Descripción de archivado y la característica Autoarchivar de Outlook

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Para obtener una versión de Microsoft Outlook 2003 de este artículo, consulte 830119 .
Para obtener una versión de Microsoft Outlook 2000 de este artículo, consulte 239652.
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Resumen

Este artículo describe la característica Autoarchivar de Outlook y explica cómo utilizarlo.

Más información

El buzón de Outlook aumenta de tamaño conforme se crean los elementos, del mismo modo que papeles se apilan en su escritorio. En el mundo basado en papel, en ocasiones puede mezclar por los documentos y almacenarlos que son importantes pero que rara vez utilizado. Los documentos menos importantes, como periódicos y revistas, puede descartar según su antigüedad.

Puede completar rápidamente el mismo proceso en Outlook. Puede transferir manualmente elementos antiguos a un archivo de almacenamiento haciendo clic en archivo en el menú archivo , o puede hacer los elementos antiguos automáticamente transferidos mediante Autoarchivar. Los elementos se consideran antiguos cuando alcanzan la antigüedad que especifique. Con Autoarchivar, puede eliminar o mover elementos antiguos. Outlook puede archivar todos los tipos de elementos, pero sólo pueden encontrar archivos que están almacenados en una carpeta de correo electrónico, como una hoja de cálculo de Microsoft Excel o un Microsoft Word documento adjunto a un mensaje de correo electrónico. Un archivo que no se almacena en una carpeta de correo electrónico no puede archivarse.

Autoarchivar es un proceso en dos pasos. En primer lugar, activar Autoarchivar. En segundo lugar, se establece las propiedades de Autoarchivar para cada carpeta que desee archivar.

En el nivel de carpeta, puede determinar qué elementos se archivan y con qué frecuencia se archivan. Puede archivar automáticamente carpetas individuales o puede configurar una opción de Autoarchivar predeterminada para todas las carpetas y, a continuación, configurar opciones de Autoarchivar para las carpetas individuales que no desea utilizar la opción predeterminada de Autoarchivar configuración. El proceso de Autoarchivar se ejecuta automáticamente cada vez que inicie Outlook. Outlook comprueba las propiedades de Autoarchivar de cada carpeta por fecha y mueve los elementos antiguos al archivo de almacenamiento. Los elementos de la carpeta Elementos eliminados se eliminan.

Varias carpetas de Outlook se configuran con Autoarchivar activado. Estas carpetas y sus períodos de antigüedad predeterminados son calendario (6 meses), tareas (6 meses), diario (6 meses), elementos enviados (2 meses) y elementos eliminados (2 meses). Las carpetas Bandeja de entrada, notas, contactos y borrador no tienen Autoarchivar activa automáticamente. La carpeta Contactos no se puede establecer para Autoarchivar y no tiene una propiedad de archivo.

Archivar y exportar

Cuando se archiva, sólo puede archivar en un archivo de carpetas personales (un archivo PST). Al exportar, puede exportar demasiados tipos de archivo diferente, incluidos los archivos PST y archivos de texto delimitado. La estructura de carpetas existente se mantiene en el nuevo archivo de almacenamiento. Si hay una carpeta principal encima de la carpeta, almacenado, se crea la carpeta principal en el archivo de almacenamiento, pero no se archivan elementos de la carpeta principal. De esta forma, existe una estructura de carpetas idéntica entre el archivo de almacenamiento y el buzón. Carpetas se mantienen en lugar de después de archivarlas, incluso si están vacíos. Sólo puede archivar un tipo de archivo, un archivo de carpetas personales.

Cuando exporta, los elementos originales se copian al archivo de exportación, pero no se quitan de la carpeta actual. Además, sólo puede archivar un tipo de archivo, un archivo de carpetas personales, pero se pueden exportar muchos tipos de archivo.

Cuando exporta, cambia las fechas en los registros. Esto es especialmente importante en el caso donde los elementos de correo electrónico han tenido la fecha enviado restablecer a la fecha de exportación.

Cómo activar Autoarchivar

  1. En el menú Herramientas , haga clic en Opciones y haga clic en la ficha otros .
  2. Haga clic en Autoarchivar .
  3. Haga clic para seleccionar el Autoarchivar cada y, a continuación, especifique con qué frecuencia se ejecutará el proceso de Autoarchivar escribiendo un número en el cuadro días .
  4. Si desea que se le notifique antes de que se archiven los elementos, haga clic para activar la casilla Preguntar antes de Autoarchivar .
  5. En el cuadro predeterminado de archivo , escriba un nombre de archivo para los elementos archivados se transfieran a o haga clic en Examinar para seleccionar de una lista.
  6. Haga clic en Aceptar y, a continuación, haga clic en Aceptar para cerrar Opciones .
Ahora que ha activado Autoarchivar, debe establecer las propiedades de Autoarchivar para cada carpeta.

Cómo establecer propiedades de Autoarchivar para una carpeta

  1. En la Lista de carpetas , haga clic con el botón secundario en la carpeta que desea Autoarchivar y, a continuación, haga clic en Propiedades .
  2. Haga clic en la ficha Autoarchivar .
  3. Para establecer Autoarchivar para esta carpeta, haga clic para seleccionar eliminar elementos anteriores .
  4. Para especificar cuándo los elementos deben transferirse automáticamente al archivo de almacenamiento, escriba un número en el cuadro de meses .
  5. Para especificar un archivo para los elementos archivados se transfieran a, haga clic en mover elementos antiguos a .
  6. En el cuadro mover elementos antiguos a , escriba un nombre de archivo para los elementos archivados o haga clic en Examinar para seleccionar de una lista y, a continuación, haga clic en Aceptar .
Nota : primero se debe activar Autoarchivar. Para obtener más información consulte la sección "Cómo para activar en Autoarchivar" de este artículo.

Propiedades

Id. de artículo: 290847 - Última revisión: viernes, 08 de diciembre de 2006 - Versión: 2.1
La información de este artículo se refiere a:
  • Microsoft Outlook 2002 Standard
Palabras clave: 
kbmt kbhowto KB290847 KbMtes
Traducción automática
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Haga clic aquí para ver el artículo original (en inglés): 290847

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