OL2002: Como Determinar Onde Publicar um Formulário

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Sumário

Este artigo descreve algumas considerações a serem levadas em conta se você estiver tentando decidir onde publicar um formulário personalizado do Outlook.

Mais Informações

No Outlook, os formulários personalizados são geralmente publicados em uma biblioteca de formulários de modo que apenas uma cópia de um formulário seja armazenada em seu computador. Itens individuais contêm um campo Classe da Mensagem que indica qual formulário utilizar para exibir os dados contidos no item. Ao publicar formulários personalizados em uma biblioteca de formulários, computadores baseados no Microsoft Exchange Server e Outlook usam consideravelmente menos recursos e largura de banda porque o próprio formulário não precisa ser armazenado dentro de cada item individual.

As soluções de formulários do Outlook podem variar muito, principalmente porque o Outlook tem vários tipos diferentes de formulários padrão. Geralmente é difícil determinar o melhor lugar para publicar um formulário, e há muitos fatores a serem levados em conta ao tomar a decisão.

Onde Você Pode Publicar Formulários

Formulários podem ser publicados em três locais. A seguinte tabela mostra esses locais.

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Uma pasta (ou Biblioteca de Formulários de Pasta)Para a maioria das soluções de formulários baseados na pasta, publique o formulário em uma pasta de modo que esteja disponível sempre que alguém estiver usando a pasta. Se você publicar o formulário em uma pasta pública, ele estará disponível a todos que possam acessar a pasta. Se você publicar o formulário em uma de suas pastas particulares, ele estará disponível apenas a você quando estiver usando aquela pasta. Formulários de Contato, Postagem, Tarefa e Diário são exemplos de tipos de formulários geralmente associados à pasta. Uma vantagem de publicar um formulário em uma pasta é o fato de ele estar disponível no menu Ações quando você está na pasta.
Biblioteca de Formulários OrganizacionaisPublique o formulário nessa biblioteca se você desejar disponibilizá-lo a todos em sua organização, como por exemplo um formulário que relata o tempo de férias. Essa biblioteca é geralmente utilizada para formulários de e-mail porque eles geralmente não estão baseados em uma pasta específica. Você pode publicar um formulário em uma Biblioteca de Formulários Organizacionais quando desejar utilizar o mesmo formulário padronizado em mais de uma pasta. Ao fazer isso, você poderá manter apenas um formulário publicado. Os formulários publicados nessa biblioteca estão acessíveis para todos na organização contanto que eles tenham permissões para a biblioteca pelo administrador. A biblioteca está armazenada no computador baseado no Microsoft Exchange Server. O administrador deve dar a você permissões para publicar na Bilbioteca de Formulários Organizacionais. Essa permissão é geralmente dada apenas a algumas pessoas ou a um departamento que gerencia o computador baseado no Exchange Server.
Biblioteca de Formulários ParticularesOs formulários salvos nessa biblioteca são acessíveis apenas a você. Ao publicar um formulário da Biblioteca de Formulários Particulares, ele é armazenado como um item oculto na pasta raiz de sua caixa de correio ou no arquivo de Pastas Particulares (.pst), qualquer que seja seu local padrão de entrega de e-mail. Assim como os formulários armazenados na Biblioteca de Formulários Organizacionais, esses formulários podem ser abertos utilizando o comando Escolher Formulário. Salve um formulário nessa biblioteca ao criar um formulário para uso pessoal, como um formulário de e-mail padrão que já está endereçado para os destinatários.

