Özel Outlook formunun yayımlandığı yeri belirleme

  • Makale
  • Şunlara uygulanır:
    Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003

Özgün KB numarası: 290802

Özet

Bu makalede, özel Outlook formunun nerede yayımlandığına karar vermeye çalışıyorsanız dikkate alınması gereken bazı noktalar açıklanmaktadır.

Daha fazla bilgi

Outlook'ta, özel formlar genellikle bir form kitaplığında yayımlanır, böylece bir formun yalnızca bir kopyası bilgisayarınızda depolanır. Tek tek öğeler, öğenin içerdiği verileri görüntülemek için hangi formun kullanılacağını gösteren bir İleti Sınıfı alanı içerir. Form kitaplığında özel formlar yayımladığınızda, Microsoft Exchange Server tabanlı bilgisayarlar ve Outlook çok daha az kaynak ve bant genişliği kullanır çünkü formun her bir öğe içinde depolanması gerekmez.

Outlook form çözümleri, özellikle Outlook'un bir dizi farklı standart form türüne sahip olması nedeniyle büyük ölçüde farklılık gösterebilir. Formu yayımlamak için en iyi yeri belirlemek genellikle zordur ve karar alırken dikkate almanız gereken birçok faktör vardır.

Formları nerede yayımlayabilirsiniz?

Formlar üç konumda yayımlanabilir. Aşağıdaki tabloda bu konumlar özetlenmiştir.

Konum Açıklama
Klasör (veya Klasör Formları Kitaplığı) Çoğu klasör tabanlı form çözümünde, birisi klasörü her kullandığında kullanılabilmesi için formu klasöre yayımlayın. Formu ortak bir klasörde yayımlarsanız, bu form klasöre erişebilen herkes tarafından kullanılabilir. Formu kişisel klasörlerinizden birinde yayımlarsanız, yalnızca bu klasörü kullanırken kullanabilirsiniz. Contact, Post, Task ve Journal formları genellikle bir klasörle ilişkilendirilmiş form türlerine örnek olarak verilebilir. Bir klasöre form yayımlamanın avantajlarından biri, klasörün içindeyken formun Eylemler menüsünde kullanılabilir olmasıdır.
Kuruluş Formları Kitaplığı Formu kuruluşunuzdaki herkesin kullanımına açmak istiyorsanız( örneğin, tatil zamanını raporlayan bir form) formu bu kitaplığa yayımlayın. Bu kitaplık genellikle belirli bir klasörü temel almadığından e-posta ileti formları için kullanılır. Aynı özel formu birden çok klasörde kullanmak istediğinizde, bir formu Kuruluş Formları Kitaplığı'nda yayımlayabilirsiniz. Bunu yaptığınızda, yalnızca tek bir yayımlanmış formu koruyabilirsiniz. Bu kitaplıkta yayımlanan formlara, yönetici tarafından kitaplığa izin verildiği sürece kuruluştaki herkes erişebilir. Kitaplık Microsoft Exchange Server tabanlı bilgisayarda depolanır. Yönetici size Kuruluş Formları Kitaplığı'na yayımlama izni vermelidir. Bu izin genellikle yalnızca birkaç kişiye veya Exchange Server tabanlı bilgisayarı yöneten bir bölüme verilir.
Kişisel Form kitaplığı Bu kitaplığa kaydedilen formlara yalnızca siz erişebilirsiniz. Kişisel Formlar Kitaplığı'nda bir form yayımladığınızda, form posta kutunuzun veya Kişisel Klasörler (.pst) dosyanızın kök klasöründe gizli bir öğe olarak depolanır (varsayılan posta teslim konumunuz hangisiyse). Kuruluş Formları Kitaplığı'nda depolanan formlar gibi bu formlar da Form Seç komutu kullanılarak açılabilir. Alıcılara önceden adreslenmiş standart bir e-posta iletisi formu gibi, kendi kişisel kullanımınız için form oluşturduğunuzda formu bu kitaplığa kaydedin.

Bir Outlook formunu dosya sisteminde dosya olarak veya Outlook klasöründeki bir öğe olarak depolamak da mümkündür. Ancak Microsoft, bu iki yaklaşımdan da kaçınmanızı önerir çünkü form tek seferlik bir form olacaktır.

