Como determinar onde publicar um formulário personalizado do Outlook

  • Artigo
  • Aplica-se a:
    Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003

Número original da BDC: 290802

Resumo

Este artigo descreve algumas das considerações a ter em conta se estiver a tentar decidir onde publicar um formulário personalizado do Outlook.

Mais informações

No Outlook, os formulários personalizados são normalmente publicados numa biblioteca de formulários para que apenas uma cópia de um formulário seja armazenada no seu computador. Os itens individuais contêm um campo Classe de Mensagem que indica o formulário a utilizar para apresentar os dados contidos no item. Quando publica formulários personalizados numa biblioteca de formulários, os computadores baseados em Microsoft Exchange Server e o Outlook utilizam consideravelmente menos recursos e largura de banda porque o formulário em si não precisa de ser armazenado em cada item individual.

As soluções de formulários do Outlook podem variar bastante, especialmente porque o Outlook tem vários tipos diferentes de formulários padrão. Muitas vezes, é difícil determinar o melhor local para publicar um formulário e há muitos fatores a ter em conta quando toma a decisão.

Onde pode publicar formulários

Os formulários podem ser publicados em três localizações. A tabela seguinte descreve essas localizações.

Localização Descrição
Uma pasta (ou Biblioteca de Formulários de Pastas) Para a maioria das soluções de formulários baseadas em pastas, publique o formulário na pasta para que fique disponível sempre que alguém estiver a utilizar a pasta. Se publicar o formulário numa pasta pública, o formulário estará disponível para todas as pessoas que podem aceder à pasta. Se publicar o formulário numa das suas pastas pessoais, este só estará disponível quando estiver a utilizar essa pasta. Os formulários Contacto, Publicação, Tarefa e Diário são exemplos dos tipos de formulários que normalmente estão associados a uma pasta. Uma das vantagens de publicar um formulário numa pasta é o facto de o formulário estar disponível no menu Ações quando estiver na pasta.
Biblioteca de Formulários Organizacionais Publique o formulário nesta biblioteca se quiser disponibilizar o formulário a todas as pessoas na sua organização, como um formulário para reportar o tempo de férias. Esta biblioteca é frequentemente utilizada para formulários de mensagens de e-mail, uma vez que normalmente não se baseiam numa pasta específica. Pode publicar um formulário na Biblioteca de Formulários Organizacionais quando quiser utilizar o mesmo formulário personalizado em mais do que uma pasta. Ao fazê-lo, só pode manter um único formulário publicado. Os formulários publicados nesta biblioteca são acessíveis a todas as pessoas na organização, desde que lhes sejam concedidas permissões para a biblioteca pelo administrador. A biblioteca é armazenada no computador baseado em Microsoft Exchange Server. O administrador tem de lhe dar permissões para publicar na Biblioteca de Formulários Organizacionais. Normalmente, esta permissão é dada a apenas alguns indivíduos ou a um departamento que gere o computador baseado em Exchange Server.
Biblioteca de Formulários Pessoais Os formulários guardados nesta biblioteca só podem ser acedidos por si. Quando publica um formulário na Biblioteca de Formulários Pessoais, o formulário é armazenado como um item oculto na pasta raiz da sua caixa de correio ou ficheiro de Pastas Pessoais (.pst), independentemente da localização de entrega de correio predefinida. Tal como os formulários armazenados na Biblioteca de Formulários Organizacionais, estes formulários podem ser abertos com o comando Escolher Formulário. Guarde um formulário nesta biblioteca quando criar um formulário para utilização pessoal, como um formulário de mensagem de e-mail padrão que é pré-endereçado aos destinatários.

Também é possível armazenar um formulário do Outlook como um ficheiro no sistema de ficheiros ou como um item numa pasta do Outlook. No entanto, a Microsoft recomenda que evite estas duas abordagens, uma vez que o formulário será um formulário único.

Pode guardar um formulário do Outlook no sistema de ficheiros como um ficheiro de Modelo do Outlook (.oft). Isto permite-lhe anexar o formulário a uma mensagem de e-mail e, em seguida, enviar o formulário a outra pessoa. Também pode utilizar o ficheiro .oft como uma cópia de segurança do formulário. Para guardar um formulário como um ficheiro .oft:

  1. No menu Ficheiro, seleccione Guardar como.
  2. Na caixa Nome do ficheiro , escreva um nome para o formulário.
  3. Na caixa Guardar com o tipo , selecione Modelo do Outlook e, em seguida, selecione Guardar.

Também pode guardar o formulário como um item na pasta atual. No entanto, a Microsoft não recomenda que o faça pelos seguintes motivos:

  • É fácil eliminar acidentalmente o formulário.
  • Tende a desfocar a distinção entre formulários e itens e o resultado típico é uma pasta preenchida com itens diferentes que contêm várias versões do mesmo formulário. Geralmente, esta não é uma boa prática quando cria formulários do Outlook.
  • Normalmente, os itens armazenados numa pasta têm dados associados aos mesmos e normalmente não pretende que os dados sejam associados ao formulário. Por conseguinte, a Microsoft recomenda que não abra um item numa pasta e, em seguida, entre no modo de estrutura; abra uma nova instância do formulário e, em seguida, entre no modo de estrutura.
  • Os formulários armazenados como itens são formulários pontuais e têm efeitos colaterais indesejados.

Para guardar um formulário na pasta atual, selecione Guardar no menu Ficheiro .

