Slik finner du ut hvor du skal publisere et egendefinert Outlook-skjema

Opprinnelig KB-nummer: 290802

Sammendrag

Denne artikkelen beskriver noen av hensynene du må ta hensyn til hvis du prøver å bestemme deg for hvor du vil publisere et egendefinert Outlook-skjema.

Mer informasjon

Egendefinerte skjemaer publiseres vanligvis i et skjemabibliotek i Outlook, slik at bare én kopi av et skjema lagres på datamaskinen. Enkeltelementer inneholder et meldingsklassefelt som angir hvilket skjema som skal brukes til å vise dataene i elementet. Når du publiserer egendefinerte skjemaer til et skjemabibliotek, bruker Microsoft Exchange Server-baserte datamaskiner og Outlook betydelig mindre ressurser og båndbredde fordi selve skjemaet ikke trenger å lagres i hvert enkelt element.

Løsninger for Outlook-skjemaer kan variere betraktelig, spesielt fordi Outlook har en rekke ulike typer standardskjemaer. Det er ofte vanskelig å finne det beste stedet å publisere et skjema, og det er mange faktorer å ta hensyn til når du tar avgjørelsen.

Her kan du publisere skjemaer

Skjemaer kan publiseres til tre plasseringer. Tabellen nedenfor beskriver disse plasseringene.

Det er også mulig å lagre et Outlook-skjema som en fil i filsystemet eller som et element i en Outlook-mappe. Microsoft anbefaler at du unngår begge disse tilnærmingene, fordi skjemaet vil være et engangsskjema.

Du kan lagre et Outlook-skjema i filsystemet som en Outlook-malfil (.oft). Dette gjør at du kan legge ved skjemaet i en e-postmelding, og deretter sende skjemaet til noen andre. Du kan også bruke .oft-filen som en sikkerhetskopi av skjemaet. Slik lagrer du et skjema som en .oft-fil:

1. På Fil-menyen, velg Lagre Som.
2. Skriv inn et navn på skjemaet i Filnavn-boksen .
3. Velg Outlook-mal iFiltype-boksen, og velg deretter Lagre.

Du kan også lagre skjemaet som et element i gjeldende mappe. Microsoft anbefaler imidlertid ikke at du gjør dette av følgende årsaker:

• Det er enkelt å slette skjemaet ved et uhell.
• Det har en tendens til å gjøre forskjellen mellom skjemaer og elementer uskarpt, og det typiske resultatet er en mappe som er fylt med forskjellige elementer som inneholder ulike versjoner av samme skjema. Dette er vanligvis ikke en god praksis når du utformer Outlook-skjemaer.
• Elementer som er lagret i en mappe, har vanligvis data knyttet til seg, og du vil vanligvis ikke ha data knyttet til skjemaet. Derfor anbefaler Microsoft at du ikke åpner et element i en mappe og deretter går inn i utformingsmodus. åpne en ny forekomst av skjemaet, og angi deretter utformingsmodus.
• Skjemaer som lagres som elementer, er engangsskjemaer og har uønskede bivirkninger.

Hvis du vil lagre et skjema i gjeldende mappe, velger du Lagre på Fil-menyen .

Viktige faktorer når du bestemmer deg for hvor du skal publisere et skjema

Det er mange spørsmål å ta hensyn til når du bestemmer deg for hvor du skal publisere et skjema:

• Er skjemaet basert på en mappeløsning, eller er det et e-postmeldingsskjema som er utformet for å sendes til mottakere?
• Bruker du en Exchange Server-basert datamaskin? Hvis du bruker en Exchange Server-basert datamaskin, er det mulig å publisere skjemaet til biblioteket for organisasjonsskjemaer, eller har organisasjonen satt begrensninger på hvilke skjematyper som kan lagres der?
• Hvor mange personer trenger tilgang til skjemaet?
• Oppdateres skjemaet ofte, noe som gjør det viktig å ha bare én kopi av skjemaet distribuert sentralt?
• Må skjemaet være tilgjengelig i frakoblet modus?
• Hvis dette er et e-postmeldingsskjema, brukes det bare i organisasjonen, eller sendes det til andre mottakere utenfor organisasjonen?
• Hvordan åpnes det nye skjemaet?

Bestemme hvor du vil publisere mappebaserte skjemaer

Når du oppretter en mappebasert løsning der hovedfokuset i skjemaet er å vise elementene i én enkelt mappe, publiserer du vanligvis skjemaet til selve mappen. Når du publiserer skjemaet til mappen, er mappen en selvstendig enhet, og skjemaet er tilgjengelig på Handlinger-menyen.