Outlook formunu dosya sistemine Outlook Şablonu (.oft) dosyası olarak kaydedebilirsiniz. Bu, formu bir e-posta iletisine eklemenize ve ardından başka birine göndermenize olanak tanır. Formun yedeği olarak .oft dosyasını da kullanabilirsiniz. Formu .oft dosyası olarak kaydetmek için:

  1. Dosya menüsünde, Farklı Kaydet'i tıklayın.
  2. Dosya adı kutusuna form için bir ad yazın.
  3. Kayıt türü kutusunda Outlook Şablonu'na ve ardından Kaydet'e tıklayın.

Formu geçerli klasöre öğe olarak da kaydedebilirsiniz. Ancak, Microsoft aşağıdaki nedenlerle bunu yapmanızı önermez:

  • Formu yanlışlıkla silmek kolaydır.
  • Formlar ve öğeler arasındaki ayrımı bulanıklaştırma eğilimindedir ve tipik sonuç, aynı formun çeşitli sürümlerini içeren farklı öğelerle doldurulmuş bir klasördür. Outlook formlarını tasarlarken bu genellikle iyi bir uygulama değildir.
  • Bir klasörde depolanan öğeler genellikle bunlarla ilişkili verilere sahiptir ve genellikle formunuzla ilişkili veriler olmasını istemezsiniz. Bu nedenle, Microsoft bir klasördeki bir öğeyi açmamanızı ve ardından tasarım moduna girmemenizi önerir; formun yeni bir örneğini açın ve tasarım moduna geçin.
  • Öğe olarak depolanan formlar tek seferlik formlardır ve istenmeyen yan etkilere sahiptir.

Formu geçerli klasöre kaydetmek için Dosya menüsünde Kaydet'i seçin.

Formu nerede yayımlayabileceğinize karar verirken dikkat edilmesi gerekenler

Formu nerede yayımlayabileceğinize karar verirken dikkate almanız gereken birçok soru vardır:

  • Form bir klasör çözümünü mü temel alır, yoksa alıcılara gönderilmek üzere tasarlanmış bir e-posta iletisi formu mu?
  • Exchange Server tabanlı bir bilgisayar mı kullanıyorsunuz? Exchange Server tabanlı bir bilgisayar kullanıyorsanız, formu Kuruluş Formları Kitaplığı'nda yayımlamak mümkün mü yoksa kuruluşunuzda hangi tür formların depolanabileceği konusunda kısıtlamalar var mı?
  • Forma kaç kişinin erişmesi gerekiyor?
  • Form sık sık güncelleştirilerek formun yalnızca bir kopyasının merkezi olarak dağıtılması önemli olacak mı?
  • Formun çevrimdışı kullanılabilir olması gerekiyor mu?
  • Bu bir e-posta iletisi formuysa, yalnızca kuruluşun içinde mi kullanılacak yoksa kuruluş dışındaki diğer alıcılara mı gönderilecek?
  • Yeni form nasıl açılacak?

Klasör tabanlı formların nerede yayımlandığına karar verme

Formun birincil odağının öğeleri tek bir klasörde görüntülemek olduğu klasör tabanlı bir çözüm oluşturduğunuzda, genellikle formu klasörün kendisine yayımlayın. Formu klasöre yayımladığınızda, klasör bağımsız bir varlıktır ve form Eylemler menüsünde kullanılabilir.

Ancak, tipik bir klasör tabanlı formu bir klasöre yayımlamak istemeyebileceğiniz senaryolar vardır. Bir formu birden çok klasörde kullanıyorsanız ve her klasör her zaman formun aynı sürümünü kullanıyorsa, formu Kuruluş Formları Kitaplığı'nda veya Kişisel Formlar Kitaplığı'nda yayımlamayı göz önünde bulundurun. Bunu yaptığınızda, yayımlanan formun yalnızca bir kopyası vardır ve değişiklik yapmanız gerekirse güncelleştirmek daha kolaydır. Bu forma erişmesi gereken tek kişi sizseniz, formu Kişisel Formlar Kitaplığı'nda yayımlayın. Diğer kişilerin forma erişmesi gerekiyorsa ve form Exchange Server tabanlı bir bilgisayardaki ortak klasörde tipikse, formu Kuruluş Formları Kitaplığı'nda yayımlayıp yayımlamayabileceğinizi araştırın. Bu yaklaşımın olası dezavantajlarından biri, formun klasörde yayımlanmadığı sürece Eylemler menüsünde kullanılamamasıdır. Ancak, normalde olduğu gibi klasör için varsayılan formsa, siz veya kullanıcılar yeni öğeleri açmak için bir araç çubuğu düğmesi kullanabileceğiniz için bu durum çok fazla fark yaratmayacaktır.

