Como utilizar a funcionalidade vCard no Outlook

O Microsoft Outlook suporta as funcionalidades vCard e vCalendar. Estas são uma nova e poderosa abordagem ao PDI (Personal Data Interchange) electrónico.

O PDI ocorre sempre que os utilizadores comunicam entre si num contexto profissional ou pessoal. Este intercâmbio inclui frequentemente a troca de informações, como cartões de visita, números de telefone, moradas, datas e horas de compromissos. As funcionalidades vCard e vCalendar facilitam o PDI electronicamente.

Este artigo explica como implementar a funcionalidade vCard no Outlook. Para obter informações sobre a funcionalidade vCalendar, consulte a secção "Referências".

Este artigo aborda os seguintes tópicos:

• Como criar um vCard
• Como distribuir um vCard
• Como processar automaticamente um vCard
• Como armazenar um vCard numa pasta Contactos secundária
• Como incluir um vCard na assinatura automática
• Como processar manualmente um vCard como um ficheiro de texto

O vCard funciona como um cartão de visita electrónico. É uma forma prática de trocar informações pessoais como nome, morada, número de telefone e endereço de correio electrónico.

Como criar um vCard

Efectue os seguintes passos para criar um vCard:

1. Numa pasta Contactos, clique para seleccionar o contacto para o qual pretende criar um vCard.
2. No menu Ficheiro, clique em Guardar como.
3. Na caixa Guardar com o tipo, clique para seleccionar Ficheiros vCard (*.vcf).
4. Na caixa Guardar em, seleccione a pasta em que pretende guardar o ficheiro vCard e clique em Guardar.

Este procedimento cria um ficheiro vCard com o mesmo nome do Contacto.

Como distribuir um vCard

Pode distribuir um ficheiro vCard do mesmo modo que distribui outros ficheiros do computador. Para tal:

1. Abra uma nova mensagem e introduza o nome do destinatário.
2. No menu Inserir, clique em Ficheiro.
3. Clique para seleccionar um ficheiro vCard (.vcf) e clique em OK.

NOTA: se pretender incluir Notas no vCard, tem de inserir o ficheiro .vcf. Se o .vcf for anexado à assinatura, o campo Notas (e outros) serão previamente removidos do vCard.

Como processar automaticamente um vCard

Com o Outlook, pode converter automaticamente um vCard recebido de uma origem externa num registo de contactos do Outlook. Se o vCard for recebido como um anexo de correio electrónico, poderá fazer duplo clique no anexo vCard e clicar em Guardar e fechar para o adicionar à pasta Contactos predefinida. Como alternativa, pode criar um Contacto a partir de um vCard arrastando-o para a pasta Contactos.

NOTA: se o ícone vCard for apresentado como um ícone genérico do Windows, não é aberto quando fizer duplo clique no ícone ou poderá receber uma mensagem de pedido Abrir com porque o programa do ficheiro vCard não está associado ao tipo de ficheiro .vcf.

Se receber o vCard no formato de um ficheiro num disco, poderá importá-lo para a pasta Contactos predefinida utilizando o "Assistente de Importação e Exportação" do Outlook. Para tal, siga estes passos:

1. No menu Ficheiro, clique em Importar e exportar.
2. Clique para seleccionar a caixa de verificação Importar um ficheiro VCARD (.vcf) e clique em Seguinte.
3. Clique para seleccionar o ficheiro vCard e clique em Abrir.

Os dados do vCard são utilizados para criar um registo do Contacto na pasta Contactos predefinida.

Como armazenar um vCard numa pasta Contactos secundária

Se importar um ficheiro vCard, ou se abrir e guardar um ficheiro vCard, este é colocado directamente na pasta Contactos predefinida no arquivo de mensagens predefinido.

Para armazenar o vCard numa pasta Contactos diferente da predefinida, pode arrastar o ficheiro vCard para a pasta secundária ou importá-lo primeiro para a pasta Contactos predefinida e copiá-lo em seguida para a pasta secundária.

Como incluir um vCard na assinatura automática

Para o fazer, siga estes passos:

1. No menu Ficheiro, clique em Opções.
2. No separador Correio, clique em Assinaturas.
3. Clique em Novo para adicionar uma nova assinatura.
4. Introduza um nome para a assinatura e clique em Seguinte.
5. Escreva as informações da assinatura pretendidas na janela de texto.
6. No Microsoft Office Outlook 2003, e em versões anteriores do Outlook, clique em Novo vCard do contacto.
   
   No Microsoft Office Outlook 2007 e no Microsoft Office Outlook 2010, clique em Cartão de Visita, seleccione o contacto que pretende adicionar e clique três vezes em OK.
7. Na caixa Mostrar nomes a partir de, seleccione Contactos ou outra lista de endereços.
8. Clique para seleccionar a entrada para a qual pretende criar um vCard, clique em OK, clique em Concluir e clique em OK para concluir a entrada de assinatura.

Nota: se o vCard contiver Notas, campos Definidos pelo utilizador ou campos específicos do Outlook, estes valores serão removidos do vCard incluído com a assinatura. O Seleccionador de Assinaturas apenas inclui especificamente esses campos num Contacto se forem essenciais para a definição de um vCard.

Como processar manualmente um vCard como um ficheiro de texto

Um registo vCard é apenas um ficheiro de texto. Se não tiver uma forma automatizada de processar registos vCard, poderá abri-los num editor de texto e utilizar as informações. O conteúdo de um ficheiro vCard varia consoante as informações inseridas pelo criador do ficheiro. No entanto, um ficheiro normal criado a partir de um registo de Contactos é semelhante ao seguinte ficheiro quando é aberto num editor de texto: Nota: a formatação de texto que é aplicada às entradas no campo Notas: não é mantida quando o ficheiro .vcf é guardado no disco rígido. O formato de ficheiro é mantido apenas em texto ASCII.

Para mais informações sobre a funcionalidade vCalendar, clique no número de artigo que se segue para visualizar o artigo na Base de Dados de Conhecimento Microsoft: