Popis archivace a funkce automatické archivace v aplikaci Outlook

Překlady článku Překlady článku
ID článku: 290847 - Produkty, které se vztahují k tomuto článku.
Aplikace Microsoft Outlook 2003 verzi tohoto článku v tématu 830119 .
Aplikace Microsoft Outlook 2000 verzi tohoto článku v tématu 239652.
Rozbalit všechny záložky | Minimalizovat všechny záložky

Na této stránce

Souhrn

Tento článek popisuje funkci automatické archivace v aplikaci Outlook a vysvětluje, jak ji používat.

Další informace

Vytváření položek, stejným způsobem jako doklady sklad na stole zvětšuje k poštovní schránce aplikace Outlook. Ve světě založené na papír můžete občas náhodně prostřednictvím dokumentů a ukládání ty, které jsou důležité, ale zřídka používané. Méně důležité dokumenty, například noviny a časopisy, můžete zrušit na základě jejich věku.

Můžete rychle provést stejný proces v aplikaci Outlook. Staré položky do souboru úložiště můžete přenést ručně klepnutím na tlačítko Archivovat v nabídce soubor nebo můžete nechat staré položky automaticky převedena pomocí automatické archivace. Položky jsou považovány za staré, jakmile dosáhnou stáří, které zadáte. Pomocí automatické archivace můžete buď odstranit nebo přesunout staré položky. Aplikace Outlook může archivovat všechny druhy položek, ale jej pouze najdete soubory, které jsou uloženy ve složce e-mailů, například tabulku aplikace Microsoft Excel nebo Microsoft Word dokument, připojen k e-mailové zprávy. Soubor, který není uložen ve složce e-mailů nemůže být archivovat.

Automatické archivace je dvoustupňový proces. Nejdříve je zapněte automatické archivace. Za druhé nastavit vlastnosti automatické archivace pro každou složku, kterou chcete archivovat.

Na úrovni složky můžete určit, které položky budou archivovány a jak často jsou archivovány. Můžete automaticky archivovat jednotlivé složky nebo konfigurace výchozí nastavení automatické archivace pro všechny složky a potom konfigurovat nastavení automatické archivace pro jednotlivé složky, kterou nechcete použít výchozí nastavení automatické archivace nastavení. Proces automatické archivace se spustí automaticky při každém spuštění aplikace Outlook. Aplikace Outlook zkontroluje vlastnosti automatické archivace každé složky podle data a přesune staré položky do souboru archivu. Položky ve složce Odstraněná pošta jsou odstraněny.

Několik složek aplikace Outlook jsou nastavení automatické archivace zapnutá. Tyto složky a jejich výchozí stárnutí období jsou Kalendář (6 měsíců), úkoly (6 měsíců), deník (6 měsíců), Odeslaná pošta (2 měsíce) a Odstraněná pošta (2 měsíce). Složky Přijaté faxy, poznámky, kontakty a koncepty nemají automatické archivace automaticky aktivována. Složka Kontakty nelze nastavit na automatické archivace a nemá vlastnost archivu.

Archivaci a export

Při archivaci, můžete pouze archivovat do souboru osobních složek (soubor PST). Při exportu, je možné exportovat příliš mnoho různé typy souborů, včetně souborů PST a textových souborech s oddělovači. Stávající struktura složek je udržována v novém souboru archivu. Pokud existuje nadřazená složka nad složky, které archivovali, nadřazené složky je vytvořena v souboru archivu, ale položky v nadřazené složce nejsou archivovány. Tímto způsobem struktury identické složka existuje mezi souboru archivu a poštovní schránky. Složky jsou ponechány na místě po archivovaných, i když jsou prázdné. Archivovat lze pouze jeden typ souboru, souboru osobních složek.

Při exportu, původní položky jsou zkopírovány do exportovaného souboru, ale nejsou odebrány z aktuální složky. Kromě toho můžete archivovat pouze jeden typ souboru, souboru osobních složek, avšak můžete exportovat celou řadu typů souborů.

Při exportu se změní data v záznamech. To je zvláště důležité v případech, kde e-mailových položek, které vykázaly datum odeslané k obnovení nastavení datum vývozu.

Jak zapnout automatické archivace

  1. V nabídce Nástroje klepněte na příkaz Možnosti a potom klepněte na kartu jiné.
  2. Klepněte na tlačítko Automaticky archivovat.
  3. Klepnutím vyberte Automaticky archivovat každých zaškrtnutí políčka a pak určete, jak často bude spuštěn proces archivace zadáním čísla do pole dny.
  4. Pokud chcete být upozorněni před tyto položky archivovány, klepnutím zaškrtněte políčko Vyzvat před automatické archivace.
  5. V poli výchozí soubor archivu zadejte název souboru archivovaných položek, které budou přeneseny do nebo klepněte na tlačítko Procházet a vyberte ze seznamu.
  6. Klepněte na tlačítko OK a potom dalším klepnutím na tlačítko OK zavřete okno Možnosti.
Nyní, když jste zapnuli automatické archivace, musíte nastavit vlastnosti automatické archivace u každé složky.

Jak nastavit vlastnosti automatické archivace pro složku

  1. V Seznamu složek klepněte pravým tlačítkem myši na složku, kterou chcete automaticky archivovat a potom klepněte na příkaz Vlastnosti.
  2. Klepněte na kartu Automatická archivace.
  3. Chcete-li nastavit automatické archivace pro tuto složku, klepnutím vyberte Uklidit položky starší než.
  4. Chcete-li určit, kdy má být zboží automaticky převedeno do souboru archivu, zadejte číslo v poli měsíce.
  5. Chcete-li určit soubor pro archivovaných položek, které budou přeneseny do, klepněte na tlačítko Přesunout staré položky.
  6. Do pole Přesunout staré položky do zadejte název souboru archivovaných položek nebo klepněte na tlačítko Procházet vyberte ze seznamu a potom klepněte na tlačítko OK.
Poznámka: nejprve je nutné aktivovat automatické archivace. Další informace naleznete v části "Jak na zapnout na archivace" tohoto článku.

Vlastnosti

ID článku: 290847 - Poslední aktualizace: 8. prosince 2006 - Revize: 2.1
Informace v tomto článku jsou určeny pro produkt:
  • Microsoft Outlook 2002 Standard Edition
Klíčová slova: 
kbmt kbhowto KB290847 KbMtcs
Strojově přeložený článek
Důležité: Tento článek byl přeložen pomocí software společnosti Microsoft na strojový překlad, ne profesionálním překladatelem. Společnost Microsoft nabízí jak články přeložené překladatelem, tak články přeložené pomocí software na strojový překlad, takže všechny články ve Znalostní databázi (Knowledge Base) jsou dostupné v češtině. Překlad pomocí software na strojový překlad ale není bohužel vždy dokonalý. Obsahuje chyby ve skloňování slov, skladbě vět, nebo gramatice, podobně jako když cizinci dělají chyby při mluvení v češtině. Společnost Microsoft není právně zodpovědná za nepřesnosti, chyby nebo škody vzniklé chybami v překladu, nebo při použití nepřesně přeložených instrukcí v článku zákazníkem. Společnost Microsoft aktualizuje software na strojový překlad, aby byl počet chyb omezen na minimum.
Projděte si také anglickou verzi článku:290847

Dejte nám zpětnou vazbu

 

Contact us for more help

Contact us for more help
Connect with Answer Desk for expert help.
Get more support from smallbusiness.support.microsoft.com