Περιγραφή της αρχειοθέτησης και της δυνατότητας αυτόματης αρχειοθέτησης στο Outlook

Μεταφράσεις άρθρων Μεταφράσεις άρθρων
Αναγν. άρθρου: 290847 - Δείτε τα προϊόντα στα οποία αναφέρεται το συγκεκριμένο άρθρο.
Για μια έκδοση του Microsoft Outlook 2003 αυτού του άρθρου, ανατρέξτε στην ενότητα830119.
Για την έκδοση αυτού του άρθρου το Microsoft Outlook 2000, ανατρέξτε στο θέμα239652.
Ανάπτυξη όλων | Σύμπτυξη όλων

Σε αυτήν τη σελίδα

Περίληψη

Αυτό το άρθρο περιγράφει τη δυνατότητα αυτόματης αρχειοθέτησης του Outlook και εξηγεί τον τρόπο χρήσης του.

Περισσότερες πληροφορίες

Το γραμματοκιβώτιο του Outlook μεγαλώνει καθώς δημιουργούνται στοιχεία, με τον ίδιο τρόπο που pile χαρτιά στο γραφείο σας. Στον κόσμο που βασίζεται σε χαρτί, μπορεί περιστασιακά να αναπαραγωγή με τυχαία σειρά από τα έγγραφά σας και να αποθηκεύσετε εκείνα που είναι σημαντικά αλλά χρησιμοποιούνται σπάνια. Τα έγγραφα που είναι λιγότερο σημαντικά, όπως εφημερίδες και περιοδικά, μπορείτε να απορρίψετε βάσει ηλικίας τους.

Μπορείτε να ολοκληρώσετε γρήγορα την ίδια διαδικασία στο Outlook. Μπορείτε να μεταφέρετε με μη αυτόματο τρόπο παλιά στοιχεία σε ένα αρχείο αποθήκευσης, κάνοντας κλικ στοΠρος φύλαξηΣτο διακομιστήFILEμενού, ή μπορεί να έχει μεταφερθεί αυτόματα, χρησιμοποιώντας την αυτόματη αρχειοθέτηση παλιών στοιχείων. Τα στοιχεία θεωρούνται παλιά όταν φθάσουν την ηλικία που καθορίζετε. Με την αυτόματη αρχειοθέτηση, μπορείτε να διαγράψετε ή να μετακινείτε τα παλιά στοιχεία. Το Outlook μπορεί να αρχειοθετήσει όλα τα είδη των στοιχείων, αλλά μόνο το να εντοπίσετε αρχεία που είναι αποθηκευμένα σε ένα φάκελο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως ένα υπολογιστικό φύλλο του Microsoft Excel ή του Microsoft Word εγγράφων που είναι συνημμένο σε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ένα αρχείο που δεν είναι αποθηκευμένο σε φάκελο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι δυνατόν να αρχειοθετηθεί.

Η αυτόματη αρχειοθέτηση είναι μια διαδικασία δύο βημάτων. Πρώτον, ενεργοποιείτε την αυτόματη αρχειοθέτηση. Δεύτερον, μπορείτε να ορίσετε τις ιδιότητες αυτόματης αρχειοθέτησης για κάθε φάκελο που θέλετε να αρχειοθετήσετε.

Σε επίπεδο φακέλου, μπορείτε να καθορίσετε ποια στοιχεία αρχειοθετούνται και πόσο συχνά έχουν αρχειοθετηθεί. Μπορείτε να αρχειοθετείτε αυτόματα μεμονωμένους φακέλους ή μπορείτε να ορίζετε μια προεπιλεγμένη ρύθμιση αυτόματης αρχειοθέτησης (AutoArchive) για όλους τους φακέλους και, στη συνέχεια, να ρυθμίζετε τις παραμέτρους αυτόματης αρχειοθέτησης μεμονωμένων φακέλων, οι οποίοι δεν θέλετε να χρησιμοποιούν τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις αυτόματης αρχειοθέτησης (AutoArchive). Η διαδικασία αυτόματης αρχειοθέτησης εκτελείται αυτόματα κάθε φορά που ξεκινάτε το Outlook. Το Outlook ελέγχει τις ιδιότητες αυτόματης αρχειοθέτησης κάθε φακέλου κατά ημερομηνία και μετακινεί τα παλιά στοιχεία στο αρχείο αρχειοθέτησης. Τα στοιχεία στο φάκελο "Διαγραμμένα" διαγράφονται.

