Description de l'archivage et de la fonctionnalité d'archivage automatique dans Outlook

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Numéro d'article: 290847 - Voir les produits auxquels s'applique cet article
Pour consulter l'article relatif à la version Microsoft Outlook 2003, reportez-vous à l'article 830119 .
Pour consulter l'article relatif à la version Microsoft Outlook 2000, reportez-vous à l'article 239652.
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Sommaire

Résumé

Cet article décrit la fonctionnalité d'archivage automatique d'Outlook et explique comment l'utiliser.

Plus d'informations

Votre boîte aux lettres Outlook prend du volume à mesure que des éléments sont créés, de la même façon que les papiers s'entassent sur votre bureau. Dans le monde réel, vous pouvez occasionnellement trier vos documents et stocker ceux qui sont importants mais rarement utilisés. Vous pouvez aussi jeter les documents qui sont moins importants, tels que les journaux et magazines, en fonction de leur âge.

Vous pouvez rapidement procéder de même dans Outlook. Vous pouvez transférer manuellement les éléments anciens dans un fichier de stockage en cliquant sur Archiver dans le menu Fichier. Ce transfert peut également être effectué automatiquement à l'aide de la fonctionnalité d'archivage automatique. Les éléments sont considérés comme anciens lorsqu'ils atteignent l'âge que vous spécifiez. La fonctionnalité d'archivage automatique permet de supprimer ou de déplacer ces éléments. Outlook peut archiver tous les types d'éléments, mais ne peut rechercher que les fichiers stockés dans un dossier de messagerie, tels que des feuilles de calcul Microsoft Excel ou des documents Microsoft Word joints à un message électronique. Les fichiers qui ne sont pas stockés dans un dossier de messagerie ne peuvent pas être archivés.

L'archivage automatique s'effectue en deux étapes : tout d'abord, vous activez la fonctionnalité d'archivage automatique. Ensuite, vous définissez les propriétés de cette fonctionnalité pour chaque dossier que vous souhaitez archiver.

Au niveau du dossier, vous pouvez déterminer les éléments qui doivent être archivés, ainsi que leur fréquence d'archivage. Vous pouvez archiver automatiquement des dossiers particuliers ou configurer un paramètre d'archivage automatique par défaut pour tous les dossiers, puis configurer des paramètres d'archivage automatique pour des dossiers spécifiques pour lesquels vous ne souhaitez pas utiliser les paramètres d'archivage automatique par défaut. Le processus d'archivage automatique s'exécute automatiquement à chaque démarrage d'Outlook. Outlook vérifie les propriétés d'archivage automatique de chaque dossier en fonction de la date et déplace les éléments anciens vers votre fichier d'archive. Les éléments du dossier Éléments supprimés sont supprimés.

Plusieurs dossiers Outlook sont définis de façon à utiliser automatiquement la fonctionnalité d'archivage automatique. Il s'agit des dossiers et de leur paramètre d'âge par défaut suivants : Calendrier (6 mois), Tâches (6 mois), Journal (6 mois), Éléments envoyés (2 mois) et Éléments supprimés (2 mois). La fonctionnalité d'archivage automatique n'est pas activée automatiquement pour les dossiers Boîte de réception, Notes, Contacts et Brouillons. Le dossier Contacts ne peut pas être archivé automatiquement et ne dispose pas de propriété d'archivage.

Archivage et exportation

Lorsque vous archivez des éléments, vous ne pouvez les archiver que dans un fichier de dossiers personnels (.pst). Lorsque vous exportez des éléments, vous pouvez les exporter dans de nombreux types de fichiers, y compris dans des fichiers .pst et des fichiers texte délimité. Votre structure de dossier existante est conservée dans votre nouveau fichier d'archive. Si le dossier archivé comporte un dossier parent, ce dossier parent est créé dans le fichier d'archive, mais les éléments qu'il contient ne sont pas archivés. Ainsi, vous retrouvez la même structure de dossier dans le fichier d'archive et dans votre boîte aux lettres. Les dossiers restent à leur emplacement initial après avoir été archivés, même s'ils sont vides. Vous ne pouvez archiver qu'un seul type de fichier, les fichiers .pst.

Lorsque vous exportez des éléments, les éléments d'origine sont copiés dans le fichier d'exportation, mais ne sont pas supprimés du dossier actif. En outre, vous ne pouvez archiver qu'un type de fichier (.pst), mais vous pouvez exporter plusieurs types de fichiers.

Lorsque vous effectuez une exportation, les dates des enregistrements sont modifiées. Cela est particulièrement important lorsque la date d'envoi des éléments de messagerie est remplacée par la date d'exportation.

Comment faire pour activer l'archivage automatique

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options, puis sur l'onglet Autre.
  2. Cliquez sur Archivage automatique.
  3. Activez la case à cocher Archiver automatiquement tous les, puis spécifiez la fréquence d'archivage automatique en tapant un nombre dans la zone jours.
  4. Si vous souhaitez être averti avant que les éléments ne soient archivés, activez la case à cocher Demander avant l'exécution de l'archivage automatique.
  5. Dans la zone Fichier d'archive par défaut, tapez le nom du fichier dans lequel les éléments archivés doivent être transférés ou cliquez sur Parcourir pour en sélectionner un dans une liste.
  6. Cliquez sur OK à deux reprises pour fermer la boîte de dialogue Options.
Après avoir activé la fonctionnalité d'archivage automatique, vous devez définir les propriétés de cette fonctionnalité pour chaque dossier.

Comment faire pour définir les propriétés de la fonctionnalité d'archivage automatique pour un dossier

  1. Dans Liste des dossiers, cliquez avec le bouton droit sur le dossier devant être archivé automatiquement, puis cliquez sur Propriétés.
  2. Cliquez sur l'onglet Archivage automatique.
  3. Pour définir les propriétés de l'archivage automatique pour ce dossier, sélectionnez Effacer les éléments plus anciens que.
  4. Pour spécifier la date à laquelle les éléments doivent être transférés automatiquement vers le fichier d'archive, tapez un nombre dans la zone Mois.
  5. Pour spécifier le fichier dans lequel les éléments archivés doivent être transférés, cliquez sur Déplacer les anciens éléments vers.
  6. Dans la zone Déplacer les anciens éléments vers, tapez un nom de fichier pour les éléments archivés ou cliquez sur Parcourir pour en sélectionner un dans une liste, puis cliquez sur OK.
REMARQUE : vous devez tout d'abord activer l'archivage automatique. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section « Comment faire pour activer l'archivage automatique » dans cet article.

Propriétés

Numéro d'article: 290847 - Dernière mise à jour: lundi 25 février 2008 - Version: 2.1
Les informations contenues dans cet article s'appliquent au(x) produit(s) suivant(s):
  • Microsoft Outlook 2002 Standard
Mots-clés : 
kbhowto KB290847
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