İleti tabanlı formların nerede yayımlandığına karar verme

Form bir e-posta iletisini temel alırsa ve siz ve yalnızca birkaç kullanıcı tarafından kullanılıyorsa, formu tüm kullanıcılar için Kişisel Formlar Kitaplığı'nda yayımlayın. Ancak, bu formu temel alan yeni öğeler oluşturacaksanız, Eylemler menüsünden erişebilmek için gelen kutunuzda yayımlamak isteyebilirsiniz. Form bir kuruluştaki birçok kişi tarafından kullanılacaksa, formun yalnızca bir kopyasının tutulması ve tüm kullanıcıların buna erişebilmesi için formu Kuruluş Formları Kitaplığı'nda yayımlayın. Ancak bu yaklaşım formun açılmasını zorlaştırabilir.

Formları açmak için dikkat edilmesi gerekenler ve seçenekler

Aşağıdaki tabloda, kullanıcıların formların depolandığı yere bağlı olarak Outlook formlarını nasıl açtığı açıklanmaktadır:

Form Türü Nerede açılır?
Klasör formları Formları içeren klasörü açarsanız, formlar Eylemler menüsünde kullanılabilir.
Kuruluş Formları Kitaplığı

-Ve-

Kişisel Form kitaplığı		 Kuruluş Formları Kitaplığı ve Kişisel Formlar Kitaplığı'nda depolanan formlar, Form Seç iletişim kutusu kullanılarak erişilecek şekilde tasarlanmıştır. Bu formlara erişmek için Dosya menüsünde Yeni'nin üzerine gelin ve Form Seç'i seçin.

Formları kullanıcılar için daha erişilebilir hale getirmek için aşağıdaki yöntemleri kullanabilirsiniz.

Araç çubuğuna Form Seç komutunu ekleme

Outlook 2007 ve Outlook 2003

Form Seç komutuna erişmek için gereken adım sayısını kısaltmak için, komutu araç çubuğuna ekleyerek iletişim kutusunu tek bir seçimle görüntüleyebilirsiniz:

  1. Görünüm menüsünde Araç Çubukları'nın üzerine gelin ve Özelleştir'i seçin.
  2. Özelleştir iletişim kutusunda Komutlar sekmesini seçin.
  3. Kategoriler kutusunda Dosya'nın seçili olduğundan emin olun.
  4. Komutlar kutusunda Form Seç komutunu bulun ve istediğiniz araç çubuğu konumuna sürükleyin.
  5. Kapat'ı seçin.

Outlook 2013 ve Outlook 2010

Form Seç komutuna erişmek için gereken adım sayısını kısaltmak için, şeritte Geliştirici sekmesini ekleyerek Formu Seç iletişim kutusunu birkaç seçimle görüntüleyebilirsiniz:

  1. Outlook şeridine sağ tıklayın ve şeridi özelleştir'i seçin.
  2. Ana Sekmeler listesinde Geliştirici'yi ve ardından Tamam'ı seçin.

Outlook şeridindeki Geliştirici sekmesinde Formu Seç'in görüntülendiğini görmeniz gerekir.

Visual Basic for Applications veya COM Eklentisi Kullanarak Form Açma

Formu Klasöre Yayımlama

Form Kişisel Form Kitaplığı'nda veya Kuruluş Formu Kitaplığı'nda yayımlanıyorsa, bir formu Eylemler menüsünde görünecek şekilde bir klasöre yayımlamayı düşünebilirsiniz. Ancak, form güncelleştirildiyse, Outlook formları önbelleğinde sorun oluşturmamanızı sağlamak için formun yeniden dağıtıldığından emin olun.

Masaüstü veya Başlat menüsüne bir .oft dosyası kaydetme

Microsoft genellikle bir .oft dosyasını masaüstüne veya Başlat menüsüne kaydetmeyi önermese de, bir Outlook Şablonu (.oft) dosyasını her iki konuma da kaydedebilirsiniz. Bunu yaparak oluşturulan öğeler, formun tasarımına ve nasıl kullanıldığına bağlı olarak genellikle istenmeyen yan etkilere neden olan tek seferlik formlar içerir.