如何判斷要將自訂的 Outlook 表單發佈的位置

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結論

本文將告訴您一些考量因素列入考量,如果您嘗試決定要將自訂的 Outlook 表單發佈的位置。

其他相關資訊

在 Outlook,自訂表單通常發佈到表單庫,讓表單只有一個複本儲存在您的電腦上。個別項目包含郵件類別] 欄位會指出哪個表單來使用,顯示項目中包含的資料。當您將自訂表單發佈到表單庫時,Microsoft Exchange Server 電腦和 Outlook 使用急遽較少的資源和頻寬,因為表單本身並不需要儲存在每個個別的項目內。

尤其是因為 Outlook 有許多不同類型的標準表單,可以大幅,變化 Outlook 表單解決方案。通常很難判斷最好發佈一個表單,而且會有許多因素列入考量,當您進行決策。

您可以在此發佈表單

表單可以發佈到三個位置。下表描述這些位置。

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資料夾 (或資料夾表單檔案庫)最以資料夾為基礎的表單解決方案請將表單發佈到資料夾,如此一來,每當有人正在使用該資料夾,它就使用。公用資料夾中,您可以發佈表單,表單可使用的每一個人可以存取資料夾。如果您將表單發佈到的其中一個個人資料夾,則只有您可以使用當您使用該資料夾。連絡人、 張貼、 工作及日誌的表單是通常與資料夾相關聯的表單類型的範例。若要將表單發佈到資料夾的其中一個優點是表單並出現在 [動作] 功能表,當您在資料夾。
組織表單檔案庫如果您想要讓表單使用您組織如報告假期時間的表單中任何人,請將表單發佈到這個媒體櫃中。此程式庫通常適用於電子郵件訊息表單因為它們通常不根據特定的資料夾。當您想要在一個以上的資料夾中使用相同的自訂表單時,您可以發佈表單至組織表單程式庫。當您執行這項操作時,您可以維護僅為單一的已發佈的表單。發佈到這個程式庫的形式都是組織中的每一個人可以存取,只要它們由系統管理員所提供文件庫的權限。文件庫儲存在 Microsoft Exchange Server 電腦上。系統管理員必須發佈到公司表單檔案庫的權限給您。這個使用權限通常是指定只有幾個人或管理 Exchange Server 電腦的部門。
個人表單檔案庫儲存在此庫中的表單只是您存取的。當您將表單發佈到個人表單檔案庫時,將表單儲存為您的信箱或個人資料夾 (.pst) 檔案的隱藏根資料夾中項目,無論哪個都是預設的郵件傳遞位置。如同儲存於組織表單程式庫中的表單這些表單可藉由使用 [選擇表單] 命令來開啟。當您建立供您個人的使用如 pre-addressed 收件者是一個標準的電子郵件訊息表單的表單時,請將表單儲存到這個文件庫中。

另外,也可以為檔案系統中的檔案或 Outlook 資料夾中的項目儲存 Outlook 表單。Microsoft 建議您不過,這兩種方法避免因為表單一次性表單。如需有關一次性表單的詳細資訊,按一下下面的文件編號,檢視 「 Microsoft 知識庫 」 中的發行項:
290657OL2002: 使用表單定義與一次性表單
您可以為 Outlook 範本 (.oft) 檔案,將 Outlook 表單儲存到檔案系統。這可讓您將表單附加到電子郵件訊息,並再將表單傳送給其他人。您也可以使用.oft 檔案作為表單的備份。若要將表單儲存為一個.oft 檔案:
  1. 在 [檔案] 功能表上按一下 [另存]。
  2. 檔案名稱] 方塊中鍵入表單的名稱。
  3. 檔案類型] 方塊按一下 [Outlook 範本,然後按一下 [儲存]。
您也可以將表單儲存為目前的資料夾中的項目。不過,Microsoft 不建議您這麼原因如下:
  • 很容易不小心刪除表單。
  • 它傾向模糊表單與項目,區別,典型的結果會包含相同表單的各種版本的不同項目以填滿的資料夾。這通常不是很好的作法當您設計 Outlook 表單。
  • 通常儲存在資料夾的項目具有相關資料的且您通常不希望與您的表單相關聯的資料。因此,Microsoft 建議您不開啟資料夾中的項目及再進入設計模式 ; 開啟表單的新執行個體並進入設計模式。
  • 以項目儲存的表單"一次性表單,並且有不想要的副作用。
若要儲存表單在目前的資料夾中,按一下 [檔案] 功能表上的 [儲存]。

您決定要發佈表單的位置時的考量

有許多問題列入考量,當您決定要發佈表單的位置:
  • 基礎表單資料夾的方案或它是設計用來傳送到收件者電子郵件表單??
  • 您使用 Exchange 伺服器架構的電腦嗎?如果您使用 Exchange Server 電腦,仍可將表單發佈至組織表單程式庫或有何種類型的表單上放置的限制可以儲存那里組織?
  • 多少人需要存取表單?
  • 將表單更新通常,使其成為一定要有只有一個複本集中部署表單嗎?
  • 表單需要可以在離線時使用嗎?
  • 如果是電子郵件表單這僅在組織內部將會使用或將它傳送給組織外的其他收件者嗎?
  • 如何將新的表單會開啟?