Também é possível armazenar um formulário do Outlook como um arquivo no sistema de arquivo ou como um item em uma pasta do Outlook. No entanto, a Microsoft recomenda que você evite essas abordagens, pois o formulário pode ser one-off. Para obter informações adicionais sobre formulários one-off, clique no número abaixo para visualizar o artigo na Base de Dados de Conhecimento da Microsoft:
290657 OL2002: Working with Form Definitions and One-Off Forms
Você pode salvar um formulário do Outlook no sistema de arquivos como um arquivo de Modelo do Outlook (.oft). Isso permite que você anexe o formulário a um e-mail, e então envie-o a alguém. Você também pode usar o arquivo .oft como um backup do formulário. Para salvar um formulário como um arquivo .oft:
  1. No menu Arquivo, clique em Salvar Como.
  2. Na caixa Nome do Arquivo, digite um nome para o formulário.
  3. Na caixa Salvar como tipo, clique em Modelo do Outlook, e então clique em Salvar.
Você também pode salvar o formulário como um item na pasta atual. No entanto, a Microsoft não recomenda que você faça isso pelos seguintes motivos:
  • É fácil excluir por engano o formulário.
  • Ele tende a impede a distinção entre formulários e itens, e o resultado típico é uma pasta que está cheia com itens diferentes que contêm várias versões do mesmo formulário. Geralmente essa não é uma boa prática ao criar formulários do Outlook.
  • Itens que estão armazenados em uma pasta geralmente têm os dados associados a eles, e você normalmente não os quer associados ao formulário. Portanto, a Microsoft recomenda que você não abra um item em uma pasta e entre no modo estrutura; abra uma nova ocorrência do formulário e então entre no modo estrutura.
  • Formulários armazenados como itens são formulários "one-off" e têm efeitos colaterais indesejados.
Para salvar um formulário na pasta atual, clique em Salvar no menu Arquivo.

Considerações Ao Decidir Onde Publicar um Formulário

Há muitas perguntas a levar em conta ao decidir onde publicar um formulário:
  • O formulário está baseado em uma solução de pasta ou é um formulário de e-mail criado para enviar a destinatários?
  • Você está usando um computador baseado no Exchange Server? Se você estiver utilizando um computador baseado no Exchange Server, é possível publicar o formulário na Biblioteca de Formulários Organizacionais, ou sua organização colocou restrições sobre quais tipos de formulários podem ser armazenados lá?
  • Quantas pessoas precisam do acesso ao formulário?
  • O formulário será atualizado com freqüência, tornando importante o fato de ter apenas uma cópia do formulário implantado centralmente?
  • O formulário precisa estar disponível off-line?
  • Se este for um formulário de e-mail, ele será usado apenas dentro da organização ou será enviado a outros destinatários fora da organização?
  • Como o novo formulário será aberto?

Decidindo Onde Publicar Formulários baseados na Pasta

Ao criar uma solução baseada na pasta em que o foco principal do formulário é exibir os itens em uma única pasta, geralmente publique o formulário na própria pasta. Ao publicar o formulário na pasta, a pasta é uma entidade de conteúdo próprio e o formulário está disponível no menu Ações.

No entanto, há situações em que talvez você não queira publicar um formulário típico baseado na pasta para uma pasta. Se você usar um formulário em mais de uma pasta, e cada pasta sempre usar a mesma versão do formulário, considere a publicação do formulário na Biblioteca de Formulários Oganizacionais ou na Biblioteca de Formulários Particulares. Ao fazer isso, haverá somente uma cópia do formulário publicado e será mais fácil atualizar se você precisar fazer mudanças. Se você for a única pessoa que precisa do acesso a esse formulário, publique-o na Biblioteca de Formulários Particulares. Se outras pessoas precisam do acesso ao formulário, e ele for típico em uma pasta pública em um computador baseado no Exchange Server, verifique se você poderá publicá-lo na Biblioteca de Formulários Organizacionais. Uma desvantagem potencial para essa abordagem é o fato de o formulário não estar disponível no menu Ações a menos que esteja publicado na pasta. No entanto, se for o formulário padrão para a pasta, como é geralmente o caso, isso não fará muita diferença porque você ou o usuário pode usar um botão da barra de ferramentas para abrir novos itens.

Decidindo Onde Publicar Formulários baseados na Mensagem

Se o formulário estiver baseado em um e-mail e for usado por você e somente alguns outros usuários, publique o formulário na Biblioteca de Formulários Particulares para todos os usuários. No entanto, se você for criar novos itens baseados nesse formulário, talvez você queira publicá-lo em sua Caixa de Entrada de modo que você possa acessá-lo no menu Ações. Se o formulário for utilizado por muitas pessoas dentro de uma organização, publique-o na Biblioteca de Formulários Organizacionais de modo que haja apenas uma cópia do formulário para manter e todos os usuários tenham acesso a ela. Essa abordagem pode, no entanto, fazer com que o formulário seja aberto com maior dificuldade.

