή. Η βιβλιοθήκη είναι αποθηκευμένη στον υπολογιστή με Microsoft Exchange Server. Ο διαχειριστής πρέπει να σας δώσει δικαιώματα για δημοσίευση σε Organizational Forms Library. Αυτό το δικαίωμα παραχωρείται συνήθως μόνο σε ορισμένα άτομα ή στο τμήμα που διαχειρίζεται τον υπολογιστή με Exchange Server.
Βιβλιοθήκη προσωπικών φορμώνΟι φόρμες που αποθηκεύονται σε αυτήν τη βιβλιοθήκη είναι μόνο να έχετε πρόσβαση. Όταν δημοσιεύετε μια φόρμα σε βιβλιοθήκη προσωπικών φορμών, η φόρμα αποθηκεύεται ως κρυφό στοιχείο στον κεντρικό φάκελο του γραμματοκιβωτίου ή αρχείο προσωπικών φακέλων (.pst), ανάλογα με το ποια είναι η προεπιλεγμένη θέση παράδοσης αλληλογραφίας. Όπως φόρμες που είναι αποθηκευμένες στον Organizational Forms Library, μπορείτε να ανοίξετε αυτές τις φόρμες, χρησιμοποιώντας την εντολή " Επιλογή φόρμας ". Αποθηκεύστε μια φόρμα σε αυτήν τη βιβλιοθήκη όταν δημιουργείτε μια φόρμα για προσωπική σας χρήση, όπως μια τυπική φόρμα μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι εκ των προτέρων η διεύθυνση των παραληπτών.

Επίσης, είναι δυνατή η αποθήκευση μιας φόρμας του Outlook ως αρχείου στο σύστημα αρχείων ή ως στοιχείου σε ένα φάκελο του Outlook. Microsoft συνιστά να αποφεύγετε και τις δύο αυτές προσεγγίσεις, ωστόσο, επειδή η φόρμα θα είναι μη επαναλαμβανόμενη φόρμα. Για πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με τις μη επαναλαμβανόμενες φόρμες, κάντε κλικ στον αριθμό του άρθρου παρακάτω, για να προβάλετε το άρθρο της Γνωσιακής Βάσης της Microsoft:
290657 OL2002: Εργασία με ορισμούς φόρμας και μη επαναλαμβανόμενες φόρμες
Μπορείτε να αποθηκεύσετε μια φόρμα του Outlook στο σύστημα αρχείων ως αρχείο προτύπου του Outlook (.oft). Αυτό σας επιτρέπει να επισυνάψετε τη φόρμα σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, στη συνέχεια, να στείλετε τη φόρμα σε κάποιον άλλο. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το αρχείο .oft ως αντίγραφο ασφαλείας της φόρμας. Για να αποθηκεύσετε μια φόρμα ως αρχείο .oft:
  1. Στο μενού αρχείο , κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση ως.
  2. Στο πλαίσιο όνομα αρχείου , πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη φόρμα.
  3. Στο πλαίσιο Αποθήκευση ως τύπου , κάντε κλικ στο Πρότυπο του Outlookκαι στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.
Μπορείτε επίσης να αποθηκεύσετε τη φόρμα ως στοιχείο στον τρέχοντα φάκελο. Ωστόσο, Microsoft δεν συνιστά αυτήν την ενέργεια για τους εξής λόγους:
  • Είναι εύκολο να διαγράψετε κατά λάθος τη φόρμα.
  • Τείνει να καθιστά δυσκολότερη τη διάκριση μεταξύ φορμών και στοιχείων και το πιο συνηθισμένο αποτέλεσμα είναι ένας φάκελος που είναι γεμάτος με διαφορετικά στοιχεία που περιέχουν διάφορες εκδόσεις της ίδιας φόρμας. Αυτό συνήθως δεν είναι καλή πρακτική όταν σχεδιάζετε φόρμες του Outlook.
  • Στοιχεία που αποθηκεύονται σε ένα φάκελο τυπικά συσχετίζονται με δεδομένα, και συνήθως δεν θέλετε δεδομένα που σχετίζονται με τη φόρμα σας. Επομένως, η Microsoft συνιστά που ανοίγετε ένα στοιχείο σε ένα φάκελο δεν και στη συνέχεια εισαγάγετε κατάσταση σχεδίασης. Ανοίγει μια νέα παρουσία της φόρμας και στη συνέχεια εισαγάγετε κατάσταση σχεδίασης.
  • Οι φόρμες που αποθηκεύονται ως στοιχεία είναι "μη επαναλαμβανόμενες φόρμες, και έχουν ανεπιθύμητες παρενέργειες.
Για να αποθηκεύσετε μια φόρμα στον τρέχοντα φάκελο, κάντε κλικ στην εντολή Αποθήκευση του μενού αρχείο .

