Cómo determinar dónde publicar un formulario personalizado de Outlook

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Para obtener una versión de Microsoft Outlook 97 de este artículo, consulte 264117.
Para obtener una versión de Microsoft Outlook 98 de este artículo, consulte 264118.
Para obtener una versión de Microsoft Outlook 2000 de este artículo, consulte 257796.
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Resumen

Este artículo describe algunas de las consideraciones a tener en cuenta si está intentando decidir dónde publicar un formulario personalizado de Outlook.

Más información

En Outlook, los formularios personalizados se publican normalmente en una biblioteca de formularios para que se almacene sólo una copia de un formulario en el equipo. Los elementos individuales contienen un campo clase de mensaje que indica qué formulario utilizar para mostrar los datos contenidos en el elemento. Al publicar formularios personalizados en una biblioteca de formularios, equipos basados en Microsoft Exchange Server y Outlook utilizan considerablemente menos recursos y ancho de banda porque el propio formulario no necesita almacenarse dentro de cada elemento individual.

Soluciones de formularios de Outlook pueden variar considerablemente, especialmente porque Outlook tiene varios tipos diferentes de formularios estándar. A menudo resulta difícil determinar el mejor lugar para publicar un formulario, y hay muchos factores que tener en cuenta al tomar la decisión.

Dónde puede publicar formularios

Formularios se pueden publicar en tres ubicaciones. En la siguiente tabla describe dichas ubicaciones.

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UbicaciónDescripción
Una carpeta (o biblioteca de formularios de carpeta)Para soluciones de formularios más basados en carpetas, publique el formulario en la carpeta para que esté disponible siempre que alguien está utilizando la carpeta. Si el formulario se publica en una carpeta pública, el formulario está disponible para todos los usuarios que tienen acceso a la carpeta. Si el formulario se publica en una de las carpetas personales, está disponible sólo para usted cuando use dicha carpeta. Contact, Post, tarea y diario son ejemplos de los tipos de formularios que se asocian normalmente a una carpeta. Una ventaja de publicar un formulario en una carpeta es que el formulario está disponible en el menú acciones cuando se encuentra en la carpeta.
Biblioteca de formularios de la organizaciónPublicar el formulario en esta biblioteca si desea que el formulario esté disponible para todos los usuarios de la organización, como un formulario de vacaciones. Esta biblioteca se utiliza a menudo para formularios de mensajes de correo electrónico, ya que normalmente no están basados en una carpeta específica. Puede publicar un formulario en la biblioteca de formularios de organización si desea utilizar el mismo formulario personalizado en más de una carpeta. Al hacerlo, puede mantener un único formulario publicado. Los formularios que se publican en esta biblioteca son accesibles para todos los usuarios de la organización como les conceda permisos a la biblioteca por el administrador. La biblioteca se almacena en el equipo basado en Microsoft Exchange Server. El administrador debe darle permisos para publicar en la biblioteca de formularios. Este permiso se da normalmente a sólo unos cuantos individuos o al departamento que administra el equipo basado en Exchange Server.
Biblioteca de formularios personalesFormularios guardados en esta biblioteca sólo son accesibles para usted. Al publicar un formulario en la biblioteca de formularios personales, el formulario se almacena como elemento oculto en la carpeta raíz del buzón o en el archivo de carpetas personales (.pst), según la ubicación de entrega de correo predeterminada. Al igual que los formularios que se almacenan en la biblioteca de formularios de organización, estos formularios pueden abrirse mediante el comando Elegir formulario . Guardar un formulario en esta biblioteca cuando se crea un formulario para su propio uso personal, como un formulario de mensaje de correo electrónico estándar dirigido previamente a destinatarios.

