Определение места публикации настраиваемой формы Outlook

  • Статья
  • Применяется к:
    Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003

Исходный номер базы знаний: 290802

Сводка

В этой статье описываются некоторые рекомендации, которые следует учитывать при попытке решить, где опубликовать настраиваемую форму Outlook.

Дополнительная информация

В Outlook пользовательские формы обычно публикуются в библиотеке форм, поэтому на компьютере хранится только одна копия формы. Отдельные элементы содержат поле Класс сообщений, указывающее, какую форму следует использовать для отображения данных, содержащихся в элементе. При публикации пользовательских форм в библиотеке форм компьютеры на основе Microsoft Exchange Server и Outlook используют значительно меньше ресурсов и пропускной способности, так как сама форма не требуется хранить в каждом отдельном элементе.

Решения форм Outlook могут сильно отличаться, особенно потому, что в Outlook есть несколько различных типов стандартных форм. Часто трудно определить лучшее место для публикации формы, и при принятии решения необходимо учитывать множество факторов.

Где можно публиковать формы

Формы можно публиковать в трех местах. В следующей таблице описаны эти расположения.

Расположение Описание
Папка (или библиотека форм папок) Для большинства решений форм на основе папок опубликуйте форму в папке, чтобы она была доступна всякий раз, когда кто-то использует папку. При публикации формы в общедоступной папке форма будет доступна всем, кто может получить доступ к папке. Если вы публикуете форму в одной из личных папок, она доступна только для вас, когда вы используете эту папку. Формы Contact, Post, Task и Журнал — это примеры типов форм, которые обычно связаны с папкой. Одним из преимуществ публикации формы в папке является то, что форма доступна в меню Действия, когда вы находитесь в папке.
Библиотека организационных форм Опубликуйте форму в этой библиотеке, если вы хотите сделать ее доступной для всех в вашей организации, например форму для отчета о времени отпуска. Эта библиотека часто используется для форм сообщений электронной почты, так как они обычно не основаны на конкретной папке. Форму можно опубликовать в библиотеке организационных форм, если вы хотите использовать одну и ту же пользовательскую форму в нескольких папках. При этом можно поддерживать только одну опубликованную форму. Формы, опубликованные в этой библиотеке, доступны всем пользователям в организации, если администратор предоставляет им разрешения на доступ к библиотеке. Библиотека хранится на компьютере под управлением Microsoft Exchange Server. Администратор должен предоставить вам разрешения на публикацию в библиотеке организационных форм. Это разрешение обычно предоставляется только нескольким пользователям или отделу, управляющего компьютером на основе Exchange Server.
Личная библиотека форм Формы, сохраненные в этой библиотеке, доступны только вам. При публикации формы в личной библиотеке форм форма сохраняется как скрытый элемент в корневой папке почтового ящика или в файле личных папок (PST) в зависимости от расположения доставки почты по умолчанию. Как и формы, хранящиеся в библиотеке организационных форм, эти формы можно открыть с помощью команды Выбрать форму. Сохраните форму в этой библиотеке при создании формы для личного использования, например стандартной формы сообщения электронной почты, которая предварительно адресована получателям.

Форму Outlook можно также сохранить в файловой системе или как элемент в папке Outlook. Корпорация Майкрософт рекомендует избегать обоих этих подходов, так как форма будет однократной.

Форму Outlook можно сохранить в файловой системе как файл шаблона Outlook (.oft). Это позволяет вложить форму в сообщение электронной почты, а затем отправить форму другому пользователю. Вы также можете использовать OFT-файл в качестве резервной копии формы. Чтобы сохранить форму в виде OFT-файла, выполните приведенные далее действия.

  1. В меню Файл выберите команду Сохранить как.
  2. В поле Имя файла введите имя формы.
  3. В поле Тип файла выберите Шаблон Outlook, а затем нажмите кнопку Сохранить.

Форму также можно сохранить как элемент в текущей папке. Однако корпорация Майкрософт не рекомендует делать это по следующим причинам:

  • Легко случайно удалить форму.
  • Он, как правило, стирает различие между формами и элементами, и типичным результатом является папка, которая заполнена разными элементами, содержащими различные версии одной формы. Обычно это не рекомендуется при разработке форм Outlook.
  • Элементы, хранящиеся в папке, обычно связаны с данными, и вам обычно не нужны данные, связанные с формой. Поэтому корпорация Майкрософт рекомендует не открывать элемент в папке, а затем переходить в режим конструктора. откройте новый экземпляр формы и перейдите в режим конструктора.
  • Формы, которые хранятся как элементы, являются одноразовыми формами и имеют нежелательные побочные эффекты.

Чтобы сохранить форму в текущей папке, выберите Сохранить в меню Файл .

