Como determinar onde publicar um formulário personalizado do Outlook

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Para obter uma versão de Microsoft Outlook 97 deste artigo, consulte 264117.
Para obter uma versão do Microsoft Outlook 98 deste artigo, consulte 264118.
Para obter uma versão de Microsoft Outlook 2000 deste artigo, consulte 257796.
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Sumário

Este artigo descreve algumas das considerações a ter em consideração se estiver a tentar decidir onde publicar um formulário personalizado do Outlook.

Mais Informação

No Outlook, formulários personalizados são normalmente publicados a uma biblioteca de formulários para que apenas uma cópia de um formulário é armazenada no computador. Itens individuais contém um campo classe da mensagem que indica o formulário utilizar para apresentar os dados contidos no item. Quando publicar formulários personalizados a uma biblioteca de formulários, computadores baseados no Microsoft Exchange Server e o Outlook utilizam consideravelmente menos recursos e largura de banda pois o próprio formulário não necessita de ser armazenados em cada item individual.

Soluções de formulários do Outlook podem variar bastante, especialmente porque o Outlook tem um número de diferentes tipos de formulários padrão. Muitas vezes é difícil determinar o melhor local para publicar um formulário e existem muitos factores a ter em consideração quando efectua a decisão.

Onde é possível publicar formulários

Formulários podem ser publicados para três localizações. A tabela seguinte descreve essas localizações.

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Uma pasta (ou pasta de biblioteca de formulários)Para soluções de formulários mais baseada em pastas, publique o formulário para a pasta para que fique disponível sempre que alguém está a utilizar a pasta. Se publicar o formulário numa pasta pública, o formulário está disponível para todos os utilizadores podem aceder à pasta. Se publicar o formulário a uma das pastas pessoais, está disponível apenas para o utilizador quando estiver a utilizar essa pasta. Formulários de contacto, registar, tarefas e diário são exemplos de tipos de formulários que estão normalmente associados uma pasta. Uma vantagem para publicar um formulário para uma pasta consiste em que o formulário está disponível no menu Acções quando estão na pasta.
Biblioteca de formulários organizacionaisPublicar o formulário para esta biblioteca se pretender tornar o formulário disponível para todos na organização, como um formulário relatório de tempo de férias. Esta biblioteca é frequentemente utilizada para formulários de mensagem de correio electrónico porque normalmente não baseiam-se uma pasta específica. Pode publicar um formulário na biblioteca de formulários organizacionais quando pretender utilizar o mesmo formulário personalizado na mais pasta. Quando o fizer, pode manter apenas um único formulário publicado. Formulários que são publicados para esta biblioteca são acessíveis para todos os utilizadores na organização, desde são atribuídas permissões para a biblioteca pelo administrador. A biblioteca é armazenada no computador baseado no Microsoft Exchange Server. O administrador fornecer permissões para publicar na biblioteca de formulários organizacionais. Esta permissão é normalmente atribuído a apenas algumas pessoas ou um departamento que gere o computador baseado no Exchange Server.
Biblioteca de formulários pessoaisFormulários guardados nesta biblioteca só estão acessíveis. Quando publica um formulário à biblioteca de formulários pessoais, o formulário está armazenado como um item oculto na pasta raiz do ficheiro de pastas pessoais (.pst) ou da caixa de correio, que é a localização de entrega de correio predefinida. Como os formulários que são armazenados na biblioteca de formulários organizacionais, estes formulários podem ser abertos utilizando o comando Escolher formulário . Guardar um formulário para esta biblioteca quando cria um formulário para sua utilização pessoal, como um formulário de mensagem de correio electrónico padrão que é pré-endereçada para destinatários.