Considerações e Opções para Abrir Formulários

A seguinte tabela descreve como os usuários geralmente abrem formulários do Outlook dependendo do lugar em que os formulários são armazenados:

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Formulários de PastaSe você abrir a pasta que contém os formulários, eles estarão disponíveis no menu Ações.
Biblioteca de Formulários Organizacionais

-e-

Biblioteca de Formulários Particulares
Formulários armazenados na Biblioteca de Formulários Organizacionais e Biblioteca de Formulários Particulares são criados para serem acessados usando a caixa de diálogo Escolher Formulário. Para acessar esses formulários, aponte para Novo no menu Arquivo, e então clique em Escolher Formulário.

Você pode usar os seguintes métodos para fazer com que os formulários sejam mais acessíveis aos usuários.

Adicionar o Comando "Escolher Formulários" à Barra de Ferramentas

Para diminuir o número de passos necessários para acessar o comando Escolher Formulário, adicione o comando à barra de ferramentas de modo que você possa exibir a caixa de diálogo com um único clique:
  1. No menu Exibir, aponte para Barras de ferramentas, e então clique em Personalizar.
  2. Clique na guia Comandos na caixa de diálogo Personalizar.
  3. Na caixa Categorias, verifique se Arquivo está selecionado.
  4. Na caixa Comandos, localize o comando Escolher Formulário, e então arraste-o para o local da barra de ferramentas que você quiser.
  5. Clique em Fechar.

Abra um Formulário Usando o Visual Basic for Applications ou um Suplemento de COM

Para obter mais informações sobre como usar o Visual Basic for Applications para abrir um formulário a partir de uma barra de ferramentas ou de um menu, clique nos números abaixo para visualizar os artigos na Base de Dados de Conhecimento da Microsoft:
290803 OL2002: How to Open a Form from a Toolbar Button

Publicar o Formulário em uma Pasta

Se um formulário for publicado na Biblioteca de Formulários Particulares ou na Biblioteca de Formulários Organizacionais, talvez você queira considerar a publicação de um formulário em uma pasta de modo que ele apareça no menu Ações. No entanto, se o formulário estiver atualizado, verifique se ele está reimplantado de modo que você não crie problemas com cache de formulários do Outlook. Para obter informações adicionais sobre cache de formulários, clique nos números abaixo para visualizar os artigos na Base de Dados de Conhecimento da Microsoft:
290806 OL2002: How the Forms Cache Works

Salvar um Arquivo .oft na Área de Trabalho ou no Menu Iniciar

Embora a Microsoft geralmente não recomenda salvar um arquivo .oft na área de trabalho ou no menu Iniciar, você pode salvar um arquivo de Modelo do Outlook (.oft) em qualquer local. Os itens criados fazendo isso contêm formulários "one-off" que geralmente causam efeitos colaterais indesejados dependendo do design do formulário e de como ele é usado.

Para obter informações adicionais sobre formulários one-off, clique no número abaixo para visualizar o artigo na Base de Dados de Conhecimento da Microsoft:
290657 OL2002: Working with Form Definitions and One-Off Forms

Referências

Para obter informações adicionais sobre recursos disponíveis e respostas a perguntas feitas normalmente sobre soluções do Microsoft Outlook, clique no número abaixo para visualizar o artigo na Base de Dados de Conhecimento Microsoft:
287530 OL2002: Questões Sobre Formulários Personalizados e Soluções do Outlook

Propriedades

ID do artigo: 290802 - Última revisão: terça-feira, 17 de maio de 2011 - Revisão: 2.0
A informação contida neste artigo aplica-se a:
  • Microsoft Outlook 2002 Standard Edition
  • Microsoft Office Outlook 2003
Palavras-chave: 
kbhowto KB290802

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