사용자 지정 Outlook 양식을 게시할 위치를 결정하는 방법

원본 KB 번호: 290802

요약

이 문서에서는 사용자 지정 Outlook 양식을 게시할 위치를 결정하려는 경우 고려해야 할 몇 가지 고려 사항에 대해 설명합니다.

추가 정보

Outlook에서는 양식의 복사본 하나만 컴퓨터에 저장되도록 일반적으로 사용자 지정 양식이 양식 라이브러리에 게시됩니다. 개별 항목에는 항목에 포함된 데이터를 표시하는 데 사용할 양식을 나타내는 메시지 클래스 필드가 포함되어 있습니다. 양식 라이브러리에 사용자 지정 양식을 게시하는 경우 양식 자체가 각 개별 항목 내에 저장될 필요가 없으므로 Microsoft Exchange Server 기반 컴퓨터와 Outlook에서는 훨씬 적은 리소스와 대역폭을 사용합니다.

Outlook 양식 솔루션은 특히 Outlook에 다양한 유형의 표준 양식이 있기 때문에 크게 달라질 수 있습니다. 양식을 게시하기에 가장 적합한 위치를 결정하는 것이 어려운 경우가 많으며, 결정을 내릴 때 고려해야 할 여러 가지 요인이 있습니다.

양식을 게시할 수 있는 위치

양식은 세 위치에 게시할 수 있습니다. 다음 표에서는 이러한 위치를 간략하게 설명합니다.

위치 설명
폴더(또는 폴더 양식 라이브러리) 대부분의 폴더 기반 양식 솔루션의 경우 다른 사용자가 폴더를 사용할 때마다 사용할 수 있도록 양식을 폴더에 게시합니다. 공용 폴더에 양식을 게시하는 경우 폴더에 액세스할 수 있는 모든 사용자가 양식을 사용할 수 있습니다. 개인 폴더 중 하나에 양식을 게시하는 경우 해당 폴더를 사용할 때만 사용할 수 있습니다. 연락처, 게시물, 작업 및 저널 양식은 일반적으로 폴더와 연결된 양식 형식의 예입니다. 폴더에 양식을 게시하는 한 가지 이점은 폴더에 있을 때 작업 메뉴에서 폼을 사용할 수 있다는 것입니다.
조직 양식 라이브러리 휴가 시간을 보고하는 양식과 같이 organization 모든 사용자가 양식을 사용할 수 있도록 하려면 양식을 이 라이브러리에 게시합니다. 이 라이브러리는 일반적으로 특정 폴더를 기반으로 하지 않으므로 전자 메일 메시지 양식에 자주 사용됩니다. 둘 이상의 폴더에서 동일한 사용자 지정 양식을 사용하려는 경우 양식을 조직 양식 라이브러리에 게시할 수 있습니다. 이렇게 하면 게시된 단일 양식만 유지할 수 있습니다. 이 라이브러리에 게시된 양식은 관리자가 라이브러리에 대한 권한을 부여받은 경우 organization 모든 사용자가 액세스할 수 있습니다. 라이브러리는 Microsoft Exchange Server 기반 컴퓨터에 저장됩니다. 관리자는 조직 양식 라이브러리에 게시할 수 있는 권한을 부여해야 합니다. 이 권한은 일반적으로 Exchange Server 기반 컴퓨터를 관리하는 소수의 개인 또는 부서에게만 부여됩니다.
Personal Forms 라이브러리 이 라이브러리에 저장된 양식은 사용자만 액세스할 수 있습니다. 개인 양식 라이브러리에 양식을 게시하면 양식이 사서함 또는 개인 폴더(.pst) 파일의 루트 폴더에 숨겨진 항목으로 저장됩니다( 기본 메일 배달 위치 중 하나). 조직 양식 라이브러리에 저장된 양식과 마찬가지로 양식 선택 명령을 사용하여 이러한 양식을 열 수 있습니다. 받는 사람에게 미리 주소가 지정된 표준 전자 메일 메시지 양식과 같이 고유한 용도로 양식을 만들 때 이 라이브러리에 양식을 저장합니다.

Outlook 양식을 파일 시스템의 파일로 저장하거나 Outlook 폴더의 항목으로 저장할 수도 있습니다. 그러나 양식은 일회성 양식이므로 이러한 두 가지 방법을 모두 사용하지 않는 것이 좋습니다.