Também é possível armazenar um formulário do Outlook como um ficheiro no sistema de ficheiros ou como um item numa pasta do Outlook. A Microsoft recomenda que evite ambos destas abordagens, no entanto, visto que o formulário será um único formulário. Para obter informações adicionais acerca dos formulários única, clique no número de artigo existente abaixo para visualizar o artigo na base de dados de conhecimento da Microsoft:
290657OL2002: Trabalhar com definições de formulário e formulários One-Off
Pode guardar um formulário do Outlook para o sistema de ficheiros como um ficheiro de modelo do Outlook (.oft). Isto permite-lhe anexar o formulário a uma mensagem de correio electrónico e, em seguida, enviar o formulário a outra pessoa. Também pode utilizar o ficheiro .oft como uma cópia de segurança do formulário. Para guardar um formulário como um ficheiro .oft:
  1. No menu ficheiro , clique em Guardar como .
  2. Na caixa nome do ficheiro , escreva um nome para o formulário.
  3. Na caixa Guardar c/ o tipo , clique em Modelo do Outlook e, em seguida, clique em Guardar .
Também pode guardar o formulário como um item na pasta actual. No entanto, Microsoft não se recomenda que fizer pelas seguintes razões:
  • É fácil de eliminar acidentalmente o formulário.
  • Tem tendência para esbater a distinção entre formulários e itens e o resultado normal é uma pasta que é preenchida com os diferentes itens que contêm várias versões do mesmo formulário. Esta geralmente não é uma boa prática quando estrutura formulários do Outlook.
  • Itens que são armazenados numa pasta normalmente tem dados associados e normalmente não pretende dados associados ao formulário. Por conseguinte, Microsoft recomenda que não abrir um item numa pasta e enter modo de estrutura; abrir uma nova instância do formulário e, em seguida, introduza modo de estrutura.
  • Os formulários que são guardados como itens são formulários "único" e têm efeitos secundários indesejados.
Para guardar um formulário na pasta actual, clique em Guardar no menu ficheiro .

Considerações sobre quando tem decidir onde publicar um formulário

Existem muitas questões a tomar em consideração quando são decidir onde publicar um formulário:
  • O formulário é baseado numa solução de pasta, ou é um formulário de mensagem de correio electrónico concebido para ser enviado para destinatários?
  • Está a utilizar um computador baseado no Exchange Server? Se estiver a utilizar um computador baseado no Exchange Server, está é possível publicar o formulário na biblioteca de formulários organizacionais ou tem organização colocadas restrições que tipos de formulários podem ser armazenadas existe?
  • Quantas pessoas ter acesso para o formulário?
  • Será o formulário actualizado frequentemente, tornando importante ter apenas uma cópia do formulário implementado centralmente?
  • O formulário necessita de estar disponíveis offline?
  • Se se tratar de um formulário de mensagem de correio electrónico, irá ser utilizada apenas dentro da organização ou irá ser enviado para outros destinatários fora da organização?
  • Como será aberto o formulário de nova?

Decidir onde publicar formulários baseados em pastas

Quando cria uma solução baseada em pastas onde o objectivo principal do formulário é a apresentar os itens numa única pasta, normalmente, publique o formulário a própria pasta. Quando publica o formulário para a pasta, a pasta é uma entidade independente e o formulário está disponível no menu Acções .

No entanto, há cenários em que não poderá publicar um formulário típico baseada em pastas numa pasta. Se utilizar um formulário em mais do que uma pasta e, cada pasta utiliza sempre a mesma versão do formulário, considere publicar o formulário numa biblioteca de formulários organizacionais ou biblioteca de formulários pessoais. Ao fazê-lo, existe apenas uma cópia do formulário publicado e é mais fácil se necessita de efectuar alterações. Se for a única pessoa que necessita de aceder a este formulário, publique o formulário na biblioteca de formulários pessoais. Se outras pessoas necessários para aceder ao formulário e o formulário é normal numa pasta pública um computador baseado no Exchange Server, investigue ou não poderá publicar o formulário na biblioteca de formulários organizacionais. Uma desvantagem potencial para esta abordagem é que o formulário não estará disponível no menu de Acções a menos que este é publicado para a pasta. No entanto, se for o formulário predefinido para a pasta, tal como acontece normalmente, isto não confere mais de uma diferença dado, ou os utilizadores que podem utilizar um botão da barra de ferramentas para abrir novos itens.