Considerações ao decidir onde publicar um formulário

Existem muitas perguntas a ter em conta ao decidir onde publicar um formulário:

  • O formulário baseia-se numa solução de pasta ou é um formulário de mensagem de e-mail concebido para ser enviado aos destinatários?
  • Está a utilizar um computador baseado em Exchange Server? Se estiver a utilizar um computador baseado em Exchange Server, será possível publicar o formulário na Biblioteca de Formulários Organizacionais ou a sua organização colocou restrições sobre os tipos de formulários que aí podem ser armazenados?
  • Quantas pessoas precisam de acesso ao formulário?
  • O formulário será atualizado frequentemente, tornando importante ter apenas uma cópia do formulário implementada centralmente?
  • O formulário tem de estar disponível offline?
  • Se for um formulário de mensagem de e-mail, será utilizado apenas dentro da organização ou será enviado para outros destinatários fora da organização?
  • Como será aberto o novo formulário?

Decidir onde publicar formulários baseados em pastas

Quando cria uma solução baseada em pastas em que o foco principal do formulário é apresentar os itens numa única pasta, normalmente publica o formulário na própria pasta. Quando publica o formulário na pasta, a pasta é uma entidade autónoma e o formulário está disponível no menu Ações.

No entanto, existem cenários em que poderá não querer publicar um formulário típico baseado em pastas numa pasta. Se utilizar um formulário em mais do que uma pasta e cada pasta utilizar sempre a mesma versão do formulário, considere publicar o formulário na Biblioteca de Formulários Organizacionais ou na Biblioteca de Formulários Pessoais. Ao fazê-lo, existe apenas uma cópia do formulário publicado e é mais fácil atualizar se precisar de efetuar alterações. Se for a única pessoa que precisa de acesso a este formulário, publique o formulário na Biblioteca de Formulários Pessoais. Se outras pessoas precisarem de aceder ao formulário e o formulário for típico numa pasta pública num computador baseado em Exchange Server, investigue se poderá ou não publicar o formulário na Biblioteca de Formulários Organizacionais. Uma potencial desvantagem desta abordagem é o facto de o formulário não estar disponível no menu Ações, a menos que seja publicado na pasta. No entanto, se for o formulário predefinido para a pasta, como é habitual, isto não fará muita diferença porque você ou os utilizadores podem utilizar um botão da barra de ferramentas para abrir novos itens.

Decidir onde publicar formulários baseados em mensagens

Se o formulário for baseado numa mensagem de e-mail e for utilizado por si e por apenas alguns outros utilizadores, publique o formulário na Biblioteca de Formulários Pessoais para todos os utilizadores. No entanto, se pretender criar novos itens com base neste formulário, poderá querer publicá-lo na sua Caixa de Entrada para que possa aceder aos mesmos no menu Ações. Se o formulário for utilizado por muitas pessoas dentro de uma organização, publique-o na Biblioteca de Formulários Organizacionais para que exista apenas uma cópia do formulário a manter e todos os utilizadores tenham acesso ao mesmo. No entanto, esta abordagem pode dificultar a abertura do formulário.

Considerações e opções para abrir formulários

A tabela seguinte descreve como os utilizadores normalmente abrem formulários do Outlook consoante o local onde os formulários são armazenados:

Tipo de Formulário Onde abrir
Formulários de pastas Se abrir a pasta que contém os formulários, os formulários estão disponíveis no menu Ações .
Biblioteca de Formulários Organizacionais

-e-

Biblioteca de Formulários Pessoais		 Os formulários armazenados na Biblioteca de Formulários Organizacionais e na Biblioteca de Formulários Pessoais foram concebidos para serem acedidos através da caixa de diálogo Escolher Formulário . Para aceder a estes formulários, aponte para Novo no menu Ficheiro e, em seguida, selecione Escolher Formulário.

Pode utilizar os seguintes métodos para tornar os formulários mais acessíveis aos utilizadores.

Adicionar o comando Escolher Formulário à barra de ferramentas

Outlook 2007 e Outlook 2003

Para encurtar o número de passos necessários para aceder ao comando Escolher Formulário, adicione o comando à barra de ferramentas para que possa apresentar a caixa de diálogo com uma única seleção:

  1. No menu Ver , aponte para Barras de Ferramentas e, em seguida, selecione Personalizar.
  2. Selecione o separador Comandos na caixa de diálogo Personalizar .
  3. Na caixa Categorias , certifique-se de que Ficheiro está selecionado.
  4. Na caixa Comandos , localize o comando Escolher Formulário e, em seguida, arraste-o para a localização da barra de ferramentas pretendida.
  5. Selecione Fechar.

Outlook 2013 e Outlook 2010

Para encurtar o número de passos necessários para aceder ao comando Escolher Formulário, adicione o separador Programador ao friso para que possa apresentar a caixa de diálogo Escolher Formulário com algumas seleções:

  1. Clique com o botão direito do rato no friso do Outlook e, em seguida, selecione Personalizar o Friso.
  2. Na lista de Separadores Principais, selecione Programador e, em seguida, selecione OK.

No separador Programador no friso do Outlook, deverá ver Escolher Formulário apresentado.

Abrir um Formulário utilizando Visual Basic for Applications ou um Suplemento COM

Publicar o Formulário numa Pasta

Se um formulário for publicado na Biblioteca de Formulários Pessoais ou na Biblioteca de Formulários Organizacionais, recomendamos que considere publicar um formulário numa pasta para que seja apresentado no menu Ações. No entanto, se o formulário for atualizado, certifique-se de que o formulário é reimplementado para que não crie problemas com a cache de formulários do Outlook.

Guardar um ficheiro .oft no menu Ambiente de Trabalho ou Iniciar

Embora a Microsoft não recomende normalmente guardar um ficheiro .oft no ambiente de trabalho ou no menu Iniciar , pode guardar um ficheiro de Modelo do Outlook (.oft) em qualquer uma das localizações. Os itens criados ao fazê-lo contêm formulários pontuais que normalmente causam efeitos colaterais indesejados, dependendo da estrutura do formulário e da forma como é utilizado.