Outlook 2002 でのアイテムの整理と古いアイテムの整理機能の概要

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文書番号: 290847 - 対象製品
Microsoft Outlook 2003 については、次の資料を参照してください。830119
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目次

概要

この資料では、Outlook 2002 の古いアイテムの整理機能の詳細と使用方法について説明します。

詳細

デスクの上に書類が積み上がっていくように、Outlook のメールボックスもアイテムを作成するたびにサイズが大きくなっていきます。紙の世界では、たまった書類は折を見て整理し、重要でもたまにしか使用しない書類は別の場所に保管します。あまり重要でない新聞や雑誌などは、古いものから処分していきます。

Outlook でも、これと同じことが簡単にできます。[ファイル] メニューの [古いアイテムの整理] をクリックすると、古くなったアイテムを手動でファイルに保管できます。また、古いアイテムの整理機能を使用すると、古くなったアイテムを自動的に移動することができます。アイテムは、指定した経過日数に達すると、古いと判断されます。古いアイテムの整理機能では、古くなったアイテムを削除するか移動するかを選択できます。Outlook では、すべての種類のアイテムを整理できますが、電子メール メッセージに添付されている Microsoft Excel ワークシートや Microsoft Word 文書など、電子メール フォルダに保存されているファイルだけが対象となります。電子メール フォルダに保存されていないファイルは整理の対象にはなりません。

古いアイテムの整理機能を使用するには、2 段階の手順を実行します。最初に、古いアイテムの整理機能を有効にします。次に、整理するフォルダごとに古いアイテムの整理機能のプロパティを設定します。

どのアイテムをどれくらいの頻度で整理するかは、フォルダごとに設定できます。フォルダ単位で自動的に整理することもでき、すべてのフォルダで古いアイテムの整理をデフォルト設定にしておき、デフォルトの設定を適用しないフォルダにプロパティを設定することもできます。古いアイテムの整理処理は、Outlook を起動するたびに自動で実行されます。各フォルダに設定された古いアイテムの整理のプロパティが日付を基にチェックされ、古いアイテムは保存ファイルに移動されます。削除済みアイテム フォルダに移動されたアイテムは削除されます。

セットアップの際に古いアイテムの整理機能が有効になる Outlook フォルダと、古いアイテムの整理が実行されるデフォルトの頻度は、予定表 (6 か月)、仕事 (6 か月)、履歴 (6 か月)、送信済みアイテム (2 か月)、削除済みアイテム (2 か月) です。受信トレイ、メモ、連絡先、下書きフォルダでは、古いアイテムの整理機能は自動では実行されません。連絡先フォルダには、古いアイテムの整理機能を設定できないため、古いアイテムの整理機能のプロパティはありません。

古いアイテムの整理機能とエクスポート機能

アイテムを整理する場合、アイテムの保存先は個人用フォルダ ファイル (PST ファイル) のみですが、エクスポートの場合は、PST ファイル以外にも、区切りテキスト ファイルなど、さまざまな種類のファイルにアイテムを保存することができます。アイテムの整理の場合、移動先のファイルでも既存のフォルダ構造が維持されます。整理するフォルダに親フォルダが存在する場合、保存先のファイルにも親フォルダが作成されますが、親フォルダ内のアイテムは整理されません。親フォルダが作成されるのは、メール ボックスと保存ファイルのフォルダ構成を同一に保つためです。アイテムが整理されて空になっても、元のフォルダ自体は削除されません。アイテムの整理の場合、保存形式は個人用フォルダ ファイルに限定されています。

エクスポート機能を実行すると、元のアイテムはエクスポート先のファイルにコピーされ、現在のフォルダからは削除されません。また、整理できるアイテムは個人用フォルダ ファイルの 1 種類だけですが、エクスポートは多くの種類のファイルで実行できます。

エクスポート機能を実行すると、レコードの日付が変更されます。電子メール アイテムの送信日がエクスポート日に変更されている場合、注意が必要です。

古いアイテムの整理機能を有効にする方法

  1. [ツール] メニューの [オプション] をクリックし、[その他] タブをクリックします。
  2. [古いアイテムの整理] をクリックします。
  3. [次の間隔で古いアイテムの整理を行う] チェック ボックスをオンにし、[日ごと] ボックスに数字を入力して、古いアイテムの整理の処理を実行する頻度を指定します。
  4. アイテムが整理される前に通知メッセージを表示する場合は、[自動処理開始前にメッセージを表示する] チェック ボックスをオンにします。
  5. [古いアイテムを移動する] ボックスに、整理されたアイテムの移動先のファイル名を入力するか、[参照] をクリックして一覧からファイルを選択します。
  6. [OK] を 2 回クリックし、[オプション] ダイアログ ボックスを閉じます。
以上の手順を実行すると、古いアイテムの整理機能が有効になります。次に、フォルダごとに古いアイテムの整理のプロパティを設定する必要があります。

フォルダごとに古いアイテムの整理のプロパティを設定する方法

  1. [フォルダ一覧] で、古いアイテムを自動整理するフォルダを右クリックし、[プロパティ] をクリックします。
  2. [古いアイテムの整理] タブをクリックします。
  3. [以下の設定でこのフォルダを保存する] をクリックします。
  4. 古くなったアイテムを保存ファイルに移動する頻度を指定するには、[か月前] ボックスに数字を入力します。
  5. 整理するアイテムの移動先のファイルを指定するには、[古いアイテムを移動する] をクリックします。
  6. [古いアイテムを移動する] の下のボックスに、整理するアイテムの移動先のファイル名を入力するか、[参照] をクリックして一覧からファイルを選択し、[OK] をクリックします。
: 最初に、古いアイテムの自動整理機能を有効にする必要があります。詳細については、この資料の「古いアイテムの整理機能を有効にする方法」を参照してください。

古いアイテムの整理機能の詳細については、[ヘルプ] メニューの [Microsoft Outlook ヘルプ] をクリックします。次に、Office アシスタントまたはアンサー ウィザードに古いアイテムの整理と入力し、[検索] をクリックして、表示されるトピックを参照してください。

プロパティ

文書番号: 290847 - 最終更新日: 2005年11月29日 - リビジョン: 2.0
この資料は以下の製品について記述したものです。
  • Microsoft Outlook 2002 Standard Edition
キーワード:?
kbhowto KB290847
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