Decidir onde publicar formulários baseados em mensagens

Se o formulário se basear numa mensagem de correio electrónico e é utilizado pelo utilizador e apenas um par de outros utilizadores, publique o formulário a biblioteca de formulários pessoais para todos os utilizadores. No entanto, se criar novos itens com base neste formulário, poderá publicar para a pasta a receber e pode aceder a ele no menu Acções . Se o formulário vai ser utilizado por muitas pessoas numa organização, publicá-lo na biblioteca de formulários organizacionais para que existe apenas uma cópia do formulário para manter e todos os utilizadores têm acesso a ele. Esta abordagem, no entanto, pode tornar o formulário mais difícil abrir.

Considerações e opções para abrir formulários

A tabela seguinte descreve como os utilizadores normalmente abrir formulários do Outlook dependendo de onde são armazenados os formulários:

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Pasta formuláriosSe abrir a pasta que contém os formulários, os formulários estão disponíveis no menu Acções .
Biblioteca de formulários organizacionais

- e -

Biblioteca de formulários pessoais
Formulários armazenados na biblioteca de formulários organizacionais e biblioteca de formulários pessoais foram concebidos para ser acedido utilizando a caixa de diálogo Escolher formulário . Para aceder a estes formulários, aponte para Novo no menu ficheiro e, em seguida, clique em Escolher formulário .

Pode utilizar os seguintes métodos para tornar os formulários mais acessíveis aos utilizadores.

Adicionar o comando "Escolher formulário" para a barra de ferramentas

Para reduzir o número de passos necessários para aceder ao comando Escolher formulário , adicione o comando da barra de ferramentas para que possa apresentar a caixa de diálogo com um único clique do rato:
  1. No menu Ver , aponte para barras de ferramentas e, em seguida, clique em Personalizar .
  2. Clique no separador de comandos na caixa de diálogo Personalizar .
  3. Na caixa categorias , certifique-se de que o ficheiro está seleccionada.
  4. Na caixa de comandos , localize o comando Escolher formulário e arraste-o para a localização da barra de ferramentas que pretende.
  5. Clique em Fechar .

Abrir um formulário utilizando o Visual Basic for Applications ou um suplemento COM

Para obter informações adicionais sobre como utilizar o Visual Basic for Applications para abrir um formulário a partir de uma barra de ferramentas ou menu, clique no número de artigo existente abaixo para visualizar o artigo na base de dados de conhecimento da Microsoft:
290803OL2002: Como abrir um formulário a partir de um botão de barra de ferramentas

Publicar o formulário numa pasta

Se um formulário for publicado na biblioteca de formulários organizacionais ou biblioteca de formulários pessoais, poderá publicar um formulário para uma pasta para que apareça no menu Acções . No entanto, se o formulário for actualizado, ser-se de que o formulário é re-implementada para não criar problemas com a cache de formulários do Outlook. Para obter informações adicionais sobre a cache de formulários, clique números de artigo que se seguem para visualizar os artigos na base de dados de conhecimento da Microsoft:
290806Como funciona a cache de formulários

Guardar um ficheiro .oft o ambiente de trabalho ou o menu ' Iniciar '

Embora a Microsoft não recomenda normalmente guardar um ficheiro .oft no ambiente de trabalho ou ao menu Iniciar , pode guardar um ficheiro de modelo do Outlook (.oft) para qualquer localização. Os itens que são criados por fazê-lo contêm "único" formulários que normalmente causam efeitos secundários indesejados consoante a estrutura do formulário e como é utilizado.

Para obter informações adicionais acerca dos formulários única, clique no número de artigo existente abaixo para visualizar o artigo na base de dados de conhecimento da Microsoft:
290657OL2002: Trabalhar com definições de formulário e formulários One-Off

Referências

Para obter informações adicionais sobre recursos disponíveis e answersto normalmente mais frequentes sobre soluções do Microsoft Outlook, clique no número de artigo existente abaixo para visualizar o artigo na base de dados de conhecimento da Microsoft:
287530OL2002: Perguntas sobre formulários personalizados e soluções do Outlook

Propriedades

Artigo: 290802 - Última revisão: 12 de fevereiro de 2007 - Revisão: 3.3
A informação contida neste artigo aplica-se a:
  • Microsoft Outlook 2002 Standard Edition
  • Microsoft Office Outlook 2003
Palavras-chave: 
kbmt kbforms kbhowto KB290802 KbMtpt
Tradução automática
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Clique aqui para ver a versão em Inglês deste artigo: 290802

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