Ζητήματα όταν αποφασίζετε για τη θέση δημοσίευσης μιας φόρμας

Υπάρχουν πολλά ερωτήματα που πρέπει να ληφθούν υπόψη όταν αποφασίζετε για τη θέση δημοσίευσης μιας φόρμας:
  • Η φόρμα βασίζεται σε λύση φακέλου ή είναι μια φόρμα μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχει σχεδιαστεί για αποστολή σε παραλήπτες;
  • Χρησιμοποιείτε έναν υπολογιστή με Exchange Server; Εάν χρησιμοποιείτε έναν υπολογιστή με Exchange Server, είναι δυνατή η δημοσίευση της φόρμας για να τη βιβλιοθήκη εταιρικών φορμών ή έχει επιβάλει περιορισμούς όσον αφορά τους τύπους φορμών μπορούν να αποθηκευτούν σε αυτήν την εταιρεία σας;
  • Πόσα άτομα πρέπει να έχετε πρόσβαση στη φόρμα;
  • Θα τη φόρμα θα ενημερώνεται συχνά, άρα είναι σημαντικό να έχετε μόνο ένα αντίγραφο της φόρμας κεντρικά ανεπτυγμένο;
  • Η φόρμα πρέπει να είναι διαθέσιμα χωρίς σύνδεση;
  • Εάν αυτή είναι μια φόρμα μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, προορίζεται μόνο για εσωτερική εταιρική ή θα αποστέλλεται και σε άλλους παραλήπτες, εκτός εταιρείας;
  • Πώς θα ανοίξει η νέα φόρμα;

Επιλογή της θέσης δημοσίευσης φορμών που βασίζονται σε φάκελο

Όταν δημιουργείτε μια λύση που βασίζεται σε φάκελο, όπου η εστίαση της φόρμας είναι για την εμφάνιση των στοιχείων σε έναν μόνο φάκελο, δημοσιεύστε τυπικά τη φόρμα στον ίδιο το φάκελο. Όταν δημοσιεύετε τη φόρμα στο φάκελο, ο φάκελος έχει αυτόνομη υπόσταση και η φόρμα είναι διαθέσιμη από το μενού Ενέργειες .

Ωστόσο, υπάρχουν σενάρια όπου ενδέχεται να μην θέλετε να δημοσιεύσετε μια τυπική φόρμα που βασίζεται σε φάκελο σε ένα φάκελο. Εάν χρησιμοποιείτε μια φόρμα σε περισσότερους από έναν φακέλους και κάθε φάκελος χρησιμοποιεί πάντα την ίδια έκδοση της φόρμας, μπορείτε να δημοσιεύσετε τη φόρμα στη βιβλιοθήκη προσωπικών φορμών είτε η βιβλιοθήκη εταιρικών φορμών. Όταν το κάνετε αυτό, υπάρχει μόνο ένα αντίγραφο της δημοσιευμένης φόρμας και είναι πιο εύκολο να ενημερώσετε εάν χρειάζεται να κάνετε αλλαγές. Εάν είστε το μόνο άτομο που χρειάζεται πρόσβαση σε αυτήν τη φόρμα, δημοσιεύστε τη φόρμα στη βιβλιοθήκη προσωπικών φορμών. Εάν άλλα άτομα που χρειάζεται να έχουν πρόσβαση στη φόρμα και η φόρμα είναι τυπικά σε έναν δημόσιο φάκελο σε έναν υπολογιστή με Exchange Server, διερευνήστε έστω και ενδέχεται να μπορείτε να δημοσιεύσετε τη φόρμα για να τη βιβλιοθήκη εταιρικών φορμών. Ένα πιθανό μειονέκτημα αυτής της προσέγγισης είναι ότι η φόρμα δεν θα είναι διαθέσιμη από το μενού Ενέργειες εκτός εάν δημοσιευτεί στο φάκελο. Ωστόσο, εάν πρόκειται για την προεπιλεγμένη φόρμα για το φάκελο, όπως συμβαίνει συνήθως, αυτό δεν θα έχει υπερβολική διαφορά επειδή εσείς ή οι χρήστες, να χρησιμοποιήσετε ένα κουμπί γραμμής εργαλείων για να ανοίξετε νέα στοιχεία.

