Beschrijving van het archiveren en AutoArchiveren in Outlook

Dit artikel wordt de functie AutoArchiveren van Outlook beschreven. en wordt uitgelegd hoe u deze gebruikt.

Uw post vak in Outlook groeit naarmate de items zijn gemaakt, in de dezelfde manier dat papers opstapelen op uw bureau. In de wereld van papier kunt u soms in willekeurige volg orde via uw documenten en op te slaan die belangrijk zijn maar zelden gebruikt. Documenten die minder belangrijk, zoals kranten zijn en tijd schriften, kunt u negeren op basis van hun leef tijd.

U kunt snel Voltooi de hetzelfde in Outlook. U kunt oude items handmatig overbrengen een opslag bestand door te klikken opArchiefop deBestandmenu of u kunt oude items automatisch hebben met behulp van AutoArchiveren. Items zijn oud als ze de leef tijd bereikt u opgeven. Met AutoArchiveren, kunt u verwijderen of oude items verplaatsen. Outlook kan alle soorten items archiveert, maar zij vindt alleen bestanden die zijn opgeslagen in een e-map, zoals een Microsoft Excel-werkblad of een Microsoft Word document dat is gekoppeld aan een e-mailbericht. Een bestand dat niet is opgeslagen in een e-map kan niet worden gearchiveerd.

AutoArchiveren is een proces van twee stappen. Eerst schakelt u AutoArchiveren. Vervolgens stelt u de eigenschappen voor AutoArchiveren voor elke map die u archiveren wilt.

Op map niveau kunt u bepalen welke items worden gearchiveerd en hoe vaak ze worden gearchiveerd. U kunt afzonderlijke mappen automatisch archiveren of u kunt een standaard configureren AutoArchiveren instellen voor alle mappen en configureer de instellingen voor AutoArchiveren afzonderlijke mappen die u niet wilt dat de standaard AutoArchiveren instellingen. De procedure van AutoArchiveren wordt automatisch uitgevoerd wanneer u start In Outlook. Outlook controleert de AutoArchiveringseigenschappen van elke map op datum, en oude items verplaatst naar het archiefbestand. Items in de map Verwijderde Items verwijderd.

Verschillende Outlook-mappen worden waarvoor AutoArchiveren is ingeschakeld ingesteld op. Deze mappen en hun standaard perioden zijn agenda (6 maanden) Taken (6 maanden), log boek (6 maanden), verzonden Items (2 maanden) en Verwijderde Items (2 maanden). De mappen Post vak in, notities, contact personen en concepten hoeft niet AutoArchiveren automatisch geactiveerd. De map contact personen kan niet worden ingesteld op AutoArchiveren en geen eigenschap van een archief.

Archiveren en exporteren

Als u archiveert, kunt u alleen archiveren naar een bestand met persoonlijke mappen (een PST-bestand). Wanneer u exporteert, kunt u veel verschillende bestandstypen exporteren inclusief PST-bestanden en tekst met scheidings tekens. De bestaande map structuur is in uw nieuwe archiefbestand gehandhaafd. Als er een bovenliggende map boven de u gearchiveerde map wordt de bovenliggende map gemaakt in het archiefbestand, maar items in de bovenliggende map niet gearchiveerd. Op deze manier een identieke map structuur bestaat tussen het archiefbestand en in uw post vak. Mappen blijven plaats na archivering aanwezig, zelfs als ze leeg zijn. U kunt slechts één archiveren bestandstype, een bestand met persoonlijke mappen.

Wanneer u exporteert, het origineel items naar het exportbestand gekopieerd, maar worden niet verwijderd uit de huidige map. Bovendien kunt u slechts één bestandstype, een persoonlijke map archiveren bestand, maar u kunt veel bestandstypen exporteren.

Wanneer u exporteert, wordt gewijzigd de datums in de records. Dit is vooral belangrijk in het geval waar e-mailberichten mailitems de verzenddatum instellen op de export datum.

AutoArchiveren inschakelen

1. Op deHulp programma'smenu, klikt u opOpties, en klik vervolgens op deAnderetabblad.
2. Klik opAutoArchiveren.
3. Schakel deAutoArchiveren elkeselectie vakje in en geef op hoe vaak het AutoArchiveren verwerken wordt uitgevoerd door een nummer in hetdagenvak.
4. Als u worden gewaarschuwd wilt voordat de items worden gearchiveerd, Schakel deVragen vóór AutoArchiverenselectie vakje.
5. In deStandaard archiefbestandTyp een bestandsnaam voor de gearchiveerde items moeten worden opgenomen of klik opBladerenin een lijst selecteren.
6. Klik opOK, en klik vervolgens opOKte sluitenOpties.

Nu dat u AutoArchiveren hebt ingeschakeld, moet u instellen Eigenschappen voor AutoArchiveren voor elke map.

Eigenschappen voor AutoArchiveren instellen voor een map

1. In deMappenlijst, rechter muis knop op de map die u archiveren wilt, en Klik opEigenschappen.
2. Klik op deAutoArchiverentabblad.
3. AutoArchiveren instellen voor deze map, klik opItems wissen die ouder zijn dan.
4. Als u wilt opgeven wanneer items automatisch moeten worden overgebracht naar het archiefbestand, typt u een getal in hetMaandenvak.
5. Geeft een bestand voor de gearchiveerde items moeten worden opgenomen klikt u opOude items verplaatsen naar.
6. In deOude items verplaatsen naareen bestand een naam voor de gearchiveerde items of klikt u opBladerenin een lijst selecteren en klik vervolgens opOK.

OPMERKING: U moet eerst AutoArchiveren inschakelen. Zie voor meer informatie de sectie 'Hoe om te schakelen op AutoArchiveren' van dit artikel.