Рекомендации при выборе места публикации формы

При принятии решения о публикации формы необходимо учитывать множество вопросов:

  • Основана ли форма на решении папки или это форма сообщения электронной почты, предназначенная для отправки получателям?
  • Вы используете компьютер на основе Exchange Server? Если вы используете компьютер на основе Exchange Server, можно ли опубликовать форму в библиотеке организационных форм или ваша организация наложила ограничения на типы форм, которые можно там хранить?
  • Сколько людей нуждается в доступе к форме?
  • Будет ли форма часто обновляться, поэтому важно иметь только одну копию формы, развернутую централизованно?
  • Должна ли форма быть доступна в автономном режиме?
  • Если это форма сообщения электронной почты, будет ли она использоваться только внутри организации или будет отправлена другим получателям за пределами организации?
  • Как откроется новая форма?

Выбор места публикации форм на основе папок

При создании решения на основе папок, в котором основной фокус формы заключается в отображении элементов в одной папке, обычно опубликуйте форму в самой папке. При публикации формы в папке папка является автономной сущностью, и форма доступна в меню Действия.

Однако существуют сценарии, в которых вы не захотите публиковать в папке типичную форму на основе папок. Если форма используется в нескольких папках и в каждой папке всегда используется одна и та же версия формы, рассмотрите возможность публикации формы в библиотеке организационных форм или в личной библиотеке форм. При этом существует только одна копия опубликованной формы, и ее проще обновить, если вам нужно внести изменения. Если вы единственный пользователь, которому нужен доступ к этой форме, опубликуйте форму в личной библиотеке форм. Если другим пользователям требуется доступ к форме, а форма обычно находится в общедоступной папке на компьютере с Exchange Server, проверьте, сможете ли вы опубликовать форму в библиотеке организационных форм. Одним из потенциальных недостатков этого подхода является то, что форма не будет доступна в меню Действия, если она не опубликована в папке. Однако если это форма по умолчанию для папки, как это обычно бывает, это не будет иметь большого значения, так как вы или пользователи можете использовать кнопку панели инструментов для открытия новых элементов.

Выбор места публикации форм на основе сообщений

Если форма основана на сообщении электронной почты и используется вами и только несколькими другими пользователями, опубликуйте форму в библиотеке личных форм для всех пользователей. Однако если вы собираетесь создавать новые элементы на основе этой формы, может потребоваться опубликовать их в папке "Входящие", чтобы получить к ней доступ в меню Действия. Если форма будет использоваться многими пользователями в организации, опубликуйте ее в библиотеке организационных форм, чтобы иметь только одну копию формы для обслуживания, и все пользователи имеют к ней доступ. Однако такой подход может затруднить открытие формы.

Рекомендации и варианты открытия форм

В следующей таблице описано, как пользователи обычно открывают формы Outlook в зависимости от места их хранения.

Тип формы Где открыть
Формы папок Если открыть папку, содержащую формы, формы будут доступны в меню Действия .
Библиотека организационных форм

-и-

Личная библиотека форм		 Формы, хранящиеся в библиотеке организационных форм и личной библиотеке форм, предназначены для доступа с помощью диалогового окна Выбор формы . Чтобы получить доступ к этим формам, в меню Файл наведите указатель мыши на пункт Создать, а затем выберите пункт Выбрать форму.

Чтобы сделать формы более доступными для пользователей, можно использовать следующие методы.

Добавление команды "Выбор формы" на панель инструментов

Outlook 2007 и Outlook 2003

Чтобы сократить количество шагов, необходимых для доступа к команде Выбор формы, добавьте команду на панель инструментов, чтобы отобразить диалоговое окно с помощью одного выбора:

  1. В меню Вид наведите указатель мыши на панели инструментов, а затем выберите Настроить.
  2. Выберите вкладку Команды в диалоговом окне Настройка .
  3. В поле Категории убедитесь, что выбран параметр Файл .
  4. В поле Команды найдите команду Выбрать форму, а затем перетащите ее вверх в нужное место на панели инструментов.
  5. Нажмите Закрыть.

Outlook 2013 и Outlook 2010

Чтобы сократить количество шагов, необходимых для доступа к команде Выбор формы, добавьте вкладку Разработчик на ленту, чтобы отобразить диалоговое окно Выбор формы с помощью нескольких вариантов выбора:

  1. Щелкните правой кнопкой мыши ленту Outlook и выберите пункт Настроить ленту.
  2. В списке Основных вкладок выберите Разработчик, а затем нажмите кнопку ОК.

На вкладке Разработчик на ленте Outlook отобразится элемент Выбор формы .

Открытие формы с помощью Visual Basic для приложений или надстройки COM

Публикация формы в папке

Если форма публикуется либо в личной библиотеке форм, либо в библиотеке организационных форм, может потребоваться опубликовать форму в папке, чтобы она отображалась в меню Действия. Однако если форма обновлена, убедитесь, что форма повторно развернута, чтобы не создавать проблемы с кэшем форм Outlook.

Сохранение OFT-файла в меню "Рабочий стол" или "Пуск"

Хотя корпорация Майкрософт обычно не рекомендует сохранять OFT-файл на рабочем столе или в меню "Пуск" , вы можете сохранить файл шаблона Outlook (OFT) в любом расположении. Элементы, созданные таким образом, содержат одноразовые формы, которые обычно вызывают нежелательные побочные эффекты в зависимости от структуры формы и способа ее использования.