Πολλοί φάκελοι του Outlook ρυθμίζονται με ενεργοποιημένη την αυτόματη αρχειοθέτηση. Αυτούς τους φακέλους και τους προεπιλεγμένες περιόδους διάρκειας είναι ημερολόγιο (6 μήνες), εργασίες (6 μήνες), μπλοκ σημειώσεων (6 μήνες), Απεσταλμένα (2 μήνες) και Διαγραμμένα στοιχεία (2 μήνες). The Inbox, Notes, Contacts, and Drafts folders do not have AutoArchive activated automatically. The Contacts folder cannot be set to AutoArchive and does not have an archive property.

Archiving vs. Exporting

When you archive, you can only archive to a personal folders file (a PST file). When you export, you can export too many different file types, including PST files and delimited text files. Your existing folder structure is maintained in your new archive file. If there is a parent folder above the folder you archived, the parent folder is created in the archive file, but items in the parent folder are not archived. In this way, an identical folder structure exists between the archive file and your mailbox. Folders are left in place after being archived, even if they are empty. You can only archive one file type, a personal folder file.

When you export, the original items are copied to the export file, but are not removed from the current folder. In addition, you can only archive one file type, a personal folder file, but you can export many file types.

When you export, it changes the dates in the records. This is especially important in the case where e-mail items have had the Sent date reset to the export date.

How to Turn on AutoArchive

  1. Στο διακομιστήΕργαλείαμενού, κάντε κλικ στο κουμπίOptions, και στη συνέχεια κάντε κλικ στοΆλλοTAB.
  2. Κάντε κλικAutoArchive.
  3. Κάντε κλικ για να επιλέξετε τοAutoArchive Everycheck box, and then specify how often the AutoArchive process will run by typing a number in thedays"Τύπος" (Type).
  4. If you want to be notified before the items are archived, click to select thePrompt Before AutoArchiveΠλαίσιο ελέγχου.
  5. ΣτοDefault archive filebox, type a file name for the archived items to be transferred to, or clickΑναζήτησηto select from a list.
  6. Κάντε κλικOk, και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπίOkagain to closeOptions.
Now that you have turned on AutoArchive, you must set AutoArchive properties for each folder.

How to Set AutoArchive Properties for a Folder

  1. ΣτοFolder List, right-click the folder that you want to AutoArchive, and then clickΙδιότητες (Properties).
  2. Κάντε κλικ στην καρτέλαAutoArchiveTAB.
  3. To set AutoArchive for this folder, click to selectClean out items older than.
  4. To specify when items should be automatically transferred to your archive file, type a number in theMonths"Τύπος" (Type).
  5. To specify a file for the archived items to be transferred to, clickMove old items to.
  6. ΣτοMove old items tobox, type a file name for the archived items, or clickΑναζήτησηto select from a list, and then clickOk.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: You must activate AutoArchive first. For more information see the "How to Turn on AutoArchive" section of this article.

Ιδιότητες

Αναγν. άρθρου: 290847 - Τελευταία αναθεώρηση: Τετάρτη, 21 Σεπτεμβρίου 2011 - Αναθεώρηση: 5.0
Οι πληροφορίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για:
  • Microsoft Outlook 2002 Standard Edition
Λέξεις-κλειδιά: 
kbhowto kbmt KB290847 KbMtel
Μηχανικά μεταφρασμένο
ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο είναι προϊόν λογισμικού μηχανικής μετάφρασης της Microsoft και όχι ανθρώπινης μετάφρασης. Η Microsoft σάς προσφέρει άρθρα που είναι προϊόντα ανθρώπινης αλλά και μηχανικής μετάφρασης έτσι ώστε να έχετε πρόσβαση σε όλα τα άρθρα της Γνωσιακής Βάσης μας στη δική σας γλώσσα. Ωστόσο, ένα άρθρο που έχει προκύψει από μηχανική μετάφραση δεν είναι πάντα άριστης ποιότητας. Ενδέχεται να περιέχει λεξιλογικά, συντακτικά ή γραμματικά λάθη, όπως ακριβώς τα λάθη που θα έκανε ένας μη φυσικός ομιλητής επιχειρώντας να μιλήσει τη γλώσσα σας. Η Microsoft δεν φέρει καμία ευθύνη για τυχόν ανακρίβειες, σφάλματα ή ζημίες που προκύψουν λόγω τυχόν παρερμηνειών στη μετάφραση του περιεχομένου ή χρήσης του από τους πελάτες της. Επίσης, η Microsoft πραγματοποιεί συχνά ενημερώσεις στο λογισμικό μηχανικής μετάφρασης.
Η αγγλική έκδοση αυτού του άρθρου είναι η ακόλουθη:290847

Αποστολή σχολίων

 

Contact us for more help

Contact us for more help
Connect with Answer Desk for expert help.
Get more support from smallbusiness.support.microsoft.com