También es posible almacenar un formulario de Outlook como un archivo en el sistema de archivos o como un elemento en una carpeta de Outlook. Microsoft recomienda evitar ambos de estos enfoques, sin embargo, porque el formulario será de uso único. Para obtener información adicional acerca de los formularios de uso único, haga clic en el número de artículo siguiente para verlo en Microsoft Knowledge Base:
290657 OL2002: Trabajar con definiciones de formulario y formularios de uso único
Puede guardar un formulario de Outlook en el sistema de archivos como un archivo de plantilla de Outlook (.oft). Esto permite adjuntar el formulario a un mensaje de correo electrónico y, a continuación, enviar el formulario a otra persona. También puede utilizar el archivo .oft como copia de seguridad del formulario. Para guardar un formulario como archivo. oft:
  1. En el menú archivo , haga clic en Guardar como.
  2. En el cuadro nombre de archivo , escriba un nombre para el formulario.
  3. En el cuadro Guardar como tipo , haga clic en Plantilla de Outlooky, a continuación, haga clic en Guardar.
También puede guardar el formulario como un elemento de la carpeta actual. Sin embargo, Microsoft no recomienda hacer esto por los siguientes motivos:
  • Es fácil eliminar accidentalmente el formulario.
  • Tiende a enturbiar la distinción entre los formularios y los elementos y el resultado típico es una carpeta que está llena de elementos diferentes que contienen varias versiones del mismo formulario. Esto generalmente no es una buena práctica al diseñar formularios de Outlook.
  • Los elementos que se almacenan en una carpeta normalmente tienen datos asociados y normalmente no desea datos asociados con el formulario. Por lo tanto, Microsoft recomienda no abrir un elemento en una carpeta y, a continuación, entrar en modo de diseño; Abra una nueva instancia del formulario y, a continuación, entrar en modo de diseño.
  • Los formularios que se almacenan como elementos son formularios "de uso único" y tienen efectos secundarios no deseados.
Para guardar un formulario en la carpeta actual, haga clic en Guardar en el menú archivo .

Consideraciones a la hora de decidir dónde publicar un formulario

Hay muchas cuestiones a tener en cuenta al decidir dónde publicar un formulario:
  • ¿Es el formulario que se basa en una solución de carpetas o es un formulario de mensaje de correo electrónico que está diseñado para ser enviado a destinatarios?
  • ¿Está utilizando un equipo basado en Exchange Server? ¿Si utiliza un equipo basado en Exchange Server, es posible publicar el formulario en la biblioteca de formularios de organización o tiene su organización impuesto restricciones sobre los tipos de formularios se pueden almacenar allí?
  • ¿Cuántas personas necesitan acceso al formulario?
  • ¿El formulario se actualizará a menudo, lo que es preciso tener sólo una copia del formulario implementado de forma centralizada?
  • ¿Es necesario que el formulario esté disponible sin conexión?
  • ¿Si se trata de un formulario de mensaje de correo electrónico, se utilizará sólo dentro de la organización o se enviará a otros destinatarios de fuera de la organización?
  • ¿Cómo se abrirá el nuevo formulario?

Decidir dónde publicar formularios basados en carpetas

Cuando se crea una solución basada en carpetas donde el objetivo principal del formulario es mostrar los elementos en una única carpeta, suele publicar el formulario en la propia carpeta. Al publicar el formulario en la carpeta, la carpeta es una entidad independiente y el formulario está disponible en el menú acciones .

Sin embargo, hay escenarios donde no desea publicar un formulario basado en carpetas típico en una carpeta. Si utiliza un formulario en más de una carpeta, y cada carpeta siempre utiliza la misma versión del formulario, considere la posibilidad de publicar el formulario en la biblioteca de formularios personales o en la biblioteca de formularios. Al hacerlo, hay sólo una copia del formulario publicado y es más fácil actualizar si necesita realizar cambios. Si eres la única persona que necesita tener acceso a este formulario, publíquelo en la biblioteca de formularios personales. Si otras personas necesitan acceso al formulario y el formulario es típico en una carpeta pública en un equipo basado en Exchange Server, investigue si puede publicar el formulario en la biblioteca de formularios de organización. Una desventaja potencial de este enfoque es que el formulario no estará disponible en el menú de acciones , a menos que se publique en la carpeta. Sin embargo, si es el formulario predeterminado de la carpeta, como normalmente ocurre, esto no supondrá demasiada diferencia porque usted o los usuarios pueden utilizar un botón de barra de herramientas para abrir nuevos elementos.