Det finnes imidlertid scenarioer der du kanskje ikke vil publisere et vanlig mappebasert skjema til en mappe. Hvis du bruker et skjema i mer enn én mappe, og hver mappe alltid bruker samme versjon av skjemaet, bør du vurdere å publisere skjemaet i biblioteket for organisasjonsskjemaer eller biblioteket for personlige skjemaer. Når du gjør dette, er det bare én kopi av det publiserte skjemaet, og det er enklere å oppdatere hvis du må gjøre endringer. Hvis du er den eneste personen som trenger tilgang til dette skjemaet, publiserer du skjemaet i biblioteket for personlige skjemaer. Hvis andre personer trenger tilgang til skjemaet, og skjemaet er vanlig i en fellesmappe på en Exchange Server-basert datamaskin, kan du undersøke om du kan publisere skjemaet til biblioteket for organisasjonsskjemaer eller ikke. En potensiell ulempe med denne tilnærmingen er at skjemaet ikke vil være tilgjengelig under Handlinger-menyen, med mindre det publiseres til mappen. Hvis det imidlertid er standardskjemaet for mappen, som det vanligvis er tilfelle, vil dette ikke utgjøre for stor forskjell fordi du eller brukerne kan bruke en verktøylinjeknapp til å åpne nye elementer.

Bestemme hvor du vil publisere meldingsbaserte skjemaer

Hvis skjemaet er basert på en e-postmelding, og det brukes av deg og bare et par andre brukere, publiserer du skjemaet til biblioteket for personlige skjemaer for alle brukerne. Hvis du skal opprette nye elementer basert på dette skjemaet, kan det imidlertid være lurt å publisere det til innboksen, slik at du får tilgang til det på Handlinger-menyen. Hvis skjemaet skal brukes av mange personer i en organisasjon, publiserer du det i biblioteket for organisasjonsskjemaer, slik at det bare er én kopi av skjemaet som skal vedlikeholdes, og alle brukerne har tilgang til det. Denne fremgangsmåten kan imidlertid gjøre skjemaet vanskeligere å åpne.

Viktige faktorer og alternativer for å åpne skjemaer

Tabellen nedenfor beskriver hvordan brukere vanligvis åpner Outlook-skjemaer avhengig av hvor skjemaene er lagret:

Du kan bruke følgende metoder for å gjøre skjemaer mer tilgjengelige for brukere.

Legge til kommandoen Velg skjema på verktøylinjen

Outlook 2007 og Outlook 2003

Hvis du vil forkorte antall trinn som kreves for å få tilgang til kommandoen Velg skjema, legger du til kommandoen på verktøylinjen slik at du kan vise dialogboksen med ett enkelt valg:

1. Pek på Verktøylinjer på Vis-menyen, og velg deretter Tilpass.
2. Velg Fanen Kommandoer i dialogboksen Tilpass .
3. Kontroller at Fil er valgt i Kategorier-boksen.
4. Finn kommandoen Velg skjema i Kommandoer-boksen , og dra det deretter opp til verktøylinjeplasseringen du vil bruke.
5. Velg Lukk.

Outlook 2013 og Outlook 2010

Hvis du vil forkorte antall trinn som kreves for å få tilgang til kommandoen Velg skjema, legger du til Utvikler-fanen på båndet slik at du kan vise dialogboksen Velg skjema med et par valg:

1. Høyreklikk på Outlook-båndet, og velg deretter Tilpass båndet.
2. Velg Utvikler i listen over hovedfaner, og velg deretter OK.

Velg skjema vises på Utvikler-fanen på Outlook-båndet.

Åpne et skjema ved hjelp av Visual Basic for Applications eller et COM-tillegg

Publiser skjemaet til en mappe

Hvis et skjema publiseres til biblioteket for personlige skjemaer eller biblioteket for organisasjonsskjema, bør du vurdere å publisere et skjema til en mappe slik at det vises på Handlinger-menyen. Hvis skjemaet oppdateres, må du imidlertid kontrollere at skjemaet distribueres på nytt, slik at du ikke oppretter problemer med hurtigbufferen for Outlook-skjemaer.

Lagre en .oft-fil på Skrivebord- eller Start-menyen

Selv om Microsoft vanligvis ikke anbefaler å lagre en .oft-fil på skrivebordet eller på Start-menyen , kan du lagre en Outlook-malfil (.oft) på en av plasseringene. Elementene som opprettes ved å gjøre dette, inneholder engangsskjemaer som vanligvis forårsaker uønskede bivirkninger avhengig av utformingen av skjemaet og hvordan det brukes.