Επιλογή της θέσης δημοσίευσης φορμών που βασίζονται σε μήνυμα

Εάν η φόρμα είναι βασισμένη σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και χρησιμοποιείται από εσάς και λίγα μόνο από άλλους χρήστες, θα πρέπει να δημοσιεύσετε τη φόρμα σε βιβλιοθήκη προσωπικών φορμών για όλους τους χρήστες. Ωστόσο, εάν πρόκειται να δημιουργήσετε νέα στοιχεία που βασίζονται σε αυτήν τη φόρμα, μπορείτε να τη δημοσιεύσετε στο φάκελο Εισερχόμενα, έτσι ώστε να μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο μενού Ενέργειες . Εάν η φόρμα πρόκειται να χρησιμοποιηθεί από πολλά άτομα σε μια εταιρεία, δημοσιεύστε το στον Organizational Forms Library έτσι ώστε να υπάρχει μόνο ένα αντίγραφο της φόρμας για τη διατήρηση και όλοι οι χρήστες έχουν πρόσβαση σε αυτόν. Αυτή η προσέγγιση, ωστόσο, να κάνετε τη φόρμα πιο δύσκολο να την ανοίξετε.

Θέματα και επιλογές για το άνοιγμα φορμών

Ο παρακάτω πίνακας περιγράφει πώς οι χρήστες ανοίγουν συνήθως τις φόρμες του Outlook ανάλογα με τη θέση αποθήκευσης των φορμών:

Σύμπτυξη αυτού του πίνακαΑνάπτυξη αυτού του πίνακα
Τύπος φόρμαςΠού θα ανοίξει
Φόρμες φακέλουΕάν ανοίξετε το φάκελο που περιέχει τις φόρμες, οι φόρμες είναι διαθέσιμες από το μενού Ενέργειες .
Βιβλιοθήκη εταιρικών φορμών

- και -

Βιβλιοθήκη προσωπικών φορμών
Φόρμες που αποθηκεύονται στη βιβλιοθήκη εταιρικών φορμών και βιβλιοθήκη προσωπικών φορμών είναι σχεδιασμένα για να είναι δυνατή η πρόσβαση, χρησιμοποιώντας το πλαίσιο διαλόγου " Επιλογή φόρμας ". Για να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτές τις φόρμες, επιλέξτε Δημιουργία στο μενού αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογή φόρμας.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις ακόλουθες μεθόδους για να διευκολύνετε την πρόσβαση των χρηστών στις φόρμες.

Προσθήκη της εντολής "Επιλογή φόρμας" στη γραμμή εργαλείων

Για να μειώσετε τον αριθμό των βημάτων που απαιτούνται για να αποκτήσετε πρόσβαση στην εντολή Επιλογή φόρμας , προσθέστε την εντολή στη γραμμή εργαλείων, ώστε να μπορείτε να εμφανίσετε το παράθυρο διαλόγου με ένα απλό κλικ του ποντικιού:
  1. Στο μενού Προβολή , επιλέξτε γραμμές εργαλείωνκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Προσαρμογή.
  2. Κάντε κλικ στην καρτέλα " εντολές " στο πλαίσιο διαλόγου " Προσαρμογή ".
  3. Στο πλαίσιο " κατηγορίες ", βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει το αρχείο .
  4. Στο πλαίσιο " εντολές ", εντοπίστε την εντολή " Επιλογή φόρμας " και κατόπιν σύρτε την στο σημείο της γραμμής εργαλείων που θέλετε.
  5. Κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

Άνοιγμα μιας φόρμας με τη χρήση της Visual Basic για εφαρμογές ή ενός προσθέτου COM

Για πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση της Visual Basic for Applications για το άνοιγμα μιας φόρμας από μια γραμμή εργαλείων ή ένα μενού, κάντε κλικ στον αριθμό του άρθρου παρακάτω, για να προβάλετε το άρθρο της Γνωσιακής Βάσης της Microsoft:
290803 OL2002: ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ: άνοιγμα μιας φόρμας από ένα κουμπί γραμμής εργαλείων

