Ulkona-tilan hallinnan käyttäminen Outlookissa

Tässä artikkelissa kerrotaan, kuinka voit käyttää Automaattiset vastaukset (Poissa)- (Outlook 2010) ja Ulkona-tilan avustaja (Outlook 2007 ja 2003) -ominaisuuksia.

NÄIDEN OUTLOOK-OMINAISUUKSIEN KÄYTTÄMINEN JA TÄMÄ ARTIKKELIN TIETOJEN HYÖDYNTÄMINEN EDELLYTTÄÄ, ETTÄ KÄYTTÄJILLÄ ON OLTAVA VÄHINTÄÄN YKSI MICROSOFT EXCHANGE- tai EXCHANGE-TYYPPINEN TILI MÄÄRITETTYNÄ AKTIIVISESSA OUTLOOK-PROFIILISSA.

Jos sinulla ei ole Exchange-sähköpostitiliä määritettynä Outlook 2010:ssä, 2007:ssa tai 2003:ssa

Käyttäjät, joilla ei ole Exchange-tiliä määritettynä Outlookissa eivät näe Automaattiset vastaukset (Poissa)- (Outlook 2010) tai Ulkona-tilan avustaja (Outlook 2007 ja 2003) -ominaisuuksia valikoissaan.

Huomaa kuitenkin, että käyttäjät, joilla ei ole Exchange-tiliä määritettynä Outlookissa voivat emuloida tai hyödyntää muulla tavoin joitakin Automaattiset vastaukset (Poissa) -toiminnon ominaisuuksia.

Lisätietoja ja ohjeita siitä, kuinka voit emuloida Poissa-toiminnon ominaisuuksia tai muuten hyötyä niistä on seuraavissa artikkeleissa:

• Vain Outlook 2010
• Vastaaminen sähköpostiviesteihin automaattisesti käyttämättä Exchange Server -tiliä
  (http://office.microsoft.com/fi-fi/outlook-help/automatically-reply-to-email-messages-without-using-an-exchange-server-account-HA010354932.aspx)



• Outlook 2010 ja Outlookin aiemmat versiot
• Ulkona-tilan hallinnan emuloiminen Microsoft Outlookissa
  (http://support.microsoft.com/kb/311107/fi)

Sen selvittäminen, onko aktiivisessa Outlook-profiilissa Exchange-tiliä

Microsoft Office Outlook 2010:

1. Avaa Outlook 2010
2. Valitse Tiedosto, valitse Tilin asetukset ja valitse sitten Tilin asetukset? -vaihtoehto.
3. Tilin asetukset -valintaikkunassa voi tarkastella kaikkia eri sähköpostitilejä, jotka on määritetty aktiiviseen Outlook-profiiliin.
4. Tarkista Tyyppi-sarakkeesta, onko jonkin tilin tyyppi Microsoft Exchange.
5. Sulje Tilin asetukset -valintaikkuna valitsemalla Sulje.

Microsoft Office Outlook 2007:

1. Avaa Outlook 2007
2. Napsauta Työkalut-valikkoa ja valitse Tilin asetukset... -vaihtoehto.
3. Tilin asetukset -valintaikkunassa voi tarkastella kaikkia eri sähköpostitilejä, jotka on määritetty aktiiviseen Outlook-profiiliin.
4. Tarkista Tyyppi-sarakkeesta, onko jonkin tilin tyyppi Exchange.
5. Sulje Tilin asetukset -valintaikkuna valitsemalla Sulje.

Microsoft Office Outlook 2003:

1. Avaa Outlook 2003
2. Napsauta Työkalut-valikkoa ja valitse Sähköpostitilit... -vaihtoehto.
3. Valitse Sähköpostitilit-valintaikkunassa Tarkastele tai muuta määritettyjä sähköpostitilejä.
4. Valittuun aktiiviseen Outlook-profiiliin määritetyt sähköpostitilit tulevat näyttöön.
5. Tarkista Tyyppi-sarakkeesta, onko jonkin tilin tyyppi Exchange.
6. Sulje Sähköpostitilit-valintaikkuna valitsemalla Sulje.

