Deskripsi pengarsipan dan AutoArchive fitur di Outlook

Artikel ini menjelaskan fitur Outlook AutoArchive dan menjelaskan bagaimana menggunakannya.

Kotak pesan Outlook tumbuh sebagai item yang dibuat, dalam cara yang sama seperti kertas tumpukan di meja Anda. Dalam dunia berbasis kertas, Anda dapat kadang-kadang shuffle melalui dokumen Anda dan menyimpan yang penting tapi jarang digunakan. Dokumen yang kurang penting, seperti surat kabar dan majalah, Anda dapat membuang didasarkan pada usia mereka.

Anda dapat dengan cepat menyelesaikan proses yang sama di Outlook. Anda dapat secara manual mentransfer item tua untuk penyimpanan file dengan mengklik Arsip pada Berkas menu, atau Anda dapat memiliki barang-barang lama yang secara otomatis ditransfer oleh menggunakan AutoArchive. Item dianggap ketika mereka mencapai usia Anda menentukan. Dengan AutoArchive, Anda dapat menghapus atau memindahkan item tua. Outlook dapat Arsip semua jenis item, tapi itu hanya dapat menemukan berkas yang disimpan dalam folder e-mail, seperti spreadsheet Microsoft Excel atau Microsoft Word dokumen yang dilampirkan ke pesan e-mail. File yang tidak tersimpan dalam e-mail folder tidak bisa diarsipkan.

AutoArchive adalah dua langkah proses. Pertama, Anda mengaktifkan AutoArchive. Kedua, tetapkan properti AutoArchive untuk setiap folder yang Anda inginkan arsip.

Di tingkat map, Anda dapat menentukan item mana arsip, dan seberapa sering mereka diarsipkan. Anda dapat secara otomatis Arsip folder individu atau Anda dapat mengkonfigurasi default AutoArchive untuk semua folder dan kemudian mengkonfigurasi pengaturan AutoArchive setiap folder yang Anda tidak ingin menggunakan default AutoArchive pengaturan. Proses AutoArchive berjalan secara otomatis setiap kali Anda mulai Outlook. Outlook memeriksa sifat-sifat AutoArchive setiap folder menurut tanggal, dan bergerak item tua untuk file arsip. Item dalam folder item dihapus dihapus.

Beberapa Outlook folder ditetapkan dengan AutoArchive yang berubah pada. Folder ini dan periode penuaan default adalah kalender (6 bulan), Tugas (6 bulan), Journal (6 bulan), item terkirim (2 bulan), dan item dihapus (2 bulan). Folder kotak masuk, catatan, kontak, dan konsep tidak memiliki AutoArchive diaktifkan secara otomatis. Folder kontak tidak dapat diatur AutoArchive dan tidak memiliki properti arsip.

Pengarsipan vs mengekspor

Ketika Anda arsip, Anda hanya dapat Arsip ke file folder pribadi (PST file). Saat Anda mengekspor, Anda dapat mengekspor terlalu banyak jenis file yang berbeda, termasuk PST file dan berkas berpembatas teks. Struktur folder yang sudah Anda dipelihara dalam file Arsip baru. Jika ada folder induk di atas folder Anda diarsipkan, folder induk dibuat dalam file arsip, tetapi item di folder induk tidak diarsipkan. Dengan cara ini, sebuah folder identik struktur yang ada antara file Arsip dan kotak pesan. Folder yang tersisa di tempat setelah diarsipkan, bahkan jika mereka kosong. Anda hanya dapat Arsip salah satu jenis file, file folder pribadi.

Ketika Anda ekspor, asli item akan disalin ke ekspor file, tetapi tidak dihapus dari saat ini folder. Selain itu, Anda dapat mengarsip hanya satu jenis file, folder pribadi file, tetapi Anda dapat mengekspor banyak jenis file.

Saat Anda mengekspor, perubahan tanggal dalam catatan. Hal ini terutama penting dalam kasus di mana e-mail item memiliki tanggal dikirim ulang ke tanggal ekspor.

Cara mengaktifkan AutoArchive

1. Pada Alat menu, klik Opsi, lalu klik Lainnya tab.
2. Klik AutoArchive.
3. Klik untuk memilih AutoArchive setiap Periksa kotak, dan kemudian tentukan seberapa sering AutoArchive proses akan menjalankan dengan mengetik nomor dalam hari kotak.
4. Jika Anda ingin diberitahu sebelum item diarsipkan, Klik untuk memilih Meminta sebelum AutoArchive kotak centang.
5. Dalam Default file arsip Ketik jenis nama berkas untuk arsip item yang akan ditransfer atau klik People untuk memilih dari daftar.
6. Klik Oke, lalu klik Oke lagi untuk menutup Opsi.

Sekarang bahwa Anda telah berubah di AutoArchive, Anda harus mengatur AutoArchive properti untuk setiap folder.

Bagaimana untuk mengatur properti AutoArchive untuk Folder

1. Dalam Daftar folder, klik kanan map yang ingin Anda AutoArchive, dan kemudian Klik Properti.
2. Klik AutoArchive tab.
3. Untuk mengatur AutoArchive untuk folder ini, klik untuk memilihMembersihkan barang-barang yang lebih tua dari.
4. Untuk menentukan ketika item harus secara otomatis ditransfer untuk file arsip Anda, ketik nomor dalam Bulan kotak.
5. Untuk menentukan file arsip item yang akan ditransfer Klik Memindahkan item tua untuk.
6. Dalam Memindahkan item tua untuk Ketik jenis file nama untuk arsip item, atau klik People untuk memilih dari daftar, lalu klik Oke.

CATATAN: Anda harus mengaktifkan AutoArchive pertama. Untuk informasi lebih melihat informasi "Bagaimana untuk mengubah pada AutoArchive" bagian dari artikel ini.

Note This is a "FAST PUBLISH" article created directly from within the Microsoft support organization. The information contained herein is provided as-is in response to emerging issues. As a result of the speed in making it available, the materials may include typographical errors and may be revised at any time without notice. See Terms of Use (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=151500) for other considerations.