Δημοσιεύστε τη φόρμα σε ένα φάκελο

Εάν μια φόρμα έχει δημοσιευτεί σε βιβλιοθήκη προσωπικών φορμών ή οργανική βιβλιοθήκη φορμών, μπορείτε να δημοσιεύσετε μια φόρμα σε ένα φάκελο, έτσι ώστε να εμφανίζεται στο μενού Ενέργειες . Ωστόσο, εάν η φόρμα ενημερωθεί, βεβαιωθείτε ότι έγινε ξανά ανάπτυξη της φόρμας έτσι ώστε να μην δημιουργήσετε ζητήματα με τη μνήμη προσωρινής αποθήκευσης φορμών του Outlook. Για πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με την προσωρινή αποθήκευση φορμών, κάντε κλικ στους αριθμούς των άρθρων παρακάτω, για να προβάλετε τα άρθρα της Γνωσιακής Βάσης της Microsoft:
290806 Πώς οι φόρμες λειτουργίας της προσωρινής αποθήκευσης

Αποθήκευση αρχείου .oft στην επιφάνεια εργασίας ή μενού "Έναρξη"

Αν και η Microsoft δεν συνιστά συνήθως την αποθήκευση ενός αρχείου .oft στην επιφάνεια εργασίας ή στο μενού Έναρξη , μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα αρχείο προτύπων του Outlook (.oft) σε οποιαδήποτε θέση. Τα στοιχεία που έχουν δημιουργηθεί με αυτόν τον τρόπο περιέχουν "μη επαναλαμβανόμενη" φόρμες που συνήθως έχουν ανεπιθύμητες επιπτώσεις, ανάλογα με τη σχεδίαση της φόρμας και πώς χρησιμοποιείται.

Για πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με τις μη επαναλαμβανόμενες φόρμες, κάντε κλικ στον αριθμό του άρθρου παρακάτω, για να προβάλετε το άρθρο της Γνωσιακής Βάσης της Microsoft:
290657 OL2002: Εργασία με ορισμούς φόρμας και μη επαναλαμβανόμενες φόρμες

Αναφορές

Για πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με τους διαθέσιμους πόρους και απαντήσεις σε συνήθεις ερωτήσεις για λύσεις του Microsoft Outlook, κάντε κλικ στον αριθμό του άρθρου παρακάτω, για να προβάλετε το άρθρο της Γνωσιακής Βάσης της Microsoft:
287530 OL2002: Ερωτήσεις σχετικά με προσαρμοσμένες φόρμες και λύσεις του Outlook

Ιδιότητες

Αναγν. άρθρου: 290802 - Τελευταία αναθεώρηση: Τρίτη, 19 Νοεμβρίου 2013 - Αναθεώρηση: 4.0
Οι πληροφορίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για:
  • Microsoft Outlook 2002 Standard Edition
  • Microsoft Office Outlook 2003
Λέξεις-κλειδιά: 
kbforms kbhowto kbmt KB290802 KbMtel
Μηχανικά μεταφρασμένο
ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί χρησιμοποιώντας λογισμικό μηχανικής μετάφρασης της Microsoft και μπορείτε να το διορθώσετε χρησιμοποιώντας την τεχνολογία Community Translation Framework (CTF) (Πλαίσιο μετάφρασης κοινότητας). Η Microsoft παρέχει μηχανική μετάφραση, επεξεργασία μετά τη μηχανική μετάφραση από την κοινότητα και άρθρα μεταφρασμένα από επαγγελματίες προκειμένου να έχετε πρόσβαση σε όλα τα άρθρα της Γνωσιακής βάσης σε πολλές γλώσσες. Τα άρθρα μηχανικής μετάφρασης και αυτά που επεξεργάζονται ύστερα από μηχανική μετάφραση ενδέχεται να περιέχουν σφάλματα στο λεξιλόγιο, στη σύνταξη ή/και στη γραμματική. Η Microsoft δεν φέρει καμία ευθύνη για τυχόν ανακρίβειες, σφάλματα ή ζημίες που προκύψουν λόγω τυχόν παρερμηνειών στη μετάφραση του περιεχομένου ή χρήσης του από τους πελάτες μας. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το CTF, μεταβείτε στην τοποθεσία http://support.microsoft.com/gp/machine-translation-corrections/el.
Η αγγλική έκδοση αυτού του άρθρου είναι η ακόλουθη: 290802

Αποστολή σχολίων

 

Contact us for more help

Contact us for more help
Connect with Answer Desk for expert help.
Get more support from smallbusiness.support.microsoft.com