Decidir dónde publicar formularios basados en mensajes

Si el formulario se basa en un mensaje de correo electrónico y lo utiliza usted y sólo un par de otros usuarios, publicar el formulario en la biblioteca de formularios personales para todos los usuarios. Sin embargo, si va a crear nuevos elementos basados en este formulario, desea publicarlo en su Bandeja de entrada para que se puedan acceder en el menú acciones . Si el formulario va a ser utilizado por muchas personas dentro de una organización, puede publicarlo en la biblioteca de formularios de organización para que hay sólo una copia del formulario para mantener y todos los usuarios tienen acceso a ella. Este enfoque, sin embargo, puede dificultar el formulario abrir.

Consideraciones y opciones para abrir formularios

La tabla siguiente describe cómo los usuarios abren normalmente los formularios de Outlook según dónde estén almacenados los formularios:

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Tipo de formularioDónde se debe abrir
Formularios de carpetaSi abre la carpeta que contiene los formularios, los formularios están disponibles en el menú acciones .
Biblioteca de formularios de la organización

- y -

Biblioteca de formularios personales
Los formularios almacenados en la biblioteca de formularios de la organización y la biblioteca de formularios personales están diseñados para tener acceso mediante el cuadro de diálogo Elegir formulario . Para tener acceso a estos formularios, seleccione nuevo en el menú archivo y, a continuación, haga clic en Elegir formulario.

Puede utilizar los siguientes métodos para hacer más accesible para los usuarios de los formularios.

Agregar el comando "Elegir formulario" a la barra de herramientas

Para reducir el número de pasos necesarios para tener acceso al comando Elegir formulario , agregue el comando a la barra de herramientas para que pueda mostrar el cuadro de diálogo con un solo clic del mouse:
  1. En el menú Ver , elija barras de herramientasy, a continuación, haga clic en Personalizar.
  2. Haga clic en la ficha comandos del cuadro de diálogo Personalizar .
  3. En el cuadro categorías , asegúrese de que está seleccionado el archivo .
  4. En el cuadro de comandos , busque el comando Elegir formulario y, a continuación, arrástrelo hasta la ubicación de la barra de herramientas que desee.
  5. Haga clic en Cerrar.

Abra un formulario utilizando Visual Basic para Aplicaciones o un complemento COM

Para obtener información adicional acerca de cómo utilizar Visual Basic para Aplicaciones para abrir un formulario desde un menú o barra de herramientas, haga clic en el número de artículo siguiente para verlo en Microsoft Knowledge Base:
290803 OL2002: Cómo abrir un formulario desde un botón de barra de herramientas

Publicar el formulario en una carpeta

Si un formulario se publica en la biblioteca de formularios personales o en la biblioteca de formularios de organización, es aconsejable considerar la publicación de un formulario en una carpeta para que aparezca en el menú acciones . Sin embargo, si el formulario se actualiza, asegúrese de que el formulario se vuelve a implementar para que no crea problemas con la caché de formularios de Outlook. Para obtener información adicional acerca de la caché de formularios, haga clic en los números de artículo siguientes para verlos en Microsoft Knowledge Base:
290806 Cómo funciona la caché los formularios

Guardar un archivo .oft en el escritorio o el menú Inicio

Aunque Microsoft no suele recomendar guardar un archivo .oft en el escritorio o el menú Inicio , puede guardar un archivo de plantilla de Outlook (.oft) en cualquiera de las ubicaciones. Los elementos que se crean haciendo esto contienen formularios "de uso único" que suelen provocan efectos colaterales no deseados dependiendo del diseño del formulario y cómo se utiliza.

Para obtener información adicional acerca de los formularios de uso único, haga clic en el número de artículo siguiente para verlo en Microsoft Knowledge Base:
290657 OL2002: Trabajar con definiciones de formulario y formularios de uso único

Referencias

Para obtener información adicional acerca de los recursos disponibles y respuestas a las preguntas más frecuentes acerca de las soluciones de Microsoft Outlook, haga clic en el número de artículo siguiente para verlo en Microsoft Knowledge Base:
287530 OL2002: Preguntas acerca de los formularios personalizados y soluciones de Outlook

Propiedades

Id. de artículo: 290802 - Última revisión: martes, 19 de noviembre de 2013 - Versión: 4.0
La información de este artículo se refiere a:
  • Microsoft Outlook 2002 Standard
  • Microsoft Office Outlook 2003
Palabras clave: 
kbforms kbhowto kbmt KB290802 KbMtes
Traducción automática
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Haga clic aquí para ver el artículo original (en inglés): 290802

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