Automaattiset vastaukset (Poissa)- (Outlook 2010) tai Ulkona-tilan avustaja (Outlook 2007 ja 2003) -ominaisuuden ottaminen käyttöön

Microsoft Office Outlook 2010:

1. Varmista, että Exchange-tilin viestisäilöstä on valittu jokin kansio.
   HUOMAUTUS: Jos muita tilityyppejä on määritetty aktiivisessa Outlook-profiilissa, kullakin tilillä voi olla oma viestisäilö. Jos Exchange-tilin viestisäilössä ei ole kansiota, Automaattiset vastaukset (Poissa) -vaihtoehto ei ole näkyvissä tämän kohdan myöhemmässä vaiheessa 3.
2. Napsauta Tiedosto-välilehteä ja valitse sitten valikosta Tiedot-välilehti.
3. Valitse Automaattiset vastaukset (Poissa).
   Huomautus Jos tätä asetusta ei näy, et ole muodostanut yhteyttä Exchange Server -palvelimeen. Jos kyseessä on muu kuin Exchange-käyttäjä, siirry seuraavaan Microsoftin sivustoon:
   Vastaaminen sähköpostiviesteihin automaattisesti käyttämättä Exchange Server -tiliä
4. Valitse Automaattiset vastaukset -valintaikkunasta Lähetä automaattiset vastaukset -valintaruutu.
5. Jos haluat määrittää tietyn ajan ja päivämääräalueen, valitse Lähetä vain tällä aikavälillä -valintaruutu. Määritä tämän jälkeen Aloitusaika ja sitten Päättymisaika.
6. Kirjoita Oman organisaation sisällä -välilehteen viesti, jonka haluat lähettää organisaation sisällä, ja Oman organisaation ulkopuolella -välilehteen viesti, jonka haluat lähettää organisaation ulkopuolelle.
7. Valitse OK.
8. Jos valitset Lähetä vain tällä aikavälillä -asetuksen vaiheessa 4, Automaattiset vastaukset (Poissa) -ominaisuus pysyy käytössä vaiheessa 5 määritettyyn päättymispäivämäärään ja -aikaan asti.
   Muussa tapauksessa Automaattiset vastaukset (Poissa) -toiminto pysyy käytössä, kunnes toistat vaiheen 1 ja valitset Älä lähetä automaattisia vastauksia -vaihtoehdon.

Microsoft Office Outlook 2007:

1. Valitse Työkalut-valikosta Ulkona-tilan avustaja... -vaihtoehto.
2. Valitse Ulkona-tilan avustaja -valintaikkunassa Lähetä automaattiset Poissa-vastaukset.
3. Jos haluat määrittää tietyn ajan ja päivämääräalueen, valitse Lähetä vain tällä aikavälillä -valintaruutu. Määritä tämän jälkeen Aloitusaika ja sitten Päättymisaika.
4. Kirjoita Oman organisaation sisällä -välilehteen viesti, jonka haluat lähettää organisaation sisällä, ja Oman organisaation ulkopuolella -välilehteen viesti, jonka haluat lähettää organisaation ulkopuolelle.
5. Valitse OK.
6. Jos valitset Lähetä vain tällä aikavälillä -asetuksen vaiheessa 4, Ulkona-tilan avustaja -ominaisuus pysyy käytössä vaiheessa 5 määritettyyn päättymispäivämäärään ja -aikaan asti.
   Muussa tapauksessa Ulkona-tilan avustaja -toiminto pysyy käytössä, kunnes toistat vaiheen 1 ja valitset Älä lähetä automaattisia Poissa-vastauksia -vaihtoehdon.

Microsoft Office Outlook 2003:

1. Valitse Työkalut-valikosta Ulkona-tilan avustaja... -vaihtoehto.
2. Valitse Ulkona-tilan avustaja -valintaikkunassa Olen poissa.
3. Kirjoita Vastaa automaattisesti vain kerran kullekin lähettäjälle käyttäen tekstiä -ruutuun viesti, jonka haluat lähettää ollessasi poissa toimistosta.
4. Valitse OK.
5. Ulkona-tilan avustaja -toiminto pysyy käytössä, kunnes toistat vaiheen 1 ja valitset Olen paikalla -vaihtoehdon.

Outlook 2007:n ja 2003:n Ulkona-tilan avustaja -ominaisuus on Outlook 2010:ssä nimeltään Automaattiset vastaukset (Poissa).

Lisätietoja sääntöjen käsittelemisestä on seuraavissa artikkeleista:

• Outlook 2010
• Sähköpostiviestien hallitseminen sääntöjen avulla
  (http://office.microsoft.com/fi-fi/outlook-help/manage-e-mail-messages-with-rules-HA010355682.aspx)



• Outlook 2007
• Viestien hallitseminen sääntöjen avulla
  (http://office.microsoft.com/fi-fi/outlook-help/manage-messages-by-using-rules-HA010096803.aspx)
  
  


• Outlook 2003
• Tietoja viestien hallitsemisesta sääntöjen avulla
  (http://office.microsoft.com/fi-fi/outlook-help/about-managing-messages-with-rules-HP001052476.aspx)