Outlook 양식을 파일 시스템에 Outlook 템플릿(.oft) 파일로 저장할 수 있습니다. 이렇게 하면 양식을 전자 메일 메시지에 첨부한 다음 다른 사람에게 양식을 보낼 수 있습니다. .oft 파일을 양식의 백업으로 사용할 수도 있습니다. 양식을 .oft 파일로 저장하려면 다음을 수행합니다.

  1. 파일 메뉴에서 다른 이름으로 저장을 클릭합니다.
  2. 파일 이름 상자에 양식의 이름을 입력합니다.
  3. 다른 이름으로 저장 유형 상자에서 Outlook 템플릿을 선택한 다음 저장을 선택합니다.

양식을 현재 폴더에 항목으로 저장할 수도 있습니다. 그러나 다음과 같은 이유로 이 작업을 수행하는 것이 좋습니다.

  • 실수로 양식을 삭제하는 것은 쉽습니다.
  • 양식과 항목의 구분을 흐리게 하는 경향이 있으며, 일반적인 결과는 동일한 양식의 다양한 버전을 포함하는 다양한 항목으로 채워진 폴더입니다. 일반적으로 Outlook 양식을 디자인할 때는 좋지 않습니다.
  • 폴더에 저장된 항목에는 일반적으로 연결된 데이터가 있으며 일반적으로 양식과 연결된 데이터는 원하지 않습니다. 따라서 폴더에서 항목을 연 다음 디자인 모드로 전환하지 않는 것이 좋습니다. 폼의 새 instance 연 다음 디자인 모드로 전환합니다.
  • 항목으로 저장된 양식은 일회성 양식이며 원치 않는 부작용이 있습니다.

현재 폴더에 양식을 저장하려면 파일 메뉴에서 저장을 선택합니다.

양식을 게시할 위치를 결정할 때 고려 사항

양식을 게시할 위치를 결정할 때 고려해야 할 많은 질문이 있습니다.

  • 양식이 폴더 솔루션을 기반으로 하나요, 아니면 받는 사람에게 보내도록 설계된 전자 메일 메시지 양식인가요?
  • Exchange Server 기반 컴퓨터를 사용하고 있나요? Exchange Server 기반 컴퓨터를 사용하는 경우 양식을 조직 양식 라이브러리에 게시할 수 있나요, 아니면 organization 저장할 수 있는 양식 유형에 제한을 두나요?
  • 양식에 액세스해야 하는 사람은 몇 명입니까?
  • 양식의 복사본을 중앙에 배포하는 것이 중요하므로 양식이 자주 업데이트되나요?
  • 양식을 오프라인에서 사용할 수 있어야 합니까?
  • 전자 메일 메시지 양식인 경우 organization 내에서만 사용되나요, 아니면 organization 외부의 다른 받는 사람에게 전송되나요?
  • 새 양식은 어떻게 열리나요?

폴더 기반 양식을 게시할 위치 결정

폼의 기본 포커스가 단일 폴더에 항목을 표시하는 폴더 기반 솔루션을 만드는 경우 일반적으로 폼을 폴더 자체에 게시합니다. 폴더에 양식을 게시할 때 폴더는 자체 포함 엔터티이며 양식은 작업 메뉴에서 사용할 수 있습니다.

그러나 일반적인 폴더 기반 양식을 폴더에 게시하지 않으려는 시나리오가 있습니다. 둘 이상의 폴더에서 양식을 사용하고 각 폴더가 항상 동일한 버전의 양식을 사용하는 경우 양식을 조직 양식 라이브러리 또는 개인 양식 라이브러리에 게시하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 게시된 양식의 복사본이 하나만 있으며 변경해야 하는 경우 업데이트하기가 더 쉽습니다. 이 양식에 액세스해야 하는 유일한 사용자인 경우 개인 양식 라이브러리에 양식을 게시합니다. 다른 사용자가 양식에 액세스해야 하는데 양식이 Exchange Server 기반 컴퓨터의 공용 폴더에서 일반적인 경우 양식을 조직 양식 라이브러리에 게시할 수 있는지 여부를 조사합니다. 이 방법의 잠재적인 단점 중 하나는 폴더에 게시되지 않는 한 작업 메뉴에서 양식을 사용할 수 없다는 것입니다. 그러나 폴더의 기본 양식인 경우 일반적으로와 같이 사용자 또는 사용자가 도구 모음 단추를 사용하여 새 항목을 열 수 있으므로 큰 차이가 없습니다.

메시지 기반 양식을 게시할 위치 결정

양식이 전자 메일 메시지를 기반으로 하고 사용자와 다른 사용자 몇 명만이 사용하는 경우 모든 사용자를 위해 개인 양식 라이브러리에 양식을 게시합니다. 그러나 이 양식에 따라 새 항목을 만들려는 경우 작업 메뉴에서 액세스할 수 있도록 받은 편지함에 게시할 수 있습니다. 양식이 organization 내의 많은 사용자가 사용하려는 경우 유지 관리할 양식의 복사본이 하나만 있고 모든 사용자가 액세스할 수 있도록 조직 양식 라이브러리에 게시합니다. 그러나 이 방법을 사용하면 폼을 열기가 더 어려워질 수 있습니다.

양식 열기에 대한 고려 사항 및 옵션

다음 표에서는 양식이 저장되는 위치에 따라 사용자가 일반적으로 Outlook 양식을 여는 방법을 설명합니다.

양식 유형 열 위치
폴더 양식 양식이 포함된 폴더를 열면 작업 메뉴에서 양식을 사용할 수 있습니다.
조직 양식 라이브러리

-및-

Personal Forms 라이브러리
조직 양식 라이브러리 및 개인 양식 라이브러리에 저장된 양식은 양식 선택 대화 상자를 사용하여 액세스하도록 설계되었습니다. 이러한 양식에 액세스하려면 파일 메뉴에서 새로 만들기를 가리킨 다음 양식 선택을 선택합니다.

다음 방법을 사용하여 사용자가 양식에 더 쉽게 액세스할 수 있도록 할 수 있습니다.

도구 모음에 양식 선택 명령 추가

Outlook 2007 및 Outlook 2003

양식 선택 명령에 액세스하는 데 필요한 단계 수를 줄이려면 다음을 선택하여 대화 상자를 표시할 수 있도록 도구 모음에 명령을 추가합니다.

  1. 보기 메뉴에서 도구 모음을 가리킨 다음 사용자 지정을 선택합니다.
  2. 사용자 지정 대화 상자에서 명령 탭을 선택합니다.
  3. 범주 상자에서 파일이 선택되어 있는지 확인합니다.
  4. 명령 상자에서 양식 선택 명령을 찾은 다음 원하는 도구 모음 위치로 끌어옵니다.
  5. 닫기를 선택합니다.

Outlook 2013 및 Outlook 2010

양식 선택 명령에 액세스하는 데 필요한 단계 수를 줄이려면 몇 가지 선택 항목이 있는 양식 선택 대화 상자를 표시할 수 있도록 리본 메뉴에 개발자 탭을 추가합니다.

  1. Outlook 리본을 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 리본 사용자 지정을 선택합니다.
  2. 기본 탭 목록에서 개발자를 선택한 다음 확인을 선택합니다.

Outlook 리본의 개발자 탭에 양식 선택 표시가 표시됩니다.

Visual Basic for Applications 또는 COM 추가 기능을 사용하여 양식 열기

폴더에 양식 게시

양식이 개인 양식 라이브러리 또는 조직 양식 라이브러리에 게시되는 경우 양식이 작업 메뉴에 표시되도록 폴더에 게시하는 것이 좋습니다. 그러나 양식이 업데이트된 경우 Outlook 양식 캐시에 문제가 발생하지 않도록 양식이 다시 배포되었는지 확인합니다.

.oft 파일을 바탕 화면 또는 시작 메뉴에 저장

일반적으로 .oft 파일을 바탕 화면이나 시작 메뉴에 저장하는 것은 권장되지 않지만 Outlook 템플릿(.oft) 파일을 어느 위치에나 저장할 수 있습니다. 이 작업을 수행하여 만든 항목에는 양식 디자인 및 사용 방법에 따라 일반적으로 원치 않는 부작용을 일으키는 일회성 양식이 포함됩니다.