決定要發佈資料夾為基礎的表單的位置

當您建立資料夾式的解決方案,表單的主要焦點所在顯示在單一資料夾中的項目時,通常將表單發佈到資料夾本身。當您將表單發佈到資料夾時,資料夾是獨立的實體,而且此表單為使用 [動作] 功能表上。

但是,有可能不想要將典型資料夾為基礎的表單發佈到一個資料夾的案例。如果在一個以上的資料夾中使用表單,且每個資料夾一律會使用相同版本的表單,請考慮到公司表單檔案庫] 或 [個人表單檔案庫發佈表單。當您執行這項操作只有一份已發佈的表單,而且很容易更新如果您需要進行變更。如果您只有需要存取此表單的人,發佈 [個人表單庫] 中的 [表單]。如果其他人需要存取至該表單,而且此表單會在 Exchange 伺服器型的電腦上的公用資料夾中為典型,調查您或許能夠將表單發佈至組織表單程式庫。這種方法的一個潛在缺點是表單將無法使用 [動作] 功能表下除非它已發行至資料夾。不過,如果它是資料夾預設的表單,通常是大小寫,這樣會不讓太多差異因為您或使用者可以使用工具列按鈕來開啟新的項目。

決定發佈訊息為基礎的表單的位置

如果表單以電子郵件基礎它由您,只有幾個其他使用者將表單發佈到個人表單庫的所有使用者。不過,如果您要建立這個表單基礎的新項目可能會想要發佈到您的 [收件匣],因此您可以在 [執行] 功能表中存取它。如果表單將會由組織內的多人使用,發佈組織表單庫] 中,因此只有一份表單維持,然後的所有使用者的存取權。這種方法不過,可以使表單更難開啟。

考量和開啟表單] 選項

下表說明如何使用者通常會開啟根據儲存在表單的 Outlook 表單:

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資料夾表單如果您開啟包含該表單之資料夾,在形式都是出現在 [動作] 功能表。
組織表單檔案庫

-以及-

個人表單檔案庫
儲存於組織表單程式庫] 及 [個人表單檔案庫的表單都設計成要使用 [選擇表單] 對話方塊來存取。若要存取這些表單,指向 [檔案] 功能表上的 [新增],然後按一下 [選擇表單]。

您可以使用下列方法,使表單更易於存取的使用者。

將 [選擇表單] 命令新增到工具列

若要縮短存取 [選擇表單] 指令所需的步驟數目,請將指令新增到工具列,以便您可以顯示對話方塊,按一下單一滑鼠:
  1. 在 [檢視] 功能表上指向 [工具列],然後按一下 [自訂]。
  2. 按一下 [自訂] 對話方塊中的 [指令] 索引標籤。
  3. 在 [類別] 方塊中確定已選取 [檔案]。
  4. 在 [指令] 方塊找出 [選擇表單] 命令,然後將它拖曳往上至您想要的工具列位置。
  5. 按一下 [關閉]。

開啟表單以使用 Visual Basic 應用程式] 或 [COM 增益集

如需有關如何使用 Visual Basic 應用程式若要從工具列或功能表中開啟表單的詳細資訊,按一下下面的文件編號,檢視 「 Microsoft 知識庫 」 中的發行項:
290803OL2002: 如何從工具列按鈕中開啟表單

將表單發佈到資料夾

如果將表單發佈到 [個人表單檔案庫] 或 [組織表單程式庫,您可能要考慮將表單發佈到資料夾,使其出現在 [執行] 功能表上。不過,更新表單如果要確定表單是 re-deployed,以便您不要建立 Outlook 表單快取的問題。如需有關表單快取的詳細資訊,按一下 [下列面的文件編號,檢視 「 Microsoft 知識庫 」 中 「 文件]:
290806如何在表單快取的運作

將一個.oft 檔案儲存到桌面或 [開始] 功能表

雖然 Microsoft 通常不建議儲存到桌面或 [開始] 功能表的.oft 檔,您可以儲存的 Outlook 範本 (.oft)] 檔案到任一位置。藉由執行這項操作所建立的項目包含通常會導致不想要根據的表單,以及如何使用設計的副作用的"一次性表單。

如需有關一次性表單的詳細資訊,按一下下面的文件編號,檢視 「 Microsoft 知識庫 」 中的發行項:
290657OL2002: 使用表單定義與一次性表單

?考

如需有關可用的資源和 answersto 常: 常見問題解答 Microsoft Outlook 解決方案的詳細資訊,按一下下面的文件編號,檢視 「 Microsoft 知識庫 」 中的發行項:
287530OL2002: 疑問自訂表單和 Outlook 解決方案

屬性

文章編號: 290802 - 上次校閱: 2007年2月12日 - 版次: 3.3
這篇文章中的資訊適用於:
  • Microsoft Outlook 2002 Standard Edition
  • Microsoft Office Outlook 2003
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